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会议文档编写规范及演示文稿模板

一、引言

会议是企业/团队沟通协作、推动决策的核心场景，规范的会议文档与演示文稿能保证信息准确传递、成果有效留存、执行责任明确。为统一会议内容标准、提升沟通效率，特制定本规范及模板，适用于各类正式会议的文档编写与演示材料制作。

二、适用场景与核心价值

（一）适用场景

本规范及模板适用于以下会议类型：

项目类会议：项目启动会、周/月度例会、阶段评审会、结项复盘会；

管理类会议：部门工作会、年度/季度战略会、跨部门协调会；

专项类会议：问题研讨会、方案评审会、客户需求对接会；

决策类会议：立项会、预算审批会、资源调配会。

（二）核心价值

规范流程：统一会议记录与演示逻辑，避免内容遗漏或结构混乱；

提升效率：减少重复沟通成本，快速形成可执行的会议成果；

便于追溯：清晰记录决议事项与责任分工，为后续工作提供依据；

增强专业度：标准化格式提升文档与演示材料的正式性与可信度。

三、会议文档编写规范及操作步骤

（一）会议文档编写全流程

会议文档核心为“客观记录、聚焦成果”，需完整呈现会议关键信息。具体编写步骤

1.会前准备：明确目标与收集资料

明确会议核心目标：根据会议类型（如决策、评审、沟通）确定文档需重点记录的内容（如决议事项、待办任务、争议焦点等）。

收集背景资料：提前获取会议议程、相关文件（如项目计划、方案初稿）、历史会议纪要等，保证文档内容有上下文支撑。

准备文档框架：按“基础信息-议程-讨论过程-决议事项-待办事项”搭建文档结构，预留填写空间。

2.会中记录：聚焦关键信息

记录基础信息：准确填写会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）。

跟踪议程进展：按议程顺序记录每个议题的讨论要点，重点标注不同观点、共识分歧（如“总提出A方案，经理建议优化B方案，最终同意结合两者优势”）。

突出成果信息：对决议事项（如“通过《项目预算方案》”）、待办任务（需明确“做什么、谁负责、何时完成”）进行实时标注，避免遗漏。

3.会后整理：规范输出与审核

整理文档内容：会后2小时内完成初稿，按“基础信息-议程-讨论摘要-决议事项-待办事项-附件”结构梳理内容，语言简洁客观（避免主观评价，如“我认为”改为“会议讨论认为”）。

决议与待办标准化：

决议事项：明确“决议内容+依据+生效时间”；

待办事项：采用“任务描述-责任部门/人-完成时限-所需资源”四要素格式（示例见表1）。

审核与分发：初稿提交主持人审核（重点核对决议准确性、待办明确性），审核通过后24小时内分发至所有参会人员及相关部门，同步归档至共享平台。

（二）会议表格

表1：会议基本信息表

会议名称

项目周例会

会议日期

2023–

会议时间

14:00-16:00

会议地点

3楼会议室A

主持人

*经理

记录人

*助理

参会人员

（产品部）、（技术部）、（运营部）

缺席人员及原因

赵六（出差）

会议主题

同步项目进度，解决当前瓶颈问题

表2：会议待办事项跟踪表

序号

任务描述

责任部门/人

完成时限

所需资源

状态（未启动/进行中/已完成）

1

完成用户需求调研报告初稿

产品部/*

2023–

设计部配合提供原型图

未启动

2

修复测试环境中的模块bug

技术部/*

2023–

测试环境权限

进行中

3

准备下周客户演示PPT初稿

运营部/*

2023–

产品部提供数据支持

未启动

四、演示文稿制作规范及操作步骤

（一）演示文稿制作全流程

演示文稿核心为“逻辑清晰、重点突出、视觉友好”，需服务于会议目标（如汇报、说服、培训）。具体制作步骤

1.会前策划：明确目标与受众

锁定演示目标：明确演示需达成的效果（如“获得项目立项批准”“同步阶段性成果”“推动方案落地”），据此设计内容侧重。

分析受众特征：根据受众身份（领导、同事、客户）调整内容深度与表达方式（如对领导侧重结果与风险，对同事侧重细节与执行）。

2.内容设计：提炼核心与结构化呈现

提取会议文档核心内容：从会议纪要中提取与演示目标直接相关的信息（如项目进展、关键数据、决议结论、待办优先级），避免堆砌细节。

搭建逻辑框架：采用“总-分-总”结构，通常包含：

封面（会议主题、汇报人、日期）；

目录（核心章节标题）；

背景与目标（为何召开本次会议，需解决什么问题）；

核心内容（按议题分模块，如“项目进展-问题分析-解决方案-下一步计划”）；

总结与展望（核心结论、需支持事项、后续行动）。

3.视觉优化：简洁专业与重点突出

风格统一：字体不超过2种（标题用微软雅黑加粗24-28号，用微软雅黑18-22号），配色不超过3种（建议遵循企业VI标准，或使用蓝、灰等稳色调）；

图文结合：每页聚焦1个核心观点，用关键词、短句替代大段文字，数据优先用图表（柱状图、折线图、饼图）可视化呈