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2025年项目物业公司档案管理制度汇编

目录

1.公司档案管理制度有哪些

2.公司档案管理制度实施细则

3.公司档案管理制度上墙内容

4.项目物业公司档案管理制度

有哪些

项目物业公司档案管理制度主要涵盖了以下几个核心方面：

1.档案分类与编码：对各类档案进行科学分类，如物业管理合同、业主资料、设备设施文档等，并制定统一的编码体系，以便于检索和管理。

2.档案收集与整理：规定档案的来源、收集方式和时间，确保所有重要文件都能及时归档，并进行规范化整理。

3.档案存储与保护：设定适宜的存储环境，采取必要的保护措施，防止档案损坏或遗失。

4.档案借阅与复制：明确借阅权限、流程及期限，同时规范档案复制的审批程序。

5.档案更新与销毁：规定档案的更新周期，对过期或无保存价值的档案进行合理销毁。

6.档案安全与必威体育官网网址：强化档案的安全防护，确保敏感信息不泄露。

实施细则

1.档案分类与编码：根据档案性质和内容，设立a-f六大类，如a类为物业管理合同，b类为业主资料，c类为设施设备文档等。每大类下再细分小类，通过数字编码区分，如a1表示物业管理合同的一级分类，a1.1表示二级分类。

2.档案收集与整理：所有合同签订后7日内归档，业主资料在入住登记完成后即时整理，设备设施文档在维护保养后一周内完成录入。所有档案需填写统一的封面信息，包括标题、分类编码、日期等。

3.档案存储：档案应存放在防潮、防火、防虫设施完备的专用档案室，定期进行温湿度检查，保持适宜的存储环境。

4.档案借阅与复制：员工需填写借阅申请表，经部门主管批准后方可借阅，借阅期限不超过14天。复制档案需得到档案管理员的书面许可，复印件注明“复印件”字样，以防混淆。

5.档案更新：每年进行一次全面的档案清理，对已失效或过期的档案进行标记，由档案管理员审核后决定是否保留或销毁。

6.档案安全与必威体育官网网址：档案室安装监控系统，设置门禁，非授权人员不得入内。涉及业主隐私或公司机密的档案，须严格必威体育官网网址，违反者将追究责任。

上墙内容

1.档案管理制度概览：简明扼要地列出档案管理的主要规则和流程，方便员工快速了解。

2.档案分类与编码图示：以图表形式展示各类档案的分类与编码结构，便于查找和归档。

3.档案借阅与复制流程图：直观展示借阅和复制档案的步骤，简化操作流程。

4.档案安全警示标语：如“档案重地，严禁烟火”、“必威体育官网网址为先，严禁拍照”等，强化安全意识。

5.档案管理员联系方式：公布档案管理员的办公电话和邮箱，便于员工咨询和报备。

以上制度旨在确保项目物业公司的档案管理工作有序、高效，同时也保障了信息的安全和必威体育官网网址。全体员工需熟知并严格遵守，共同维护良好的档案管理秩序。

项目物业公司档案管理制度范文

第1篇项目物业公司档案管理制度

物业项目公司档案管理制度

第一条管理原则:

一、为保证档案的完整、规范,根据物业管理对档案管理的要求,结合公司的实际情况,制订本管理制度,各岗位员工必须严格执行操作。

二、档案包括管理文书、服务记录、小区资料等内容,反映公司的整个经营活动。

三、公司档案由行政人事部统一管理,项目服务中心档案由部门负责人负责。

第二条归集整理:

一、各部门的工作记录由各部门主管负责整理,通用文书和小区资料有综合管理部整理,其中技术资料可由相关部门指导进行。

二、检查好文件的本文及附件是否完整,处理程序是否完备,如有短少,应即追查归入,如有遗漏,应即退回经办部门补办,与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。

三、中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

四、右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。

五、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。

第三条分类编号

一、档案分类

(一)档案范围

1、各部门制定的管理规定。

2、工程维修保养合同。

3、小区社区文化。

4、人事调动。

5、主任级以上管理人员的调动、晋级、变动。

6、重大事故报告。

7、重大采购合同。

(二)各部门档案范围

1、行政人事部行政

(1)通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、讨论