酒店财务报销流程操作指南.docxVIP

酒店财务报销流程操作指南

一、适用范围与基本原则

本指南适用于酒店全体员工因公务发生的各项费用报销。所有报销行为均需遵循以下基本原则：

1.真实性原则：报销的费用必须真实发生，票据真实有效，严禁虚报、冒领。

2.合规性原则：费用支出需符合国家财经法规、税务政策及酒店内部财务管理制度。

3.及时性原则：费用发生后，应尽快整理票据并办理报销手续，一般不应跨年度报销。

4.经济性原则：在保证业务正常开展的前提下，力求节约，避免不必要的开支。

5.权责对等原则：报销人对所报销费用的真实性、合规性负直接责任，审批人负领导责任。

二、报销操作流程详解

（一）事前申请与审批（如适用）

对于某些特定类型或金额的费用（如差旅费、业务招待费、大额采购等），根据酒店规定，需在费用发生前履行事前申请与审批程序。申请人应填写相应的《费用申请单》，注明费用事由、预算金额、预计发生时间等信息，按审批权限逐级报批。未经事前批准的此类费用，可能导致报销延迟或无法报销。

（二）费用发生与票据收集

1.票据获取：在公务活动中，应主动向收款方索取合法、有效的原始凭证。主要包括：

*发票：国家税务部门监制的正规发票是最主要的报销凭证。发票须注明付款单位（应为酒店全称）、开票日期、经济业务内容、数量、单价、金额、开票单位发票专用章等要素。

*行程单：如机票行程单、火车票、汽车票、船票等交通票据。

*付款凭证：如银行转账回单、POS机刷卡小票等，作为款项支付的辅助证明。

*其他凭证：如会议通知、邀请函、消费明细清单等，作为费用发生背景的佐证。

2.票据审核初步判断：获取票据后，报销人应初步检查票据的完整性、合规性，确保信息准确无误，避免事后因票据问题影响报销。

（三）填写报销单

1.选择报销单类型：根据费用性质选择合适的报销单（如《差旅费报销单》、《费用报销单》等）。

2.规范填写：报销单应使用蓝黑墨水笔或签字笔填写，字迹清晰、内容完整、数据准确。主要填写内容包括：

*报销部门、报销日期、报销人姓名及职务。

*费用所属项目或事由（应简明扼要，如“XX业务招待费”、“XX地差旅费”、“办公用品采购”等）。

*各项费用的明细填写，包括日期、内容、金额等，与所附原始凭证一一对应。

*合计金额大小写须一致，小写前加“￥”，大写前加“人民币”字样封顶。

*附件张数。

*报销人亲笔签名。

3.粘贴原始凭证：将收集齐全的原始凭证分类、整齐地粘贴在《原始凭证粘贴单》上，或直接粘贴于报销单背面。粘贴时应注意：

*从小到大、从左到右、从上到下依次粘贴，避免覆盖票据关键信息。

*同类票据集中粘贴。

*粘贴应牢固，防止脱落。

（四）部门负责人审核

报销人将填写完整、附件齐全的报销单提交给部门负责人进行审核。部门负责人主要审核：

*费用发生的真实性、必要性与合理性。

*费用是否符合部门预算及酒店相关规定。

*报销单填写的完整性与准确性。

审核无误后，部门负责人在报销单相应位置签字确认。

（五）财务部门审核

部门审核通过后，报销单提交至财务部。财务审核人员将对报销凭证进行专业审核，主要包括：

*票据合规性：审核发票真伪、是否为有效票据、开票信息是否完整准确。

*金额准确性：复核各项费用计算是否正确，合计金额是否准确。

*政策符合性：审核费用标准是否符合酒店规定（如差旅住宿标准、伙食补贴标准、业务招待费标准等）。

*审批完整性：检查审批流程是否完整，签字是否齐全。

*附件充分性：审核附件是否足以证明费用发生的真实性。

（六）总经理/授权领导审批

根据酒店设定的审批权限，经财务部门审核通过的报销单，将提交给总经理或其授权的分管领导进行最终审批。审批人对报销的整体合规性和必要性进行把关。

（七）报销款支付

1.支付方式：审批完成的报销单将返回财务部，由出纳人员根据审批结果办理付款。支付方式通常包括银行转账（转入报销人指定的本人银行账户）、现金支付（一般适用于小额报销）等。

2.支付时限：财务部将在收到完整审批手续后的规定工作日内（如X个工作日，请参照酒店具体规定）完成付款。

（八）凭证归档

报销款项支付完毕后，财务部将对报销凭证进行整理、编号、装订，作为酒店会计档案妥善保管。

三、报销注意事项与常见问题

1.票据遗失处理：原始票据一旦遗失，应及时向出票单位索取证明，并说明遗失原因，经相关领导审批后，视情况决定是否可以报销。无法取得证明的，原则上不予报销。

2.电子发票报销：电子发票具有与纸质发票同等的法律效力。报销时需提供清晰的电子发票打印件，并确保未重复报销。建议员工自行建立电子发票台账，或