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会议流程规划及执行记录文档通用工具模板

一、适用范围与场景

本工具模板适用于各类企业内部会议，包括但不限于部门例会、项目启动会、跨部门协调会、季度总结会、专题研讨会等。通过标准化流程规划与执行记录，帮助会议组织者高效筹备、有序推进会议进程，保证会议目标明确、讨论聚焦、决策落地，同时为后续工作复盘与追溯提供完整依据。尤其适合需要多人协作、跨岗位沟通或需输出明确行动项的会议场景，能有效避免“会前准备不足、会中讨论散漫、会后跟进无果”等问题。

二、全流程操作指南

（一）会前筹备：明确目标与分工

步骤1：确定会议核心目标与类型

明确会议需解决的核心问题（如“确定Q3项目排期”“解决跨部门协作卡点”），根据目标选择会议类型（决策型、研讨型、传达型等）。

示例：若需对多个方案进行最终选择，应定为“决策型会议”，会前需提前收集方案材料并明确评估标准。

步骤2：制定会议议程与时间规划

按会议目标拆解议程模块，每个模块明确讨论主题、负责人、预计时长，总时长建议控制在90分钟内（超过2小时的会议需设置中场休息）。

示例议程框架：

开场与目标重申（5分钟，主持人*）

上次行动项进展回顾（10分钟，负责人*）

议题A讨论（20分钟，主导人*）

议题B决策（15分钟，主导人*）

自由发言与补充（10分钟，全体）

总结与行动项确认（10分钟，主持人*）

步骤3：确定参会人员与分工

必邀人员：与会议目标直接相关的决策者、执行者（如项目启动会需邀请项目经理、核心成员、资源支持部门负责人）；

可选人员：提供专业意见的顾问、需同步信息的旁听人员（提前告知其“旁听”角色，避免参与无关讨论）；

分工明确：主持人（控场、引导流程）、记录人（实时记录讨论要点、决策、行动项）、材料准备人（提前分发议程、背景资料等）。

步骤4：准备会议材料与场地

材料清单：议程表、背景资料（数据报告、方案文档）、签到表、白板/投影设备、会议纪要模板；

材料分发：会前至少24小时通过内部系统发送给参会人员，标注“请提前阅读”的重点内容；

场地确认：提前30分钟检查会议室设备（网络、投影仪、麦克风）、座位安排（圆桌型适合讨论，课桌型适合传达），准备茶水、纸笔等物资。

步骤5：发送会议通知

通知内容需包含：会议主题、时间（起止时间+时区）、地点（线上会议需附+参会号）、参会人员、议程概览、会前准备要求（如“请携带数据报表”）；

示例通知【会议通知】关于项目Q3排期决策的会议（2023年10月26日14:00-15:30）。

（二）会中执行：聚焦目标与高效决策

步骤1：开场与目标对齐（5分钟内）

主持人开场：自我介绍，重申会议目标（“本次会议旨在确定项目Q3排期，保证资源到位”）、议程及时长规则（“每个议题严格按时间推进，超时将提醒”）；

确认参会情况：记录人快速签到，询问缺席人员及原因（如“李因出差无法参会，已授权王代为决策”）。

步骤2：按议程推进讨论，控制节奏

主持人按议程逐项引导，避免偏离主题（如“关于议题A，我们先聚焦‘资源缺口’，具体问题稍后讨论”）；

鼓励参与：保证每位必邀人员发言，避免少数人主导（如“请技术部门补充对方案A的看法”）；

记录要点：记录人实时记录关键信息（讨论分歧、数据支撑、初步共识），重点标注“待决策事项”和“行动项”（谁负责+做什么+何时完成）。

步骤3：聚焦决策，明确结论

对需决策的议题，主持人引导汇总意见（“刚才有3种观点，支持方案A的有2人，支持方案B的有3人，我们是否按方案B推进？”）；

确认决策结论：清晰记录最终决策（如“决议：采用方案B，10月30日前完成资源调配”），避免模糊表述（如“尽量”“争取”）。

步骤4：总结行动项，确认分工

主持人总结会议成果：回顾讨论要点、决策结论、行动项（“本次会议共输出3项行动项：1.张负责10月28日前提交资源需求表（负责人：张，截止时间：10月28日）……”）；

行动项确认：逐项核对负责人与截止时间，保证无遗漏（如“王*负责的跨部门协调函，截止时间是否确认？”）。

（三）会后跟进：落地执行与归档

步骤1：整理会议纪要（24小时内）

纪要内容：会议基本信息（时间、地点、参会人员）、议程回顾、讨论要点（简化版，保留关键分歧）、决策结论、行动项（负责人+截止时间）、下次会议安排（如有）；

格式要求：条理清晰，重点突出（行动项加粗标注），避免口语化（如“领导说”改为“主持人指出”）。

步骤2：分发与确认纪要（48小时内）

通过邮件或内部系统发送纪要，抄送所有参会人员及需同步信息的部门；

要求收件人确认（如“请于10月27日18:00前回复‘确认’”），对未确认人员单独提醒。

步骤3：跟踪行动项进度

记录人建立行动项跟踪表，每周更新进度（如“张*的资源需求表：10月28日提交（已完成），待财务部审核”）；

对逾期未完成的