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财务报销申请单填写规范及标准

一、适用范围与常见报销场景

财务报销申请单是员工因公司业务发生费用后，向财务部门申请报销的正式凭证，适用于以下常见场景：

日常办公费用：如办公用品采购、打印复印、快递费、通讯费等；

差旅费用：因公出差的交通费（飞机、火车、汽车）、住宿费、市内交通费、餐补等；

业务招待费：因接待客户或合作伙伴发生的餐费、礼品费等；

会议及培训费：组织或参加外部会议、培训产生的注册费、场地费、资料费等；

其他合规费用：如市场推广费、维修费、运输费等与公司经营直接相关的支出。

注意：所有报销费用必须真实、合法，且与公司业务相关，个人消费（如家庭购物、旅游娱乐等）一律不予报销。

二、财务报销申请单填写全流程指南

（一）前期准备：确认费用合规性与材料完整性

审核费用性质：对照公司《费用管理制度》，确认所发生费用是否属于报销范围（如差旅费需提供出差审批单，业务招待费需注明招待对象及事由）。

整理原始凭证：收集与费用相关的合规原始票据，包括：

发票（增值税专用发票/普通发票，需抬头为公司全称、税号准确，且与实际业务一致）；

辅助证明材料（如差旅费的机票行程单、酒店入住登记单；业务招待费的招待通知、客户名单；会议费的会议通知等）；

费用明细清单（如批量采购办公用品需提供明细表，注明品名、数量、单价）。

检查票据合规性：保证发票无涂改、印章清晰（发票专用章或财务专用章），且在有效期内（一般为开票日起360天内）。

（二）填写基础信息栏

在申请单顶部“基本信息”区域，准确填写以下内容（部分为示例，实际填写时替换为真实信息）：

申请人姓名：**（需与员工本人姓名一致，不可代签）；

所属部门：市场部（填写部门全称，如“技术研发中心”）；

报销日期：2023年10月27日（填写提交申请单的当日日期，格式为“YYYY年MM月DD日”）；

报销周期：2023年10月1日-2023年10月26日（按自然月或公司规定的报销周期填写，需与费用发生时间一致）；

紧急程度：□普通□紧急（如需加急审批，勾选“紧急”并注明原因，如“项目付款截止日期临近”）。

（三）逐笔填写费用明细

在“费用明细”表格中，按“每笔费用一行”的原则填写，保证信息完整、准确：

序号

费用发生日期

费用项目

金额（元）

事由说明

附件张数

备注（如费用归属项目/客户）

1

2023-10-15

办公用品采购

350.00

采购A4纸5箱（100元/箱）、签字笔20支（5元/支）

2

归属“市场推广项目”

2

2023-10-20

差旅费-交通

1,280.00

北京-上海高铁票（二等座，往返）

1

出差人：，客户洽谈

3

2023-10-25

业务招待费

680.00

招待科技公司客户（午餐，5人）

3

附客户名单及招待通知

填写规范：

费用发生日期：格式为“YYYY-MM-DD”，需与发票开具日期一致；

费用项目：按公司统一分类填写（如“办公用品”“差旅费”“业务招待费”），不可自定义简称；

金额：小写金额需精确到分（如“350.00”），大写金额需顶格填写，后加“整”字（如“叁佰伍拾元整”），大小写金额必须一致，不得涂改；

事由说明：简明扼要描述费用用途（如“采购部门办公用打印纸”“陪同客户考察产品”），避免模糊表述（如“购物”“用餐”）；

附件张数：填写该笔费用对应的原始凭证（发票、行程单等）总张数，需与实际粘贴附件数量一致。

（四）粘贴附件并标注

粘贴顺序：按费用明细顺序，将原始凭证（发票在上，辅助材料在下）整齐粘贴在“附件粘贴单”上，超出部分可折叠但需保证关键信息（发票代码、号码、金额、开票日期）清晰可见。

标注页码：如附件超过1页，需在右上角标注“共X页第X页”，并与申请单“附件张数”一致。

核对附件：保证每笔费用均有对应的原始凭证，无遗漏、无重复（如同一张发票不可用于多笔报销）。

（五）提交审批流程

填写完毕并粘贴附件后，按以下流程提交审批（不可跳级审批）：

部门负责人审批：申请人将申请单提交至部门负责人，确认费用与部门预算、业务需求匹配，签字并注明“同意报销”及日期。

财务部门审核：财务专员核对申请单填写完整性、附件合规性、金额准确性，重点检查发票真伪、报销范围是否符合规定，审核无误后签字；若发觉问题（如发票不合规、事由不清晰），退回申请人补充修改。

分管领导审批：单笔报销金额超过[公司规定金额，如5000元]的，需提交至分管副总经理审批，确认费用合理性后签字。

总经理审批：单笔报销金额超过[公司规定金额，如20000元]的，最终需经总经理审批签字。

（六）财务报销进度跟踪

提交至财务：审批完成后，申请人将申请单提交至财务部报销窗口，财务人员登记报销台账并告知预计到账时间（一般为审核通过后5-10个工作日）。

到账确认：报销款项通过银行转账至申请人工资卡后，申