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文档管理工具使用规定

一、总则

文档管理工具是公司内部用于存储、共享、协作和管理各类文件的重要系统。为确保文档管理工具的高效、安全使用，特制定本规定。所有员工应严格遵守本规定，共同维护公司文档资源的安全与完整。

二、账号管理

（一）账号分配

1.员工入职后，行政部需在文档管理工具系统中为其创建账号。

2.账号信息包括用户名、初始密码及部门归属，员工需妥善保管。

（二）密码管理

1.员工初始密码需在首次登录时修改，密码长度不少于8位，且包含字母、数字及特殊字符。

2.密码需每90天更换一次，禁止使用生日、工号等易猜密码。

3.如发现账号异常，应立即联系IT部门处理。

三、文档上传与存储

（一）文档上传要求

1.所有工作文档必须上传至指定文件夹，禁止分散存储。

2.文件命名需规范，格式为“部门-项目-日期（如：市场部-年度报告”。

3.文件版本管理：每次修改后需保存新版本，并标注修改日期及内容。

（二）存储规范

1.文档分类存储，一级分类为部门，二级分类为项目类型（如：合同、报告、方案）。

2.禁止上传涉密或个人无关文件，如遇特殊情况需经部门主管审批。

3.定期清理过期文档，每年6月和12月由各部门负责人完成清理工作。

四、文档共享与协作

（一）共享流程

1.内部共享：通过文档管理工具发起共享邀请，接收人需确认后才能访问。

2.外部共享：需经部门主管审批，并设置访问期限，禁止共享涉密文件。

（二）协作规范

1.多人编辑时，需使用“评论”或“版本历史”功能记录修改内容。

2.严禁同时下载同一文档进行修改，必须通过系统进行协同编辑。

五、权限管理

（一）权限分配

1.部门主管负责分配本部门成员的访问权限，权限设置需遵循“最小权限原则”。

2.IT部门定期审计权限设置，确保无冗余授权。

（二）权限变更

1.员工离职或岗位调整时，需及时变更文档访问权限。

2.权限变更需记录在案，并通知相关同事。

六、安全与必威体育官网网址

（一）操作规范

1.禁止在公共场合讨论敏感文档内容。

2.离开电脑时必须退出文档管理工具系统，或使用屏幕锁定功能。

（二）应急处理

1.如发现文档泄露或被非法访问，需立即停止共享并报告IT部门。

2.IT部门需在24小时内评估影响并采取措施。

七、违规处理

（一）违规行为

1.未按规定上传文档、擅自下载涉密文件、超出权限操作等。

2.故意删除或篡改他人文档、泄露共享文件给无关人员。

（二）处理措施

1.口头警告：首次违规者将接受部门主管谈话教育。

2.书面处分：二次违规者将通报批评并扣减绩效分。

3.行政处罚：严重违规者将按公司制度给予纪律处分。

八、附则

本规定自发布之日起生效，由行政部负责解释。各部门需组织员工学习，确保规定落地执行。

一、总则

文档管理工具是公司内部用于存储、共享、协作和管理各类文件的重要系统。为确保文档管理工具的高效、安全使用，特制定本规定。所有员工应严格遵守本规定，共同维护公司文档资源的安全与完整。

（一）目的与意义

1.提高效率：通过集中管理，减少文件查找时间，提升工作效率。

2.规范流程：统一文档处理标准，避免信息混乱。

3.保障安全：防止文档丢失、泄露或被篡改，保护公司信息资产。

4.促进协作：支持多人实时编辑和沟通，优化团队协作体验。

（二）适用范围

本规定适用于公司所有员工，包括全职、兼职及实习生。特殊岗位（如IT管理员、部门主管）需承担额外管理职责。

二、账号管理

（一）账号分配

1.入职流程：

（1）人力资源部在员工入职后3个工作日内提交账号申请。

（2）IT部门根据申请信息（姓名、部门、岗位）创建初始账号。

（3）IT部门将账号信息（用户名、初始密码）通过邮件发送给员工及部门主管。

2.账号激活：

（1）员工需在收到账号后2天内登录系统，并按照提示修改初始密码。

（2）如遇激活问题，需联系IT部门协助。

3.账号回收：

（1）员工离职时，部门主管需在系统内向IT部门提交离职申请。

（2）IT部门在收到申请后24小时内禁用或删除离职员工账号。

（二）密码管理

1.密码设置规则：

（1）密码长度：≥8位。

（2）字符要求：必须包含大写字母、小写字母、数字及特殊符号（如@、、$）。

（3）禁止使用：公司名称、生日、工号等易猜测信息。

2.密码更换流程：

（1）点击系统右上角“设置”菜单，选择“修改密码”。

（2）输入当前密码，设置新密码（符合上述规则）。

（3）确认新密码，点击“保存”完成操作。

3.密码重置：

（1）若忘记密码，点击登录页“忘记密码”按钮。

（2）按提示输入注册邮箱/手机号，接收重置链接/验证码。

（3）通过邮件/短信链接重置密码，并立即修改为符合要求的密码。

三、文档上传与存储

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