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化工企业电子邮件系统管理操作规程

第一章总则

1.1目的与依据

为保障本企业电子邮件系统（以下简称“邮件系统”）的安全、稳定、高效运行，规范邮件处理行为，保护企业信息资产，确保业务沟通的顺畅与信息安全，防范各类风险，依据国家相关法律法规及公司内部信息安全管理规定，特制定本规程。

1.2适用范围

本规程适用于公司所有员工（包括正式、合同制、临时及实习人员）在使用公司提供的电子邮件账户及相关服务时的各项活动，以及负责邮件系统管理与维护的信息技术部门（或相关职能部门，以下统称“IT部门”）的日常工作。公司所有以企业域名为后缀的电子邮件账户的申请、使用、管理、注销等均须遵循本规程。

1.3基本原则

邮件系统管理与使用应遵循“统一管理、分级负责、安全第一、规范使用、高效便捷”的原则。所有用户及管理员均有责任维护邮件系统的安全与畅通，共同营造健康的网络通讯环境。

第二章组织与职责

2.1管理部门

公司IT部门是邮件系统的归口管理部门，负责邮件系统的规划、建设、部署、日常运维、技术支持、安全防护及本规程的组织实施与监督检查。

2.2管理员职责

IT部门指定的系统管理员（或运维团队）具体承担以下职责：

1.负责邮件系统服务器及相关软硬件的配置、监控、维护和故障排除，确保系统持续稳定运行。

2.负责邮件账户的创建、开通、变更、冻结及注销等管理工作。

3.负责制定并实施邮件系统的备份策略，确保邮件数据的安全与可恢复性。

4.负责邮件系统的安全防护，包括病毒查杀、垃圾邮件过滤、入侵防范等。

5.负责邮件系统日志的收集、审计与分析，及时发现并处置异常情况。

6.提供邮件系统使用咨询与技术支持，协助用户解决使用中遇到的问题。

7.定期对邮件系统进行性能评估与优化。

2.3用户职责

公司所有邮件系统用户应履行以下职责：

1.严格遵守本规程及公司其他相关信息安全管理规定，规范使用邮件账户。

2.妥善保管个人邮箱账户信息，对个人邮箱的使用行为负责。

3.积极参加公司组织的邮件系统安全使用培训，提高信息安全意识。

4.发现邮件系统异常或安全隐患时，应立即向IT部门报告。

第三章系统账户管理

3.1账户开立

1.新入职员工需使用公司邮箱的，应由所在部门统一向IT部门提交账户开立申请，注明申请人姓名、部门、职位、所需邮箱地址（如适用）及联系方式等信息，并经相关负责人审批。

2.IT部门在收到有效申请后，应在规定工作日内完成账户创建及初始密码设置，并通知用户。初始密码应通过安全方式告知用户。

3.2账户变更与注销

1.当用户发生部门调动、职位变动等情况，需变更邮箱账户相关信息时，应由所在部门提交账户变更申请，经审批后，IT部门予以处理。

2.员工离职、调离或不再需要使用公司邮箱时，所在部门应及时通知IT部门办理账户注销或冻结手续。IT部门在接到通知后，应在规定时间内完成操作，并对用户邮箱内的重要数据进行妥善处理（如备份后移交指定人员）。

3.对于长期（如连续超过规定期限）未使用的邮箱账户，IT部门有权进行冻结处理，并通知用户；冻结后仍未激活的，可按规定流程予以注销。

3.3密码管理

1.用户邮箱密码应符合公司规定的复杂度要求，例如包含大小写字母、数字及特殊符号，长度不低于规定位数。

2.用户应定期更换邮箱密码，建议更换周期不超过规定月份。

3.严禁将个人邮箱密码告知他人或转借、共用邮箱账户。

4.用户遗忘密码时，应向IT部门提交密码重置申请，经身份核实后，由IT部门协助重置。

第四章邮件收发与使用规范

4.1邮件发送

1.用户发送邮件时，应仔细核对收件人地址，确保准确无误。涉及重要或敏感信息的邮件，应确认收件人的身份和权限。

2.邮件主题应简明扼要，准确反映邮件内容。

3.邮件内容应清晰、准确、专业，符合公司商务礼仪。对于正式业务沟通，应使用规范的书面语言。

4.发送包含公司商业秘密、技术秘密或其他敏感信息的邮件时，应严格遵守公司必威体育官网网址规定，必要时应采取加密等安全措施，避免信息泄露。原则上，涉及核心工艺参数、配方、未公开重大经营决策等高度敏感信息不应通过普通电子邮件传递。

5.严禁利用公司邮箱发送、转发、存储下列信息：

a)违反国家法律法规及公司规章制度的内容；

b)涉及国家秘密、公司商业秘密、技术秘密及其他未授权公开的敏感信息；

c)造谣、诽谤、侮辱他人或侵犯他人合法权益的内容；

d)反动、淫秽、暴力、赌博等不良信息；

e)与工作无关的广告、推销信息；

g)其他危害公司信息安全或声誉的内容。

6.发送大容量附件时，应考虑接收方的接收能力及网络状况。对于超大附件，建议采用企业内部文件共享或专用传输工具，而非普通邮件附件。附件应