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档案管理与标识系统标准操作流程

一、总则

1.1目的

为规范档案的收集、整理、标识、保管、利用和处置等环节，确保档案的真实性、完整性、可用性和安全性，提高档案管理工作的效率与质量，特制定本标准操作流程。

1.2适用范围

本流程适用于本单位及所属各部门各类档案（包括纸质档案、电子档案及其他特殊载体档案）的管理与标识工作。

1.3术语定义

档案：指本单位在各项工作活动中直接形成的，对国家、社会和单位具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案标识：指为便于档案的识别、检索和管理，对档案实体及其存储载体赋予特定的符号、代码、文字或图形信息的过程。

全宗：指一个独立的机关、团体或其他组织（或个人）在社会活动中形成的全部档案的总和。

二、档案收集与鉴定

2.1档案收集

各部门应指定专人负责本部门形成档案的初步收集工作，确保应归档的文件材料齐全、完整。收集范围与时限应遵循相关规定，定期向档案管理部门移交。移交时需填写《档案移交清单》，双方核对无误后签字确认。

2.2档案鉴定

档案管理部门会同相关业务部门对收集的文件材料进行价值鉴定，确定其是否具有归档价值。对具有归档价值的文件材料，明确其保管期限（永久、长期、短期）；对不具有归档价值的，按规定进行暂存或销毁处理，并做好记录。

三、档案整理与编目

3.1分类

依据国家或行业相关档案分类标准，并结合本单位实际情况，确定档案分类体系。通常采用年度、组织机构、问题等复合分类法，确保分类逻辑清晰、层次分明。

3.2排序

在同一类目下，按照文件材料形成的时间顺序或事由关联顺序进行排列，保持文件之间的有机联系。

3.3编目

卷内文件目录：对组成案卷的每份文件进行编号、填写文件名、形成时间、页号等信息。

案卷目录：以案卷为单位，填写案卷号、案卷题名、起止时间、保管期限、卷内文件份数、页数等信息，形成系统的检索工具。

四、档案标识系统

4.1标识原则

档案标识应遵循唯一性、规范性、清晰性、耐久性和可追溯性原则。

4.2档案实体标识

案卷级标识：

案卷封面：应包含全宗名称、类目名称、案卷题名、年度、保管期限、案卷号、形成单位等要素。

卷内文件首页：可加盖归档章，注明全宗号、年度、保管期限、件号、页数等。

脊背标识：对于盒装案卷，脊背应标明全宗号、案卷号、年度、保管期限等关键信息，便于库房排架查找。

文件级标识：

对单份文件，可在文件右上角或左上角加盖档号章，包含全宗号、年度、保管期限、件号等。

电子文件的标识应与其元数据相关联，确保电子档案的唯一性和可识别性。

4.3存储载体标识

档案盒/柜/架标识：档案盒应使用符合耐久性要求的材料制作，盒面及脊背按规定格式印刷或填写标识信息。档案柜、架应张贴明显的区域标识、柜号、架号标签。

电子存储介质标识：如光盘、移动硬盘等，应在其外壳或标签上注明介质编号、存储内容主题、形成年度、保管期限、责任人等信息，并妥善保管。

4.4标识材料与方法

应选用耐久性好、不易褪色、不易脱落的材料，如专用档案墨水、印泥、标签纸等。

手写标识应字迹工整、清晰；机打标识应确保打印质量。重要标识可采用盖章与手写结合的方式。

五、档案保管

5.1库房要求

档案库房应具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防高温、防光、防尘等“八防”措施。保持适宜的温湿度（温度一般控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%）。

5.2排架方法

可采用年度-组织机构-保管期限或年度-问题-保管期限等排架方法，排架应科学有序，并绘制库房档案存放示意图。

5.3日常管理

定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。严格执行库房出入库登记制度。

六、档案利用

6.1利用手续

单位内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经相关负责人批准后，方可查阅。

外部单位或个人查阅档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经档案管理部门负责人批准。

查阅涉密档案，须严格遵守必威体育官网网址规定，履行相应审批手续。

6.2利用要求

查阅档案时，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经批准，不得擅自复制、拍摄、摘录。档案一般不得带出阅档室，确需带出的，须经单位分管领导批准，并限期归还。

6.3利用登记

对档案的查阅、复制、借出、归还等情况进行详细登记，包括利用人、利用目的、利用档案的档号、内容、利用时间、归还时间等。

七、档案处置

7.1档案移交

对于需要向档案馆或其他单位移交的档案，应按照规定的范围、时间和要求，办理移交手续，填写《档案移交清册》，双方签字盖章，确保交接清楚。

7.2档案销毁

对于已超过保管期限且经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。

由档案管理部门提出销毁意见，报单位领导审批后，会同相关业务部门组成销毁小组进行监销。