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建筑工程材料采购流程与制度汇编

一、总则

1.1目的与依据

为规范建筑工程材料采购行为，确保工程质量，控制工程造价，提高采购效率，降低采购风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本汇编。本汇编旨在为公司及所属项目的材料采购活动提供标准化、系统化的操作指引和制度保障。

1.2适用范围

本汇编适用于公司所有新建、扩建、改建等建筑工程项目的材料采购管理工作。凡参与公司工程项目材料采购的部门、人员及相关活动，均须遵守本汇编的规定。

1.3基本原则

材料采购工作应遵循以下基本原则：

*质量优先原则：确保采购的材料符合国家、行业及项目设计文件规定的质量标准。

*成本效益原则：在保证质量的前提下，通过比价、议价等方式，力求以最合理的价格采购到所需材料，追求最佳性价比。

*公开透明原则：采购过程应尽可能公开，引入竞争机制，确保采购行为的公正性和透明度，防止暗箱操作。

*合规合法原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，确保采购程序合法合规。

*效率与服务原则：优化采购流程，提高采购效率，保障项目施工进度对材料的需求，并注重供应商的服务质量。

二、采购流程

2.1需求计划与审批

*需求提出：工程项目部根据施工进度计划、设计图纸及相关技术规范，编制详细的《材料需求计划表》，明确材料名称、规格型号、数量、质量标准、预计进场时间、技术参数及其他特殊要求。此计划需经项目技术负责人审核，确保其准确性与必要性。

*计划汇总与平衡：物资管理部门（或采购部门，下同）对各项目部提交的需求计划进行汇总，结合公司现有库存情况进行平衡利库，形成公司层面的《材料采购总计划》。

*审批程序：《材料采购总计划》及超出一定金额或特殊类别的材料需求计划，须按公司规定的审批权限逐级上报审批。审批通过后方可启动采购程序。

2.2供应商寻源与评估

*供应商信息收集：物资管理部门应通过多种渠道（如行业协会、展会、网络平台、同行推荐、市场调研等）广泛收集潜在供应商信息，建立和维护《供应商信息库》。

*供应商资格预审：对拟合作的供应商，应进行资格预审，审查其营业执照、生产许可证、相关产品认证证书、质量保证体系认证、业绩证明、财务状况及信誉等资料，确保其具备合法经营资格和履约能力。

*供应商实地考察与评估：对于重要材料或长期合作的供应商，物资管理部门应组织相关部门（如技术、质量、财务）进行实地考察，重点评估其生产能力、技术水平、质量控制、生产环境、管理水平及售后服务能力。

*合格供应商名录：根据资格预审和实地考察结果，对供应商进行综合评价，建立《合格供应商名录》。采购活动原则上应从合格供应商名录中选择。

2.3采购方式的确定

根据采购材料的特性、金额大小、市场竞争程度及公司相关规定，选择适宜的采购方式，主要包括但不限于：

*公开招标：适用于采购金额较大、市场竞争充分的主要材料。应严格按照国家及公司招标管理规定执行，确保过程公开、公平、公正。

*邀请招标：适用于采购金额较大，但符合条件的潜在供应商数量有限的情况。邀请对象应不少于三家合格供应商。

*询价采购：适用于采购金额较小、技术规格相对简单、市场价格透明的材料。向不少于三家合格供应商发出询价单，获取报价并进行比较。

*竞争性谈判/单一来源采购：适用于特殊情况，如只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况、招标未能成立等。此类采购方式的采用需履行严格的审批手续。

2.4合同签订与管理

*合同起草与评审：采购方式确定并选定中标（成交）供应商后，由物资管理部门根据采购结果及相关法律法规起草采购合同。合同内容应包括：材料名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、运输方式、包装要求、验收标准与方法、付款方式、违约责任、争议解决方式及双方约定的其他条款。合同文本须经过法务部门（或指定法律顾问）及相关业务部门进行评审。

*合同签订：评审通过的合同，由双方授权代表正式签署，并加盖单位公章或合同专用章。合同签订后应及时分发至相关部门。

*合同履行跟踪：物资管理部门负责对合同的履行情况进行跟踪管理，确保供应商按合同约定提供产品和服务。

2.5采购资金支付

*付款申请：根据采购合同约定的付款条件，物资管理部门（或项目部）在收到符合要求的发票、送货单、验收合格证明等凭证后，编制《付款申请单》。

*审批与支付：财务部门对《付款申请单》及所附凭证的合规性、完整性进行审核，按公司资金支付审批流程逐级报批后办理付款手续。严格控制预付款比例，原则上不支付或少支付预付款，确需支付的应提供相应担保。

2.6订单下达与执行

合同签订后，物资管理部门根据项目进度和《材料需求计划表》，向供应商下达正式的《采