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固定资产登记模板使用指南

一、模板适用范围与价值

本固定资产登记模板适用于各类企业、事业单位、社会团体及行政机关（以下简称“单位”）的固定资产全生命周期管理场景，包括但不限于：

新增资产登记：单位购置、自制、接受捐赠、无偿调入等新增固定资产时，记录资产基础信息；

资产变更登记：资产在使用过程中发生使用部门转移、使用人变更、存放地点调整、维修改造等变动时，更新资产状态；

资产报废处置：达到使用年限、损坏无法修复或因其他原因需报废的资产，完成报废流程信息登记；

资产盘点核对：定期（如季度末、年末）全面盘点时，通过模板数据与实物进行核对，保证账实一致。

通过规范登记，单位可实现固定资产的“来源可溯、状态可查、责任到人”，避免资产流失、重复购置，提升资产管理效率，同时为财务核算、审计检查提供准确数据支撑。

二、固定资产登记全流程操作指南

（一）登记前准备：信息与资料梳理

明确资产范围：根据单位财务制度及国家《固定资产管理办法》，确认需登记的资产类型（如电子设备、办公家具、机器设备、房屋建筑物等），通常指单位价值在1000元（含）以上、使用年限在1年（含）以上的有形资产。

收集基础信息：

新增资产：需准备采购合同、发票、验收单、资产说明书等资料，获取资产名称、规格型号、生产厂家、购买日期、原值、资金来源（如财政拨款、自筹资金、捐赠等）信息；

变更/报废资产：需准备内部审批文件（如《资产变更申请表》《资产报废审批表》），明确变更原因、报废原因及处置方式。

确定登记责任部门：通常由行政部门（如办公室、后勤部）牵头，财务部门配合，使用部门指定专人负责本部门资产信息的初始填报及后续更新。

（二）新增资产登记操作步骤

填写《固定资产登记表》基本信息：

根据收集的资料，完整填写“资产编号”（建议按“类别代码-年份-流水号”规则编制，如“01-2024-001”代表“2024年电子设备第001号”）、“资产名称”（需与发票、合同一致，如“联想ThinkPadX1Carbon笔记本”）、“规格型号”（如“i7-1165G7/16G/512G”）、“计量单位”（如“台”“套”“辆”）、“数量”（若为批量购置，需填写总数量及单件信息）；

填写“取得日期”（资产验收入库日期）、“原值”（含购置价、运输费、安装费等使资产达到预定可使用状态前的必要支出）、“资金来源”（勾选“财政拨款”“自筹资金”“捐赠”“其他”等）；

录入“使用部门”（资产实际所属部门）、“使用人”（当前保管人，默认为部门负责人或指定人员）、“存放地点”（具体到办公室或楼层，如“行政楼301-财务部”）。

资产验收与确认：

使用部门、行政部门、财务部门共同对新资产进行验收，核对资产信息与登记表内容是否一致（如型号、数量、功能等），验收后在“验收人”处签字（验收人：*），并填写“验收日期”。

审核与归档：

登记表填写完毕后，经使用部门负责人（签字：）、行政部门负责人（签字：）、财务部门负责人（签字：*）三级审核；

审核通过后，行政部门留存纸质版（或电子版）登记表，同步录入固定资产管理系统（若有），并将资产编号粘贴于资产明显位置（如标签），建立“一物一档”管理。

（三）资产变更登记操作步骤

发起变更申请：

当资产发生“使用部门转移”（如员工调岗）、“使用人变更”（如新员工接替）、“存放地点调整”（如部门搬迁）、“维修改造”（如设备升级导致原值变化）等情形时，由当前使用部门填写《固定资产变更登记表》，注明“原资产编号”“变更事项”“变更原因”“变更后信息”（如新使用人：、新存放地点：）。

审批与信息更新：

《固定资产变更登记表》需经原使用部门负责人（签字：）、新使用部门负责人（签字：，若涉及部门转移）、行政部门负责人（签字：*）审批；

审批通过后，行政部门更新登记表及系统中的资产信息，变更生效日期以审批日期为准。

（四）资产报废登记操作步骤

鉴定报废条件：

符合以下情形之一的资产可申请报废：

已达到或超过规定使用年限，且无法继续使用（如电脑使用年限一般为5年）；

虽未达到使用年限，但因技术落后、损坏严重、维修成本过高等原因，经技术鉴定无法修复或修复成本超过重置价值50%；

因自然灾害、意外等导致资产毁损，无法继续使用。

提交报废申请：

使用部门填写《固定资产报废申请表》，附资产原登记表复印件、技术鉴定意见（若需）、报废资产实物照片，说明“报废原因、数量、原值、残值预估”等信息。

审批与处置：

《固定资产报废申请表》经使用部门负责人（签字：）、行政部门负责人（签字：）、财务部门负责人（签字：）、单位分管领导（签字：）审批（金额较大或重要资产需经单位领导班子集体审批）；

审批通过后，行政部门联系专业机构进行回收处置（如变卖、拆解），并登记“处置方式”“回收金额”“处置日期”；

财务部门根据处置结果进