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文秘人员公文写作规范指南

公文，作为党政机关、企事业单位实施领导、处理公务、传递信息的重要载体，其质量直接关系到工作的效率与效果，也体现了单位的形象与文秘人员的专业素养。因此，掌握公文写作的规范与技巧，是每一位文秘人员的基本功。本指南旨在结合实践经验，阐述公文写作的核心原则与具体要求，以期为文秘同仁提供有益参考。

一、公文写作的总原则与重要性

公文写作并非简单的文字组合，而是一项严肃的政治任务和细致的业务工作。其核心在于“以文辅政”，服务于决策部署的传达、工作的推进和问题的解决。

1.准确规范是生命线：公文的内容必须真实准确，观点明确，数据可靠，政策依据充分。遣词造句需字斟句酌，避免歧义与误解。格式体例必须严格遵循国家及本单位的相关规定，不容许随意变通。

2.实事求是是根本：公文的生命力在于其内容的真实性与客观性。无论是情况报告、工作总结还是决策建议，都必须基于事实，反映实情，坚决杜绝虚构、夸大或缩小。

3.精简高效是目标：行文应力求简洁明了，直奔主题，避免冗长空洞、言不及义的表述。要考虑阅读者的时间成本，使其能快速把握核心信息，提高工作效率。

4.庄重得体是要求：公文代表机关发言，其语言风格必须庄重、平实、得体，符合发文机关的身份和行文目的。应避免使用口语化、随意化或过于文学化的表达。

5.必威体育官网网址安全是底线：严格遵守必威体育官网网址纪律，对涉密内容必须按规定标注密级，并采取相应必威体育官网网址措施，确保信息安全。

二、公文写作的基本要素与规范

一份规范的公文，由版头、主体、版记三大部分构成（依据《党政机关公文处理工作条例》）。此处重点阐述主体部分的核心要素。

（一）标题：画龙点睛，准确规范

标题是公文的“眼睛”，应准确概括公文的主要内容，力求简明扼要，一般由“发文机关+事由+文种”三要素构成，有时可根据实际情况省略发文机关。

*准确：事由必须清晰，文种使用必须恰当。例如，“请示”用于向上级请求指示批准，“报告”用于向上级汇报工作、反映情况，二者不可混用。

*简洁：避免冗长拖沓，去除不必要的修饰词。

*规范：不使用标点符号（除法规、规章名称加书名号外），字数不宜过多，一般控制在一行以内。

（二）主送机关：精准定位，责任明确

主送机关是公文的主要受理机关，应使用全称、规范化简称或同类型机关统称。

*准确：根据公文内容和职责权限，明确主送机关，避免多头主送或主送不当。

*规范：主送机关名称应顶格书写，后加冒号。

（三）正文：言之有物，逻辑严密

正文是公文的核心，承载着公文的全部信息。其撰写需围绕主旨，层次分明，条理清晰。

*开头：通常简明扼要地说明发文的依据、目的或背景。

*主体：这是公文的核心内容，需根据不同文种的要求，或阐述事实，或说明理由，或提出措施，或作出指示。内容必须具体、明确，具有可操作性。观点要鲜明，论据要充分，逻辑要严密。可采用总分、递进、并列等结构方式。

*结尾：根据文种和内容的需要，或提出希望与要求，或请求批示与批准，或表达感谢与敬意等。结尾应简洁有力，避免画蛇添足。常用的结尾用语如“特此通知”、“妥否，请批示”、“以上报告，请审阅”等。

（四）附件说明：补充完整，规范标注

如有附件，应在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号。

（五）发文机关署名、成文日期和印章

*发文机关署名：署发文机关全称或规范化简称。

*成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称。

*印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。

（六）版记：要素齐全，格式统一

版记包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素，其格式应严格按照相关规定编排，确保公文的完整性。

三、公文的常用文种及其写作要点

公文文种繁多，文秘人员应熟练掌握常用文种的特点和写作要求。以下简述几种高频文种：

*通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。写作时要明确“为什么发”、“通知什么”、“怎么执行”，事项要具体，要求要明确。

*报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。报告必须实事求是，不夹带请示事项。

*请示：适用于向上级机关请求指示、批准。必须一文一事，一般只写一个主送机关，需要上级机关批准的事项应明确提出。

*函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函的语言应平和、礼貌、简洁。

*纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。要如实反映会议内容，突出重点，条理清晰，与会各