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高校会议管理系统设计方案

一、引言

在高等教育事业快速发展的背景下，高校内部的行政管理、教学科研、学术交流等活动日益频繁，各类会议作为信息传递、决策制定、协同合作的重要载体，其数量与日俱增。传统的会议组织方式，如人工预约会议室、纸质签到、邮件通知等，往往存在效率低下、流程不规范、信息不对称、资源调配困难以及会议记录与追踪不便等问题，已难以满足现代化高校管理的需求。

为有效解决上述痛点，提升会议管理的科学化、规范化和智能化水平，降低管理成本，提高工作效率，设计并开发一套符合高校实际需求的会议管理系统具有重要的现实意义和应用价值。本方案旨在提供一个功能完备、操作便捷、安全可靠的高校会议管理系统设计框架，以期为高校会议管理工作的数字化转型提供有力支撑。

二、需求分析

（一）功能性需求

1.用户管理需求：

*支持多角色用户，如系统管理员、部门管理员、普通教职工、参会人员等。

*实现用户注册、登录、信息维护、密码重置等功能。

*基于角色的权限控制（RBAC），确保不同用户拥有不同的操作权限。

2.会议管理需求：

*会议申请：申请人可在线填写会议信息，包括会议主题、类型、日期、时间、预计时长、参会人数、所需会议室规格、是否需要设备支持（如投影仪、视频会议系统等）、会议议程、参会人员等。

*会议审批：根据会议性质和级别，设置多级审批流程。审批人可在线查看会议申请详情，进行批准、驳回（附带理由）或转审操作。

*会议室管理：提供会议室信息维护（名称、位置、容量、配套设备、图片等）、实时状态展示（空闲、占用、维护）、在线预约、冲突检测等功能。

*会议通知：系统可根据会议安排，自动向参会人员发送会议通知（支持站内信、邮件、短信等多种方式），并支持通知状态追踪。

*会议签到：支持多种签到方式，如扫码签到、NFC签到、手动签到等，并能实时统计签到情况。

*会议记录与纪要：支持在线记录会议纪要，可关联会议材料，纪要可归档、查询，并支持指定人员查看。

*会议查询与统计：用户可按多种条件（如时间、类型、状态、发起人等）查询会议信息；管理员可对会议数据进行统计分析，如会议室使用率、会议频次、参会率等，为管理决策提供数据支持。

3.系统管理需求：

*组织机构管理：维护学校的部门结构信息。

*角色与权限管理：系统管理员可自定义角色，并为不同角色分配不同的操作权限。

*日志管理：记录用户的关键操作日志，便于系统审计和问题排查。

*系统参数配置：如默认审批流程、通知方式、会议室预约规则等。

（二）非功能性需求

1.性能需求：系统应能支持一定数量用户的并发访问，页面响应速度快，数据查询和统计高效。

2.易用性需求：界面设计简洁直观，操作流程符合用户习惯，易于学习和使用，降低培训成本。

3.可靠性需求：系统运行稳定可靠，数据存储安全，具备一定的容错能力和数据备份与恢复机制。

4.安全性需求：确保用户身份认证安全，数据传输和存储加密，防止未授权访问和数据泄露。

5.可扩展性需求：系统架构应具备良好的可扩展性，便于未来功能模块的增加和系统升级。

6.兼容性需求：支持主流的操作系统和浏览器，确保不同终端用户的正常访问。

三、系统总体设计

（一）设计目标

1.提升效率：简化会议组织流程，实现会议申请、审批、通知、签到等环节的自动化处理，减少人工干预。

2.规范管理：建立标准化的会议管理流程，使会议组织更加规范有序，提高管理水平。

3.资源优化：合理高效地管理会议室等会议资源，提高资源利用率，避免冲突和浪费。

4.信息共享：促进会议信息的及时传递与共享，确保参会人员信息对称，提升会议效果。

5.智能决策：通过对会议数据的统计分析，为学校管理层提供决策支持。

（二）总体架构

本系统拟采用B/S（Browser/Server）架构，结合前后端分离的设计思想进行开发。

*前端：负责用户界面的展示与交互，采用主流的Web前端技术栈，确保良好的用户体验和跨浏览器兼容性。

*后端：负责业务逻辑处理、数据访问、权限控制等核心功能，采用成熟稳定的后端开发框架。

*数据库：负责存储系统所有业务数据，选用高效、安全、可靠的关系型数据库管理系统。

这种架构具有维护方便、升级简单、用户访问灵活（无需安装客户端）等优点。

（三）核心功能模块划分

1.用户认证与授权模块：

*用户登录、注销、密码找回。

*基于角色的权限控制。

2.会议管理模块：

*会前管理：会议申请、会议审批流程处理、会议室查询与预约、会议通知发送。

*会中管理：会议签到、会议材料展示、简易互动（如投票、提问，可选）。

*会后管理：会议纪要录入与管理