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企业采购管理流程及标准手册

一、目的与原则

本手册旨在规范企业采购行为，优化采购流程，确保采购活动的合规性、经济性与效率性，保障企业生产经营活动的持续稳定运行，同时有效控制成本，降低采购风险，提升整体供应链管理水平。

企业采购管理应遵循以下基本原则：

1.合规性原则：所有采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业规范及公司内部规章制度，确保采购过程及结果合法合规。

2.公开、公平、公正原则：采购过程应尽可能透明，对所有符合条件的供应商一视同仁，确保竞争的公平性，采购决策基于客观标准。

3.性价比最优原则：在满足质量、交期等核心需求的前提下，追求采购成本与综合效益的最佳平衡，并非单纯追求最低价格。

4.集中采购原则：在条件允许的情况下，推行集中采购模式，以发挥规模效应，提高议价能力，降低采购成本，便于统一管理。

5.廉洁自律原则：采购人员及相关参与人员必须恪守职业道德，廉洁奉公，严禁利用职务之便谋取私利，杜绝任何形式的利益输送。

6.需求导向原则：采购活动应紧密围绕企业生产经营的实际需求展开，确保采购物资或服务的适用性。

二、组织与职责

明确的组织架构和清晰的职责划分是高效执行采购管理流程的基础。

1.需求部门：

*根据生产、经营、项目建设等实际需要，提出明确、合理的采购需求。

*负责提供采购物资或服务的技术规格、质量标准等详细信息。

*参与供应商的评估、样品确认（如需）及采购物资/服务的最终验收。

*对提报需求的准确性和及时性负责。

2.采购部门：

*作为企业采购管理的归口部门，负责采购制度的制定、修订与执行监督。

*接收、审核需求部门提交的采购需求，汇总编制采购计划。

*负责供应商的寻源、开发、评估、管理与维护。

*根据采购需求特性和金额，选择适宜的采购方式并组织实施（如招标、询价、谈判等）。

*负责采购合同的洽谈、起草、评审与管理。

*跟踪采购订单的执行情况，协调解决交货过程中的问题。

*参与或组织采购物资/服务的验收工作，协助处理不合格品。

*负责采购相关档案的整理、归档与保管。

3.财务部门：

*负责采购预算的审核与控制。

*参与采购合同的财务条款评审。

*根据审批后的采购合同、验收凭证等，办理货款支付手续。

*负责采购成本的核算与分析。

4.法务部门（或相应职能人员）：

*负责对采购合同的合法性、合规性进行审核。

*提供必要的法律支持，协助处理采购活动中出现的法律纠纷。

5.技术/质量部门（如适用）：

*参与采购需求中技术规格、质量标准的审核与确认。

*参与供应商的技术能力评估。

*负责或参与采购物资/服务的技术评审和质量检验。

6.审计/监察部门：

*负责对采购活动的合规性、内部控制的有效性进行监督与审计。

*受理采购活动中的投诉与举报，并进行调查处理。

三、采购管理流程

3.1采购需求提报与审批

1.需求提报：需求部门根据实际业务需要，填写统一的《采购需求申请表》，明确以下内容：

*采购物资/服务的名称、规格型号、技术参数、质量标准。

*数量、预估单价、预估总金额。

*需求日期（期望到货/完成日期）。

*用途及必要性说明。

*其他特殊要求（如包装、运输、售后服务等）。

申请需附相关技术文件、图纸、预算依据等支撑材料。

3.2采购计划制定

采购部门汇总各需求部门经审批的采购需求，结合库存状况（如适用）、市场供应情况、资金预算及公司整体经营计划，编制《采购计划》。采购计划应明确采购项目、优先级、采购方式建议、预计采购周期、负责人员等。采购计划需按规定程序审批后执行。

3.3供应商寻源与评估

1.供应商寻源：采购部门根据采购需求的特性，通过多种渠道寻找潜在供应商，如行业目录、专业展会、网络平台、同行推荐、现有供应商库等。对于重要或大额采购，应确保有足够数量的潜在供应商参与竞争。

2.供应商初步筛选：根据供应商的基本资质（如营业执照、相关生产/经营许可证、质量管理体系认证等）、生产能力、供货经验、财务状况、商业信誉等进行初步筛选，剔除明显不符合要求的供应商。

3.供应商评估：对通过初步筛选的供应商，采购部门可组织相关部门（如需求部门、技术/质量部门）成立评估小组，进行深入评估。评估内容可包括：

*资质文件的真实性与有效性。

*生产设备、技术工艺、质量控制体系。

*供货能力与及时性。

*产品质量或服务水平（可通过样品测试、实地考察、历史业绩、用户反馈等方式）。

*价格竞争力。

*付款条件与财务稳定性。

*售后服务能力。

*社会责任与可持续发展表现