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人事部门表格应用汇编

在现代企业管理中，人事部门作为组织人力资源管理的核心枢纽，其工作的规范性、高效性直接影响到企业的整体运营与发展。而各类人事表格的科学设计与规范应用，则是实现这一目标的重要基石。它们不仅是信息记录的载体，更是流程衔接的纽带、决策分析的数据来源，以及合规管理的重要凭证。本汇编旨在系统梳理人事部门日常工作中常用的各类表格，明确其主要功能、关键要素及应用要点，以期为HR从业者提供一份实用的操作指引，助力提升人力资源管理工作的精细化水平。

一、招聘与入职管理类表格

招聘与入职阶段是企业吸纳人才的第一道关口，此阶段的表格应用旨在确保招聘流程的有序推进，全面了解候选人信息，并为新员工顺利融入企业奠定基础。

1.1职位需求申请表

此表格通常由用人部门发起，是招聘工作的起点。主要用途：清晰界定所需岗位的基本信息、任职资格及招聘需求，作为HR部门开展招聘工作的依据。关键要素：岗位名称、所属部门、汇报关系、任职要求（学历、专业、经验、技能等）、工作职责概述、拟招聘人数、期望到岗时间、薪酬预算范围（可选）、部门负责人签字等。

1.2应聘登记表

这是收集候选人基础信息的核心表格。主要用途：系统记录应聘者的个人基本情况、教育背景、工作经历、专业技能、家庭成员等信息，为初步筛选和后续面试提供参考。关键要素：姓名、性别、出生日期、联系方式（电话、邮箱）、现居住地、政治面貌、婚姻状况、教育经历（起止时间、院校、专业、学历、学位）、工作经历（起止时间、单位名称、部门、职位、主要工作内容、离职原因）、项目经验、专业技能与证书、自我评价、期望薪资、可到岗时间、紧急联系人信息等。

1.3面试评估表

面试评估的标准化工具。主要用途：帮助面试官对候选人在面试过程中的表现进行结构化评价，确保评估的客观性和一致性，为录用决策提供依据。关键要素：候选人姓名、应聘岗位、面试日期、面试官信息、评估维度（如专业知识、工作经验、沟通能力、逻辑思维、团队协作、岗位匹配度、综合素质等）、各维度评分标准与得分、面试评语、是否推荐录用（及建议职级薪资）、面试官签字。

1.4录用通知书（函）

向拟录用候选人发出的正式书面通知。主要用途：明确告知候选人已被录用，并详细说明录用岗位、薪酬待遇、报到时间、报到地点及所需携带的材料等关键信息，具有一定的法律约束力。关键要素：候选人姓名、录用岗位、所属部门、入职日期、工作地点、薪酬构成（基本工资、绩效工资、奖金等）、试用期时长及试用期工资、社会保险及公积金缴纳说明、报到需携带材料清单（身份证、学历学位证书、离职证明等）、公司联系人及联系方式、公司盖章及日期。

1.5入职登记表

新员工入职时填写的基础性表格。主要用途：用于员工入职信息的最终确认与存档，补充应聘阶段未详尽的信息，为后续劳动合同签订、档案建立、社保办理等提供完整数据。关键要素：除应聘登记表已包含的部分核心信息外，还应包括更详细的通讯地址（用于邮寄文件）、社保及公积金相关信息（如社保账号、公积金账号，或需办理新增的相关信息）、银行卡信息（用于工资发放）、紧急联系人详细信息、入职体检情况、与原单位解除劳动关系证明声明等，并需员工本人签字确认信息真实有效。

二、在职员工信息管理类表格

员工入职后，其信息的动态维护与更新是人事日常管理的重要内容，此类表格旨在确保员工信息的准确性与完整性。

2.1员工信息卡/档案表

员工个人档案的核心载体。主要用途：全面、系统地记录员工从入职到离职的整个职业生涯周期中的关键信息，是员工个人情况的综合档案。关键要素：员工编号、基本信息（同入职登记表核心内容）、入职信息（入职日期、合同期限、岗位、部门、职级等）、家庭成员及社会关系、教育及培训经历、工作履历（内部调动、晋升记录）、薪酬变动记录、奖惩记录、年度考核记录、重要证件复印件粘贴处等。此表格信息需根据员工实际情况变化及时更新。

2.2员工信息变更申请表

员工个人信息发生变动时的申报工具。主要用途：规范员工信息变更流程，确保HR部门及时、准确地更新员工档案信息，避免因信息滞后导致管理失误。关键要素：员工姓名、员工编号、所属部门、变更事项（如联系方式、通讯地址、婚姻状况、学历学位、紧急联系人、银行卡信息、职称证书等）、变更前信息、变更后信息、变更日期、员工签字、HR部门审核意见及签字。

2.3劳动合同签订/续订/变更协议书

三、考勤与休假管理类表格

考勤与休假管理是保障企业正常工作秩序、维护员工休息休假权利的基础性工作，相关表格是记录与核算的直接依据。

3.1考勤记录表

记录员工日常出勤情况的原始凭证。主要用途：用于统计员工的出勤天数、迟到、早退、旷工、加班、请假等情况，是薪酬核算、绩效考核的重要依据。关键要素：员工姓名、部门、日期（月份）、星期、每日出勤情况（上班时间、下班时间