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公文文件签收流程及责任说明

一、总则

公文文件的规范签收是确保政令畅通、工作有序开展的重要基础环节，直接关系到文件信息的及时传递、妥善处理和责任追溯。为进一步加强公文管理，明确签收各环节职责，杜绝文件积压、延误、遗失等现象，特制定本流程及责任说明。本规定适用于单位内部所有公文、函件、电报及其他具有法定效力或重要参考价值的文件材料的签收工作。

二、公文文件签收流程

（一）文件送达与接收核对

1.送达方式确认：外部送达文件一般通过机要交换、专人递送、挂号信或指定的电子公文交换系统等方式。内部流转文件则通过单位内部文件交换渠道进行。接收人员应首先确认文件的送达方式是否符合规定。

2.外观检查：接收人员在接收文件时，需仔细检查文件封装是否完好无损，有无拆封、破损、水渍、污损等情况。如发现异常，应立即向送达方提出，并在可能情况下，共同核实情况并做好记录。

3.信息核对：

*外部文件：需核对信封或文件袋上注明的收文单位全称、部门是否为本单位/本部门，收件人（或指定接收部门）信息是否清晰准确。

*内部文件：需核对发文部门、接收部门信息。

*对于有明确编号、份数的文件，应核对其编号及份数是否与送达记录（如有）一致。

（二）文件登记与初步处理

1.签收登记：

*纸质文件：接收人员应在送达回执（如机要文件回执单、挂号信回执等）上清晰、规范地签署接收人姓名及准确的接收日期、时间。对于无需回执的文件，应在本单位的《收文登记簿》或相应的电子登记系统中进行登记。

*电子公文：通过电子公文交换系统接收的文件，接收人员应在系统内进行确认接收操作，系统自动记录接收时间及接收人信息。

*登记信息应至少包括：来文单位、文号（或电子编号）、文件标题、份数、页数、接收日期、接收时间、接收人、备注（如文件状态、特殊情况说明）等。

2.分类与标识：根据文件的紧急程度（特急、加急、平件）、秘密等级（绝密、机密、秘密、内部）以及内容性质，对文件进行初步分类，并可根据需要加盖“收文”戳记或使用颜色标识进行区分，以便后续处理。

（三）文件分发与传递

1.拟办与分办：接收登记完毕后，由单位指定的公文处理人员（通常为办公室或综合部门人员）根据文件内容和单位内部分工，提出拟办意见，明确文件的承办部门或承办人。

2.传递交接：

*将文件及相关处理单（如有）及时、准确地传递给拟办意见中指定的承办部门或承办人。

*传递过程中，应履行严格的交接手续，由接收方在《文件传阅/传递登记簿》上签字确认，记录接收人、接收时间，确保文件去向可查。

*对于涉密文件、急件，应按照相关规定通过机要渠道或专人专车传递，确保安全、及时。

*电子公文通过系统直接分发至相关承办人账户，并可辅以短信、邮件等方式提醒。

（四）接收确认与回执反馈

1.最终签收：承办部门或承办人在收到文件后，应对文件的完整性、准确性进行再次核对，确认无误后，在相关记录上（如文件处理单、传阅单）签署姓名和接收日期，完成最终签收。

2.回执处理：对于需要向发文单位反馈签收情况的文件（如来文要求回执），应由负责登记的部门在完成内部签收后，及时按照规定格式和方式向发文单位反馈签收回执。

三、公文文件签收各环节责任说明

（一）接收核对环节责任

1.接收人员责任：

*对送达文件的外观完好性、接收信息的准确性进行严格核对。因核对不仔细，导致错收、漏收文件，或未能及时发现文件封装异常，造成后续问题的，由接收人员承担直接责任。

*对于发现的文件封装破损、信息不符等情况，未及时向送达方提出并记录，导致责任不清的，由接收人员承担相应责任。

（二）登记环节责任

1.登记人员责任：

*对接收的文件进行及时、准确、完整的登记。因登记不及时导致文件延误处理，或因登记信息错误、遗漏导致文件查找困难、责任无法追溯的，由登记人员承担直接责任。

*确保登记系统或登记簿的规范使用和妥善保管，防止登记信息泄露或丢失。

（三）分发传递环节责任

1.分办与传递人员责任：

*根据文件内容和规定，准确、及时地提出拟办意见并进行分发。因拟办意见错误或分发对象错误导致文件送错部门，或因分发不及时导致文件延误的，由分办与传递人员承担直接责任。

*确保文件在传递过程中的安全，防止文件丢失、损毁或泄密。涉密文件必须按必威体育官网网址规定传递。因传递不当造成文件丢失、泄密等严重后果的，将追究相关人员的责任。

*严格履行文件交接手续，确保每一份文件的传递都有迹可循。

（四）承办接收环节责任

1.承办部门/承办人责任：

*在收到文件后，应及时核对并签署接收。对于接收的文件，承办部门及承办人即为文件保管和处理的第一责任人。

*对文件内容负有必威体育官网网址义务，严禁私自