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公司文档管理与存档制度范本
第一章总则
第一条目的与依据
为规范公司文档的、流转、归档及销毁全流程管理，保证文档的完整性、安全性及可追溯性，提高工作效率，防范法律风险，依据《中华人民共和国档案法》及公司内部管理要求，制定本制度。
第二条适用范围
本制度适用于公司各部门、全体员工在工作过程中产生或涉及的管理类、业务类、技术类等各类纸质及电子文档，包括但不限于制度文件、合同、会议纪要、项目资料、财务凭证、人事档案等。
第三条职责分工
行政部：负责制度的制定、修订与监督执行；统筹公司档案室管理，指导各部门文档分类、归档及保管。
各部门负责人：督促本部门员工按规定流程处理文档，保证文档内容真实、准确；指定专人负责本部门文档的日常管理。
全体员工：严格按照制度要求、流转、存储文档，对所经手文档的必威体育官网网址性及完整性负责。
第二章文档分类与编号规则
第四条文档分类
根据内容与性质，文档分为以下大类（各部门可根据实际需求细化子类）：
管理类：公司章程、管理制度、工作流程、会议纪要、内部通知等；
业务类：客户资料、合同协议、招投标文件、项目方案、市场调研报告等；
财务类：财务报表、审计报告、发票、付款凭证、预算文件等；
人事类：员工劳动合同、入职离职手续、绩效考核、培训记录等；
技术类：研发文档、图纸、技术标准、专利文件、设备资料等；
其他类：无法归入上述类别的特殊文档。
第五条文档编号规则
文档采用“部门代码-文档大类代码-年份-流水号”格式，示例：
行政部2024年第3份管理制度：XZ-ZD-2024-003
销售部2024年第15份合同：XS-HT-2024-015
（部门代码、大类代码由行政部统一制定并发布）
第三章文档全流程管理规范
第六条文档的创建与审批
创建要求：文档内容需符合法律法规及公司规定，表述清晰、数据准确，附件齐全；涉及重大事项或跨部门协作的文档，需经相关部门负责人会签。
审批流程：
普通文档：由部门负责人审核后生效；
重要文档（如合同、制度类）：需提交分管副总经理及总经理审批；
涉密文档：需经总经理办公会专项审批。
第七条文档的分类与存储
纸质文档：
使用公司统一规范的档案盒，标签注明“编号-名称-日期-密级”；
按分类顺序整齐存放于档案柜，采取防潮、防火、防虫、防盗措施。
电子文档：
存储于公司指定服务器或云盘，严禁存储于个人电脑或外部设备；
文件名需包含编号及名称，定期备份（每日增量备份+每周全量备份）；
涉密电子文档需加密存储，访问权限由行政部统一管理。
第八条文档的归档与移交
归档范围：已处理完毕的具有保存价值的文档（含审批稿、最终稿、相关附件），均需在完成后3个工作日内归档。
移交流程：
部门归档：部门文档管理员整理本部门文档，填写《文档归档登记表》（见附件1），连同文档移交至档案室；
档案室接收：档案管理员核对文档数量、编号及完整性，双方签字确认后，档案室统一登记入库。
第九条文档的借阅与使用
借阅权限：
普通文档：员工因工作需要可申请借阅，需经部门负责人审批；
涉密文档：需经部门负责人及分管副总经理审批，借阅期限不超过3个工作日。
借阅流程：
填写《文档借阅申请表》（见附件2），注明借阅人、用途、归还日期；
档案室核对无误后，办理借阅手续；借阅人需在规定时间内归还，保持文档完好。
禁止行为：严禁涂改、抽取、撤换、复制、外传涉密文档；借阅文档不得转借、复制（经批准除外）。
第十条文档的保管期限与销毁
保管期限：根据文档价值分为永久、长期（10年以上）、短期（3-10年）三类，具体期限参照《公司档案保管期限表》（见附件3）执行。
销毁流程：
保管期限届满的文档，由档案室编制《文档销毁清单》，经行政部及分管副总经理审核；
销毁时需由2人以上共同监销，保证信息无法恢复，监销人签字确认后留存记录。
第四章归档表格模板
附件1：文档归档登记表
归档日期
文档编号
文档名称
类别
密级
页数
归档人
接收人
备注
附件2：文档借阅申请表
申请日期
借阅人
部门
文档编号
文档名称
借阅用途
归还日期
部门负责人审批
档案室审批
附件3：公司档案保管期限表（部分示例）
文档类别
具体内容
保管期限
备注
管理类-制度文件
公司章程、核心管理制度
永久
管理类-会议纪要
总经理办公会、年度工作会议纪要
长期(30年)
业务类-合同
重大业务合同、战略合作协议
长期(15年)
含履行完毕后10年
人事类-劳动合同
员工劳动合同
长期(10年)
员工离职后续存10年
财务类-凭证
会计凭证、账簿
长期(30年)
第五章监督与责任
第十一条培训与宣贯
行政部每年至少组织1次文档管理培训，保证员工熟悉制度内容及操作流程；新员工入职时，由部门负责人进行制度交底。
第十二条监督检查
行政部每季度对各部门文
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