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采购流程标准化操作与审批指南

前言

为规范企业采购行为，明确各环节职责权限，提高采购效率与资金使用效益，防范采购风险，特制定本指南。本指南适用于企业各类采购活动（包括物资采购、服务采购、工程采购等），涵盖从需求提出到付款结算的全流程操作规范，旨在为各部门采购相关人员提供标准化操作依据，保证采购活动合规、透明、高效。

第一章适用范围与场景

1.1适用对象

本指南适用于企业内所有涉及采购业务的部门，包括需求部门（如行政部、生产部、市场部等）、采购部、财务部、法务部及管理层审批人员。

1.2适用采购类型

常规物资采购：办公用品、生产原料、设备配件等日常运营所需物资；

专项服务采购：咨询服务、维修服务、物流服务、外包服务等；

工程项目采购：小型装修、设备安装等非核心工程项目；

其他采购：单次采购金额在[具体金额，如5000元]以上或涉及重要资源的采购活动。

1.3典型应用场景

部门新增设备采购：如生产部因产能扩充需采购新设备；

办公用品月度补采：行政部根据各部门月度需求统一采购文具；

年度供应商框架协议采购：采购部根据年度计划与选定供应商签订框架协议，后续按需执行；

紧急采购：生产设备突发故障需紧急采购维修配件。

第二章采购全流程标准化操作步骤

2.1需求提出与申请

责任主体：需求部门负责人、申请人

操作说明：

需求梳理：需求部门根据实际工作需要，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、用途、期望交付时间及预算金额。

填写申请单：通过企业OA系统或线下填写《采购申请单》（详见第三章模板），附件需包含：

需求明细清单（如设备需附技术参数要求）；

市场询价记录（单次采购金额≥[具体金额，如1万元]时需提供至少3家供应商报价单）；

项目立项批复（如为项目采购，需附项目立项文件）。

内部审核：需求部门负责人对申请内容的真实性、必要性及预算合理性进行审核签字后，提交至采购部。

关键节点：需求描述需清晰准确，避免因模糊表述导致采购偏差；预算需符合企业年度预算管理要求。

2.2需求审核与审批

责任主体：采购部、财务部、相关管理层

操作说明：

采购部初审：采购部在收到《采购申请单》后[1-2个工作日]内完成审核，重点核查：

需求是否符合企业采购政策；

预算是否在部门额度内；

附件材料是否完整（如技术参数、询价记录等）。

审核通过后流转至财务部，驳回需注明原因并退回需求部门整改。

财务部复审：财务部在[1个工作日]内对预算合理性、资金来源进行审核，重点核查：

预算是否超年度/季度计划；

采购成本是否经济合理（对比历史采购价或市场均价）。

审核通过后按审批权限流转至管理层，驳回需反馈至采购部或需求部门。

管理层终审：根据采购金额分级审批（示例）：

金额＜[具体金额，如5000元]：需求部门负责人审批；

[5000元]≤金额＜[5万元]：采购经理*审批；

[5万元]≤金额＜[20万元]：分管副总*审批；

金额≥[20万元]：总经理*审批。

审批通过后，采购部正式启动采购流程；审批驳回需及时通知需求部门调整方案。

2.3供应商选择与管理

责任主体：采购部、需求部门、监察部

操作说明：

供应商来源：

优先从《合格供应商名录》中选择（名录内供应商需通过年度资质审核及绩效评估）；

名录内无合适供应商时，需启动新供应商开发流程（包括资质预审、现场考察、样品测试等）。

采购方式确定：根据采购金额及类型选择合适方式（示例）：

公开招标：金额≥[10万元]或涉及重要设备的采购，通过第三方平台发布招标公告，组建评标小组（含采购部、需求部、财务部、法务部代表），综合评分（价格40%、技术30%、资质20%、服务10%）确定中标供应商；

询价采购：[1万元]≤金额＜[10万元]，向至少3家合格供应商发出询价单，比价后选择性价比最优者；

单一来源采购：仅能从唯一供应商处采购（如专利产品、紧急维修配件），需经分管副总*专项审批；

竞争性谈判：技术复杂或需求不明确时，与多家供应商谈判确定最终方案。

供应商资质审核：无论何种方式，均需审核供应商以下资质：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）；

相关行业许可证（如食品供应商需提供食品经营许可证）；

质量体系认证（如ISO9001）；

近三年无重大违法记录声明（需加盖公章）。

确定供应商：采购部汇总审核及比价结果，填写《供应商选择审批表》，按权限审批后，向选定供应商发出《中标通知书》或《采购意向函》。

2.4采购合同签订

责任主体：采购部、法务部、供应商

操作说明：

合同起草：采购部根据采购结果及谈判条款，使用企业标准合同模板起草《采购合同》，合同内容需包含：

双方基本信息（名称、地址、联系人、电话）；

采购物品/服务名称、规格型号、数量、单价、总价；

质量标准、验收方法及违约责任；

交付时间、