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法务部门合同管理流程规范

引言

合同，作为企业经营活动中权利义务的载体，其管理水平直接关系到企业的运营风险与商业利益。法务部门作为合同管理的核心枢纽，肩负着从合同酝酿之初的风险识别，到履约完毕的档案归档全过程的专业把控职责。本规范旨在明确法务部门内部及协同各业务单元进行合同管理的标准流程与操作指引，以期通过系统化、规范化的管理，最大限度降低合同风险，提升合同效能，保障公司在复杂商业环境中的稳健运行。

一、合同发起与准备阶段

合同的发起通常源于具体的业务需求。在此阶段，业务部门应首先对合作事项的背景、目标、主要商业条款进行清晰界定，并初步筛选潜在的交易对手。法务部门在这一阶段的介入，并非事无巨细的干预，而是提供必要的法律支持与风险提示。

（一）业务需求与初步评估

业务部门在合同发起前，应完成内部的可行性论证与审批程序，明确合同的基本要素，如合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式等。同时，应对交易对手的主体资格、商业信誉、履约能力等进行初步的尽职调查。法务部门可应业务部门请求，提供关于交易结构设计、潜在法律风险点的初步咨询意见，协助业务部门判断交易的合规性与基本法律可行性。

（二）合同立项与审批启动

对于达到公司规定金额或特定类型的合同，业务部门需按照公司内控流程发起合同立项申请，经相关业务负责人审批后，方可正式启动合同文本的拟定或洽谈工作。立项审批环节应确保合同的签订符合公司整体战略和经营计划。

（三）必威体育官网网址协议的签署（如适用）

在涉及商业秘密或敏感信息交换的合作洽谈前，法务部门应提示并协助业务部门与交易对手签署必威体育官网网址协议，明确双方的必威体育官网网址义务与责任，以保护公司的商业秘密和其他未公开信息。

二、合同起草与审核阶段

合同文本的质量是合同管理的基石。法务部门应主导或深度参与合同文本的起草与审核，确保合同条款的严谨性、合规性与可执行性。

（一）合同文本的起草

3.条款的明确性与完整性：合同条款应力求明确、具体，避免模糊不清或容易产生歧义的表述。合同的核心要素，如权利义务、违约责任、争议解决方式等，必须完整、清晰。

（二）合同的审核

合同审核是法务部门的核心职责之一，应遵循“全面审核、重点突出、风险可控”的原则。

1.审核职责分工：根据合同的性质、金额及复杂程度，可由法务部门内部不同人员或团队进行审核。对于重大、复杂合同，可组织内部会商或寻求外部专业律师的意见。

2.审核要点：

*主体资格审核：审查交易对手的法人资格、经营范围、授权代表的权限等，确保其具备签署和履行合同的合法主体资格。

*合规性审核：审查合同内容是否符合国家法律法规、行业监管要求以及公司内部规章制度。

*条款严谨性审核：审查合同条款的逻辑性、完整性、明确性，特别是关于标的、数量、质量、价款、履行期限、履行方式、违约责任、不可抗力、争议解决方式等核心条款。

*风险识别与控制：识别合同中潜在的法律风险，如履约风险、付款风险、知识产权风险、侵权风险等，并提出相应的风险控制建议，如增加担保条款、设置违约责任梯度等。

*商业条款的平衡性：虽然法务部门不直接负责商业谈判，但应从法律角度审视合同条款的商业合理性与平衡性，提示业务部门关注显失公平的条款可能带来的后续风险。

（三）合同的修订与确认

三、合同签署与用印管理阶段

合同的签署与用印是合同生效的法定环节，必须严格按照公司规定的权限和程序进行。

（一）签署前的最终复核

在正式签署前，法务部门或指定的合同管理专员应会同业务部门对合同文本进行最终复核，确保合同内容与双方协商一致，无错漏、无歧义，附件齐全。

（二）签署权限与审批

合同签署应严格遵守公司关于授权审批的规定。业务部门应根据合同金额、性质及重要程度，报请相应层级的授权代表签署。法务部门应对签署人的授权权限进行核查。

（三）用印管理

公司印章的使用应严格执行用印管理制度。合同用印前，用印管理部门（通常为行政部或法务部）应核对合同审批流程的完整性、签署人的有效性以及合同文本的最终版本，确认无误后方可加盖公司印章。合同文本应加盖公司公章或合同专用章，确保印章清晰、完整。

（四）签署规范

签署时，应确保签署人身份真实、授权有效，签署日期明确。若为多页合同，应注意加盖骑缝章，以防文本被抽换。

（五）合同文本的交换

合同签署完毕后，业务部门负责与交易对手进行合同文本的交换，确保双方均持有完整、有效的合同文本。法务部门可根据需要留存合同副本或复印件。

四、合同履行跟踪与档案管理阶段

合同签署并非合同管理的终点，合同的履行过程监控与档案管理同样至关重要。

（一）履约信息的传递与共享

业务部门是合同履行的第一责任人，应密切跟踪合同的履行情况，及时将履约过程中的重要信息（如付款、交货、验收等）向法务部门及相关管理部门通报。

（二）履约风险的