行政公文撰写与审批标准流程.docVIP

行政公文撰写与审批标准流程工具模板

一、适用范围与典型应用场景

本标准流程适用于企业、事业单位、社会团体等各类组织内部行政公文的规范化撰写与审批管理，涵盖通知、报告、请示、函、纪要等常用公文类型。典型应用场景包括但不限于：

上级单位对下级单位的工作部署、政策传达；

下级单位向上级单位的请示、汇报工作；

平级单位或不相隶属单位之间的商洽、询问与答复；

组织内部重要事项的决策传达、会议记录与信息共享。

二、标准操作流程详解

（一）需求发起与公文起草

责任主体：业务部门经办人或指定撰写人

操作要点：

明确发文目的：根据实际需求（如部署工作、请求指示、汇报进展等），确定公文类型、核心内容及预期达成的效果。

收集基础素材：整理相关政策依据、数据支撑、背景资料等，保证内容真实、准确、完整。

规范撰写格式：

一般由“发文机关+事由+文种”组成（如“公司关于开展2024年度员工培训的通知”），简洁明了，不超过25字；

主送机关：顶格书写，指公文的主要受理机关，多个机关用顿号“、”分隔；

开头说明发文依据或目的，主体阐述具体事项（条理清晰，分点列项），结尾提出执行要求或请示事项；

附件：如有附件，注明附件名称及件数（如“附件：1.2024年度培训计划表”）；

发文机关：使用机关全称或规范化简称；

成文日期：用阿拉伯数字标注（如“2024年5月20日”）。

内部初审：起草完成后，交由部门负责人初审，重点检查内容是否符合业务需求、数据是否准确、格式是否规范。

（二）跨部门会签（如需）

责任主体：涉及业务的主管部门

适用情形：公文内容涉及多个部门职责（如人事、财务、法务等），需相关部门会签确认。

操作要点：

确定会签部门清单，通过OA系统或纸质件依次送签；

各部门会签人需在1个工作日内反馈意见，重点审核公文内容与本部门职责的关联性、数据一致性；

如有分歧，由牵头部门组织协调，达成一致后方可进入下一环节；若无法达成一致，需上报分管领导裁定。

（三）综合管理部门审核

责任主体：行政部/办公室文秘人员

审核重点：

合规性：是否符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度；

规范性：格式是否符合公文标准（字体、字号、行距、页码等），文种使用是否准确（如“请示”不得抄送下级机关）；

逻辑性：内容是否条理清晰、表述严谨，有无歧义或矛盾；

文字质量：有无错别字、标点符号错误、语病等。

输出成果：审核通过后，在公文稿上标注“审核通过”意见；需修改的，明确修改要点并退回起草人。

（四）领导签发

责任主体：根据公文确定签发人（一般由分管领导或主要负责人签发）

签发权限：

日常事务性公文（如通知、会议纪要）：由分管领导签发；

重大事项公文（如请示、报告、制度类文件）：由主要负责人签发。

操作要点：

签发人需认真审核公文内容，确认无误后签署“同意印发”“修改后印发”或“不同意印发”的明确意见，并署名、签批日期；

“修改后印发”的，需由起草人按意见修改后，重新提交审核。

（五）用印与登记

责任主体：综合管理部门印章管理员

操作要点：

核对签发稿与公文内容是否一致，确认无误后加盖发文机关印章（骑年盖月，印章清晰）；

在《公文用印登记表》中详细记录公文文号、标题、用印日期、份数、经办人等信息，保证可追溯。

（六）分发与传阅

责任主体：综合管理部门文秘人员

操作要点：

根据主送机关、抄送机关清单，通过纸质件盖章分发或OA系统电子分发；

涉密公文需通过涉密渠道传递，并履行签收手续；

传阅件需明确传阅范围和时限，传阅人签署姓名及日期，不得随意抽取、留存。

（七）归档管理

责任主体：综合管理部门档案管理员

操作要点：

公文印发后1个月内，收集定稿、签发单、会签单、正本及电子版，整理归档；

按照“年度-文种-发文机关”分类编号，装入档案盒，标注档案名称、年度、卷号；

电子档案备份至服务器，定期检查存储状态，保证信息安全。

三、公文模板要素说明

（一）通用公文模板（以“通知”为例）

要素

填写要求

文号

由发文机关代字+年份+序号组成，如“行〔2024〕5号”（年份用六角括号“〔〕”）

标题

发文机关+事由+文种，居中书写，二号小标宋简体

主送机关

顶格书写，全称或规范化简称，后加冒号，如“各部门、各子公司：”

三号仿宋GB2312，首行缩进2字符，行距28磅；分条列项时，用“一、”“（一）”“1.”“（1）”

附件

另起一行空两格写“附件：”，后加冒号，注明附件名称及件数，如“附件：1.会议议程”

发文机关

成文日期上方，右对齐，三号仿宋GB2312，加盖印章后压盖发文机关和成文日期

成文日期

阿拉伯数字，如“2024年5月20日”，右对齐，三号仿宋GB2312

抄送机关

如需抄送，标注于成文日期下方，左空两格写“抄送：”，后加冒号，机关间用逗号分隔

（二）公文审批流转单模板

公文标题

文