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汽车维修配件采购管理规范

引言

汽车维修配件的采购管理是保障维修服务质量、控制运营成本、提升客户满意度的关键环节。一套科学、严谨的采购管理规范，不仅能够确保所采购配件的品质与适用性，更能优化采购流程，提高资金使用效率，防范采购风险。本规范旨在为汽车维修企业（以下简称“企业”）提供一套系统性的指导框架，以期推动采购管理工作的规范化、精细化与高效化。

一、总则

1.1目的与依据

本规范旨在规范企业汽车维修配件（以下简称“配件”）的采购行为，明确各相关部门及人员的职责，确保采购配件的质量可靠、价格合理、供应及时，满足企业维修生产的需求，并符合国家相关法律法规及行业标准。

1.2适用范围

本规范适用于企业所有维修用配件的采购活动，包括但不限于发动机系统、底盘系统、车身系统、电气系统等各类原厂配件、品牌配件及合格的副厂配件。企业内所有涉及配件采购计划、审批、执行、验收、付款等环节的部门和人员，均须遵守本规范。

1.3基本原则

1.质量优先原则：确保采购的配件符合国家质量标准、行业标准及车辆维修技术要求，杜绝假冒伪劣产品。

2.性价比最优原则：在保证质量的前提下，通过充分市场调研和比价，力求以合理成本获取优质配件。

3.合规诚信原则：采购过程应遵循公开、公平、公正的原则，遵守法律法规，与供应商建立长期稳定的诚信合作关系。

4.效率与效益原则：优化采购流程，缩短采购周期，提高采购效率，降低采购总成本，提升企业整体运营效益。

5.按需采购原则：根据维修业务需求、库存状况科学制定采购计划，避免盲目采购导致积压或短缺。

二、组织机构与职责

2.1采购部门

采购部门是配件采购工作的归口管理部门，主要职责包括：

*贯彻执行本规范及企业相关采购管理制度。

*负责供应商的开发、评估、选择、管理及维护。

*组织实施配件的询价、比价、议价及采购合同的拟定与管理。

*负责采购订单的下达、跟踪，确保配件按时到货。

*协同相关部门进行配件的入库验收工作。

*负责采购资金的申请、支付协调及采购发票的管理。

*建立和维护采购台账及供应商档案。

*收集市场信息，分析价格趋势，为企业采购决策提供支持。

2.2维修技术部门/车间

维修技术部门或车间是配件需求的提出部门，主要职责包括：

*根据维修工单及车辆技术状况，准确、清晰地提报配件需求计划，注明配件名称、规格型号、数量、质量要求及建议品牌（如适用）。

*参与重要或特殊配件的技术参数确认及供应商技术能力评估。

*协助采购部门对到货物资进行技术性能验收。

*反馈配件在维修使用过程中的质量信息及改进建议。

2.3仓库管理部门

仓库管理部门负责配件的入库、存储与发放管理，主要职责包括：

*负责配件到货后的数量清点、外观检查及入库手续办理。

*协同采购、技术部门对配件进行质量验收。

*对验收合格的配件进行规范存储，确保账物相符。

*根据维修需求，按规定流程发放配件。

*定期进行库存盘点，及时向采购及相关部门反馈库存积压、短缺及呆滞情况。

2.4财务部门

财务部门负责采购资金的管理与监督，主要职责包括：

*负责采购预算的审核与控制。

*根据审批后的采购合同及验收凭证，办理货款支付手续。

*对采购成本进行核算与分析。

*监督采购资金的合规使用。

2.5企业管理或监察部门（如适用）

负责对采购全过程的合规性进行监督检查，处理采购过程中的投诉与违规行为。

三、采购流程管理

3.1需求提报与审批

1.维修车间或技术人员根据维修任务，填写《配件采购申请单》，经车间主管审核后，提交至采购部门。

2.对于常规性、低价值配件，可根据库存预警机制，由仓库或采购部门直接生成采购需求。

3.采购部门对需求的合理性、准确性进行复核，汇总后按审批权限报请相关领导审批。大额或重要配件采购需经更高层级审批。

3.2供应商选择与评估

1.采购部门应建立合格供应商名录。供应商的选择应综合考虑其资质信誉、产品质量、价格水平、供货能力、售后服务、技术支持及付款条件等因素。

2.对于重要供应商，应进行实地考察，核实其生产能力、质量控制体系及管理水平。

3.优先选择原厂授权供应商、品牌代理商或具有良好市场口碑的供应商。鼓励引入适度竞争机制，对同一配件需求，原则上应向多家合格供应商询价。

3.3询价、比价与议价

1.采购部门根据已审批的采购需求，向选定的合格供应商发出询价单，明确配件规格、数量、质量标准、交货期等要求。

2.收集至少三家（或根据企业规定）供应商的报价后，进行比价分析。比价不仅比较单价，还应考虑运费、付款条件、售后服务等综合成本。

3.对于价格差异较大或技术复杂