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通用行政管理模板

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的日常行政管理事务，旨在规范行政工作流程、提升管理效率。典型应用场景包括：

办公事务管理：如办公用品申领、办公环境维护、固定资产调配等；

会议与活动组织：包括部门例会、跨部门协调会、公司年会、培训活动等；

文件与档案管理：涉及制度文件、合同、会议纪要、行政通知等文件的起草、审批、归档；

费用与采购管理：如行政费用预算编制、采购申请、报销审批等；

对外联络与接待：包括客户来访接待、部门对接、合作单位沟通等。

二、核心操作流程详解

（一）行政需求发起与审批流程

步骤1：需求提出

需求人（如部门员工或部门负责人）根据工作需要，填写《行政需求审批表》（见模板一），明确需求类型（如“办公物资申领”“会议室使用”“车辆调度”等）、具体内容（如“申领A4纸10包”“申请3月15日14:00-16:00大会议室”）、紧急程度（一般/紧急/特急）及期望完成时间。

若涉及采购或费用支出，需附《采购需求明细表》（含物品名称、规格、数量、预估单价、用途说明）。

步骤2：部门负责人审核

需求人将《行政需求审批表》提交至本部门负责人，负责人审核需求的合理性（如是否符合部门工作计划、是否超出预算等），签署意见并注明日期。

步骤3：行政部审批与评估

行政部收到需求后，1个工作日内完成评估：

对于办公物资、场地等常规需求，确认库存或可用资源后直接审批；

对于采购、车辆调度等特殊需求，需评估可行性（如供应商资质、车辆availability、预算额度等），必要时协调财务部会签。

审批通过后，行政部反馈需求人执行计划；审批不通过的，注明原因并退回需求人调整。

步骤4：需求执行与反馈

行政部根据审批结果组织执行（如发放物资、安排会议室、协调车辆等），执行完成后及时告知需求人。

需求人确认执行结果，在《行政需求审批表》“执行确认”栏签字，并反馈至行政部留存。

（二）会议组织与记录流程

步骤1：会议发起

会议组织者（如部门负责人或项目组）提前2个工作日填写《会议安排与记录表》（见模板二），明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需物料（如投影仪、白板笔）及是否需要会议纪要。

步骤2：会议通知与确认

行政部根据《会议安排与记录表》发送会议通知（通过企业/邮件/系统公告），附会议议程及所需准备材料。

参会人员收到通知后1个工作日内回复是否参会，无法参会需提前向会议组织者请假并说明原因。

步骤3：会议准备与执行

行政部提前30分钟布置会场（调试设备、摆放物料、设置席卡等），检查会议环境（如空调、灯光、网络）。

会议组织者主持会议，控制会议节奏，保证按议程进行；参会人员提前10分钟到场，关闭手机或调至静音。

步骤4：会议记录与归档

会议指定记录人（一般为行政部人员或会议组织者助理）全程记录会议内容，重点记录决议事项、责任分工、完成时限及待办问题。

会议结束后2个工作日内，记录人整理《会议纪要》（含会议基本信息、讨论要点、决议事项、待办清单），经会议组织者审核无误后，发送至参会人员及相关部门。

行政部将《会议安排与记录表》《会议纪要》归档保存，保存期限不少于3年。

（三）行政费用报销流程

步骤1：费用发生与票据收集

员工因公发生费用（如办公用品采购、交通费、招待费等），需取得合规发票（发票抬头为公司全称、税号准确，加盖发票专用章），并附费用明细清单（如采购小票、行程单等）。

步骤2：填写报销单

员工登录财务系统或填写《费用报销申请表》（见模板三），注明报销类型、费用发生日期、金额、费用事由、所属项目（如适用），并粘贴发票（按时间顺序排列，发票背面注明“用途+经办人”）。

步骤3：部门负责人审核

员工将《费用报销申请表》及附件提交至部门负责人，负责人审核费用的真实性、合理性及是否符合预算，签署意见并注明日期。

步骤4：行政部与财务部复核

行政部复核发票合规性（如发票真伪、抬头是否正确、费用是否符合公司行政制度）；

财务部复核报销标准（如交通费是否符合差旅规定、招待费是否超标）、票据完整性及金额准确性，签署审核意见。

步骤5：审批与支付

报销金额≤5000元，由行政部经理审批；＞5000元，需经总经理审批。

审批通过后，财务部在5个工作日内完成款项支付（银行转账或现金），并将报销单据归档。

三、实用模板表格示例

模板一：行政需求审批表

需求编号

需求部门

需求人

联系方式

需求类型□办公物资申领□会议室使用□车辆调度□固定资产维修□其他（请注明）

需求详情（可另附页）

紧急程度□一般□紧急（需24小时内完成）□特急（需4小时内完成）

期望完成时间

部门负责人意见

签字：__________日期：______年_月_日

行政部审批意见

签字：__________日期：____