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文档资料归档与管理制度手册

第一章总则

1.1目的与依据

为规范企业（或组织）内部文档资料的归档、保管、使用及销毁工作，保证文档资料的完整性、安全性、可追溯性，提高信息资源利用效率，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等相关法规，结合本单位实际情况，制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于企业（或组织）各部门在经营管理、项目执行、生产运营等活动中形成的具有保存价值的各种载体文档资料，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像资料等。

1.3基本原则

完整性原则：保证应归档文件齐全，无遗漏；

规范性原则：分类、编号、整理流程统一，符合标准；

安全性原则：采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，保障档案实体与信息安全；

可追溯性原则：档案信息记录清晰，便于查询与追溯；

必威体育官网网址性原则：涉密档案按必威体育官网网址规定管理，严控查阅权限。

第二章文档归档范围与分类标准

2.1归档范围

凡反映本单位主要职能活动、具有历史查考价值、凭证作用和参考价值的各类文件材料，均属归档范围，主要包括：

行政管理类：规章制度、会议纪要、工作计划、请示报告、通知函件、合同协议等；

项目管理类：项目立项文件、可行性研究报告、招投标文件、施工记录、验收报告、结算资料等；

人事管理类：员工招聘资料、劳动合同、薪酬档案、绩效考核记录、培训档案等；

财务管理类：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等；

生产运营类：工艺文件、技术图纸、设备台账、质量检测报告、安全生产记录等；

声像电子类：照片、录音录像、光盘、数据库文件、邮件等。

2.2分类标准

采用“年度—机构—问题”三级分类法，结合载体类型细化分类，具体

一级分类：按年度划分（如2024年度）；

二级分类：按部门或职能划分（如行政部、项目部、财务部）；

三级分类：按问题或文件类型划分（如会议纪要、合同、报表）；

载体分类：在三级分类后标注载体（如“纸质”“电子”“声像”）。

示例：2024年度—项目部—项目—合同—纸质

第三章文件归档全流程操作指引

3.1文件形成与收集

3.1.1责任主体

各部门文件形成人为文件收集第一责任人，负责本部门日常文件的形成、初步整理与暂存；档案管理员负责对接各部门，指导收集工作。

3.1.2收集要求

及时性：文件办理完毕后3个工作日内完成收集，避免积压；

完整性：保证文件、附件、审批手续齐全，无缺页、漏项；

规范性：纸质文件使用A4纸打印，字迹清晰，无涂改；电子文件为PDF、Word等通用格式，命名规范（如项目-合同-公司”）。

3.2分类整理

3.2.1纸质文件整理

排序：按文件形成时间或逻辑顺序排列；

编页：采用阿拉伯数字连续编页（单页文件在右上角编页，双页文件在右上角编总页码）；

去除金属物：去掉文件夹、订书钉等金属装订物，避免锈蚀；

装订：左侧装订，厚度不超过2cm，过厚文件分册装订。

3.2.2电子文件整理

存储：存储至指定服务器或云盘，禁止存储在个人电脑本地；

备份：重要电子文件需双备份（本地+云端），定期检查备份有效性；

元数据：记录文件形成时间、作者、修改记录等元数据，保证可追溯。

3.3价值鉴定与保管期限划分

3.3.1鉴定组织

由档案管理员牵头，会同各部门负责人组成鉴定小组，对文件保存价值进行评估。

3.3.2保管期限

根据文件重要性划分三类：

永久：反映本单位历史沿革、重大决策、核心职能的文件（如公司章程、年度工作报告、重大项目验收报告）；

长期：保存期限为10-30年（如合同协议、会计账簿、项目档案）；

短期：保存期限为3-10年（如日常通知、会议记录、临时性报表）。

3.4编号与登记

3.4.1编号规则

采用“年度—分类代号—流水号”格式，分类代号按2.2标准执行，流水号按部门顺序从001起编。

示例：2024—XZ（行政）—001（2024年行政部第1份文件）

3.4.2登记要求

纸质登记：填写《文件归档登记表》（详见第四章模板1），注明文件编号、名称、形成部门、日期、页数、保管期限、经手人等信息；

电子登记：在档案管理系统中录入电子档案信息，与纸质登记内容一致，实现线上线下同步管理。

3.5装订与封装

纸质文件装订：采用线装或胶装，保证牢固平整；

封装：装入统一规格的档案盒，盒面标注“年度—分类名称—流水号—保管期限”，如“2024-行政-001-永久”；

电子文件封装：刻录至光盘或存储至指定服务器，光盘标注编号及文件摘要，存入光盘盒。

3.6移交与入库

3.6.1移交流程

部门移交：各部门在每季度末最后1个工作日，将整理完毕的档案连同《文件归档登记表》一并移交至档案室；

接收核对：档案管理员核对档案数量、编号、登记表信息，确认无误后在登记表上签字，双方各执一份；

入库上架：档案管理员将档案按分类