公司IT软件授权管理流程说明.docxVIP

公司IT软件授权管理流程说明

一、引言

在信息化时代，软件作为公司日常运营与业务开展的关键支撑工具，其授权的合规性、使用的高效性直接关系到公司的信息安全、运营成本及法律风险。为规范公司内部各类软件授权的获取、分配、使用、监控及终止等全生命周期管理，明确各相关部门及人员的职责，特制定本流程。本流程旨在确保公司软件资产得到有效利用，杜绝未经授权软件的使用，保障公司信息系统的稳定与安全。

二、适用范围

本流程适用于公司所有部门及员工在公司内部环境下使用的各类商业软件、开源软件及免费软件（注：免费软件如涉及商业用途限制或特定许可条款，亦需遵守本流程）。软件类型包括但不限于操作系统、办公套件、设计软件、开发工具、行业专用应用软件、数据库管理系统、安全软件等。

三、职责分工

1.IT部门：作为软件授权管理的归口管理部门，负责软件授权需求的技术评估、采购建议、供应商对接、授权信息登记与维护、软件部署与分发（如适用）、使用监控、合规性检查、授权更新与终止的技术支持，以及软件资产台账的建立与管理。

2.各业务部门：负责本部门软件需求的提出、初步合理性评估、软件的规范使用、授权的申请与归还，并配合IT部门进行软件使用情况的调查与统计。

3.采购部门：根据IT部门及业务部门确认的需求和审批意见，负责软件及授权的采购执行、合同管理及供应商关系维护。

4.财务部门：负责软件采购预算的审核、相关费用的支付与核算，并协助进行软件资产的价值管理。

5.法务部门（如适用）：负责对软件采购合同中的法律条款进行审核，提供软件许可协议相关的法律咨询，协助处理软件授权相关的法律纠纷。

四、管理流程

（一）需求提出与评估

1.需求发起：业务部门因工作需要使用特定软件时，由部门指定人员（通常为部门负责人或其授权人）填写《软件授权需求申请表》，详细说明所需软件的名称、版本、用途、建议的授权类型（如单用户、多用户、站点授权、并发授权等）、预计使用人数/设备数、期望使用期限等信息，并提交至IT部门。

2.需求评估：IT部门收到需求后，应在规定时间内进行评估。评估内容包括：

*必要性评估：该软件是否为业务开展所必需，是否存在现有软件或替代方案可满足需求。

*技术评估：软件的兼容性（与现有硬件、操作系统、其他软件的兼容性）、安全性、性能要求、对现有IT架构的影响等。

*合规性评估：软件的许可协议类型、是否符合公司信息安全政策及相关法律法规要求。

*成本效益初步评估：结合预估使用范围，对可能产生的采购及维护成本进行初步测算。

3.评估结果反馈：IT部门完成评估后，将评估意见反馈给业务部门。对于评估通过的需求，进入采购流程；对于未通过的需求，应向业务部门说明原因。

（二）采购与授权获取

1.采购申请：经评估通过的软件需求，由IT部门（或协同业务部门）根据公司采购管理规定，提交采购申请，并附上《软件授权需求申请表》及评估意见。

2.采购审批：采购申请按照公司财务审批权限逐级报批。

3.供应商选择与合同签订：采购部门根据审批通过的采购申请，进行供应商筛选、比价（如需），并与选定的供应商签订采购合同及软件许可协议。法务部门（如适用）对合同条款进行审核。

4.授权获取与验收：供应商按合同约定提供软件授权（如许可密钥、授权文件、安装介质等）。IT部门负责对收到的软件授权进行验收，核对授权类型、数量、有效期等关键信息是否与合同一致，并确保获取到必要的安装介质、文档及技术支持承诺。

（三）授权登记与分发

1.资产登记：IT部门在验收通过后，需立即将该软件授权信息录入公司《软件资产台账》。台账信息应至少包括：软件名称、版本、供应商、授权许可号/密钥、授权类型、授权数量、授权期限（起始与截止日期）、采购日期、采购金额、所属部门、使用状态等。

2.软件部署与授权分发：

*对于需要集中部署的软件，由IT部门负责在指定服务器或用户终端进行安装部署，并配置相应授权。

*对于个人桌面软件，可由IT部门统一分发安装程序及授权信息，或指导用户自行安装并提供授权。

*授权分发时，应记录授权的具体分配情况，明确至使用人或设备。

3.使用培训：必要时，IT部门或供应商应提供软件使用及注意事项的培训，确保用户了解软件的正确使用方法及授权范围。

（四）使用监控与合规检查

1.使用监控：IT部门应定期（如每季度或每半年）对软件授权的使用情况进行监控，包括授权的实际使用人数、设备数、使用频率等，确保不超出授权范围。可利用专业的软件资产管理工具或网络监控手段辅助进行。

2.合规性检查：IT部门联合相关部门，定期开展软件授权合规性检查。检查内容包括：

*是否存在未经授权安装和使用的商业软件（即盗版软件）。

*是否存