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企业文案格式规范与审批模板

一、为什么要制定本规范

企业文案是传递信息、塑造形象、推动业务的重要载体，格式混乱或审批缺失可能导致信息传递偏差、品牌形象受损，甚至引发合规风险。为统一文案表达标准、规范审批流程、提升工作效率，特制定本模板，适用于需正式发布或存档的企业各类文案，保证文案内容准确、格式统一、责任可追溯。

二、哪些文案需要遵循本规范

本规范适用于企业内部及外部发布的各类正式文案，包括但不限于：

对外宣传类：产品介绍、品牌推广文案、活动宣传海报/推文、新闻稿、合作函件；

内部管理类：通知公告、管理制度、工作流程、会议纪要、培训材料；

业务支撑类：方案策划（营销/活动/项目）、合同附件、投标文件中的文字部分、客户沟通函；

其他类：需存档的请示报告、总结汇报、对外公开的社交媒体内容等。

注：紧急通知（如临时会议调整）可简化审批流程，但需在发布后24小时内补录审批记录。

三、文案格式规范与审批全流程

（一）文案格式规范：统一表达，专业呈现

为保障文案视觉一致性与阅读体验，需严格遵循以下格式要求：

1.标题

结构：关于[核心事项]的[文案类型]（如“关于2024年产品发布会宣传文案的通知”）；

字体：宋体/微软雅黑，加粗，二号；

居中：标题上下各空一行，左右居中对齐；

特殊情况：若标题过长，可分两行显示，第一行长度不超过第二行的80%。

2.

字体：宋体/微软雅黑，小四；

行距：1.5倍行距，段前段后各空0.5行；

层级：一级标题用“一、”“二、”（黑体，小三），二级标题用“（一）”“（二）”（楷体，四号），三级标题用“1.”“2.”（宋体，小四），段落首行缩进2字符；

数字：日期、金额等统一用阿拉伯数字（如“2024年5月20日”“￥1,000.00”），避免“二〇二四年”等表述；

标点：使用全角标点（如“，。”“！”），英文/数字后接中文标点时需空半格。

3.附件

若文案含附件（如图表、数据支撑材料），需在末尾标注：“附件：1.[附件名称]；2.[附件名称]”；

附件标题格式：“附件1：[附件名称]”（宋体，四号，加粗），内容格式与一致。

4.落款

结构：[发文部门]+[日期]（如“市场部2024年5月20日”）；

位置：右对齐，与空一行，部门名称用“[全称]”（如“人力资源部”而非“人力部”），日期格式为“YYYY年MM月DD日”。

（二）审批流程：分级负责，风险可控

文案审批需按“起草-审核-审批-发布”流程执行，保证内容合规、权责清晰：

步骤1：起草人拟稿

责任人：文案内容直接负责人（如市场专员、部门文员）；

动作：按上述格式规范撰写文案，保证内容真实、逻辑清晰，无错别字或语病；

输出：《企业文案审批表》（见模板1）+文案电子版（命名规则：“[部门]-[文案类型]-[日期]”，如“市场部-产品宣传）。

步骤2：部门负责人审核

责任人：起草人所在部门负责人（如市场部经理）；

审核重点：

内容是否符合部门业务需求；

数据、案例是否准确（如销售额、活动时间）；

格式是否符合本规范要求；

动作：在《企业文案审批表》“部门审核意见”栏签署“同意”并注明姓名/日期，或提出修改意见（需明确修改点，退回起草人调整）。

步骤3：法务/合规审核（涉及对外发布或法律风险文案）

责任人：企业法务专员或合规负责人；

审核范围：对外宣传文案、合同附件、含有承诺性表述的文案；

审核重点：

是否存在法律风险（如侵权、虚假宣传）；

用词是否严谨（如“最”“第一”等极限词需规避）；

动作：在“法务审核意见”栏签署“合规”“需修改”（注明修改条款）或“不合规”（说明原因，终止审批流程）。

步骤4：分管领导审批

责任人：根据文案重要性确定（如一般文案由部门分管副总审批，重大战略文案由总经理审批）；

审批重点：

是否符合企业战略或品牌调性；

资源投入是否合理（如活动预算、推广渠道）；

动作：在“分管领导审批意见”栏签署“同意”并姓名/日期，或否决并说明理由。

步骤5：发布与归档

发布：审批通过后，由指定岗位（如行政部、市场部）按既定渠道发布（如内部OA、官网、社交媒体），发布前需再次核对内容与审批版本一致；

归档：发布后3个工作日内，将《企业文案审批表》纸质版（需所有责任人签字）及电子版提交至行政部档案室统一存档，保存期限不少于3年。

四、审批流程与格式模板参考

模板1：企业文案审批表

文案名称

《关于2024年夏季新品推广的宣传文案》

文案类型

□对外宣传□内部管理□业务支撑□其他：产品推广

起草部门

市场部

起草人

*某

联系方式

[内线分机号]

拟稿日期

2024年5月20日

文案摘要（300字内）

为推广2024年夏季新品“系列”，拟通过公众号、小红书平台发布宣传文案，重点突出产品功能（防晒/透气）及促销活动