团队会议记录模版会议决策执行跟踪版.docVIP

团队会议记录模版（会议决策执行跟踪版）

一、适用会议类型与场景描述

本模板适用于需要明确决策事项、指定执行责任人并跟踪落地效果的各类团队会议场景，包括但不限于：

项目周会/月会：同步项目进展，对齐阶段性目标，明确需跨部门协作的任务；

问题复盘会：分析已发生问题的根本原因，制定改进措施并跟踪落实；

工作推进会：针对专项任务（如新品上线、流程优化等）明确分工与时间节点；

跨部门协调会：解决资源冲突、职责边界模糊等问题，形成可执行的协作方案。

二、从会议筹备到执行跟踪的全流程操作

（一）会前：明确会议目标与准备材料

确定会议核心目标：主持人需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决客户投诉响应延迟问题”），避免议题发散。

提前通知与会人员：通过邮件或即时通讯工具发送会议通知，包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、需提前准备的议题材料（如数据报表、方案草案）及预讨论问题。

准备会议记录框架：记录人可根据模板提前填写“会议基本信息”部分，梳理会议议题清单，保证记录时条理清晰。

（二）会中：聚焦讨论与决策记录

同步会议基本信息：主持人开场时确认参会人员（记录人标注“缺席人员及原因”），简要重申会议目标与议程。

逐项议题讨论与记录：

针对每个议题，记录“讨论内容”时需客观提炼关键意见（避免主观表述，如“*技术部提出：当前系统架构无法支撑新功能开发，需2周重构”）；

讨论结束后，主持人需引导明确“决策事项”（如“决议：优先开发用户管理模块，暂缓权限优化功能”），并保证参会人员对决策无异议。

明确决策执行细节：对每个决策事项，当场确认“执行任务”“责任人”“协作人”“计划完成时间”，并记录“决策依据/理由”（如“依据：用户调研数据显示80%需求集中在用户管理模块”）。

（三）会后：24小时内整理与同步

整理会议记录：记录人需在会后24小时内，根据会中记录补充完善“会议记录与决策执行跟踪模板表格”，保证信息完整（如任务描述清晰、时间节点明确、责任人姓名准确）。

确认与分发记录：将整理好的会议记录同步给所有参会人员，要求责任人核对“执行任务”“计划完成时间”等关键信息，确认无误后签字（或线上回复“确认”）。

抄送相关方：对于涉及跨部门的决策任务，需将会议记录抄送至责任人的上级及相关协作部门负责人，保证信息透明。

（四）执行中：定期跟踪与进度更新

建立跟踪机制：指定专人（如项目经理/会议记录人）负责跟踪决策执行进度，通过以下方式同步：

日常沟通：即时通讯工具定期提醒责任人更新进度（如“*请各任务责任人每周五17:00前在群内同步任务进展”）；

专项跟进：对延期风险较高的任务，每日跟踪进展，协助解决执行中的障碍（如“设计部反馈需增加1名UI设计师支持，协调主管调配资源”）。

更新执行状态：在“完成状态”栏实时标注任务进展（未开始/进行中/已完成/延期），并记录“实际完成时间”及“备注/风险”（如“延期原因：第三方接口调试失败，需协调技术部支持”）。

（五）会后复盘：闭环与优化

任务完成核查：所有计划任务完成后，由责任人提交成果物（如方案文档、上线报告等），会议主持人或指定人员核查是否达到决策目标。

执行效果复盘：对于未按期完成的任务，组织专项复盘会，分析原因（如资源不足、计划不合理、外部依赖延误等），并记录“改进措施”（如“下次类似任务需提前预留3天缓冲期”）。

模板优化迭代：根据实际使用情况，定期复盘模板的适用性，补充或调整字段（如增加“风险等级”“资源需求”等），提升模板的实用性。

三、标准化会议记录表格模板

（一）会议基本信息

项目

内容

会议名称

例：项目Q3迭代规划周会

会议日期

例：2023年月日

会议时间

例：14:00-16:00

会议地点

例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议）

主持人

例：*经理（产品部）

记录人

例：*专员（行政部）

参会人员

例：主管（技术部）、专员（设计部）、主管（运营部）、经理（市场部）

缺席人员及原因

例：*主管（销售部）：外出客户拜访

（二）议题与讨论记录

议题编号

议题名称

讨论内容（关键意见提炼）

1

Q3产品迭代优先级

技术部：当前系统架构支持3个并行开发任务；运营部：用户管理模块需求最紧急（占比60%）；*设计部：需优先输出UI原型。

2

客户投诉响应延迟问题

市场部：近1周投诉量上升30%，平均响应时长48小时；技术部：客服系统缺少自动工单分配功能。

（三）决策事项与执行跟踪

决策编号

决策内容

决策依据/理由

任务编号

执行任务

责任人

协作人

计划完成时间

实际完成时间

完成状态

备注/风险

D1

优先开发用户管理模块，暂缓权限优化功能

用户调研显示80%需求集中于此，技术部可支撑并行开发

T1

完成用户管理模块需求文档

*主管（产品部）

*专员（设计部）