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采购申请审批流程标准化工具集

一、采购审批标准化工具适用范围与核心价值

本工具集适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）的日常采购、项目采购及应急采购场景，旨在通过标准化流程规范采购行为，提升审批效率，控制采购成本，降低合规风险。核心价值体现在：明确权责边界、减少沟通成本、保证采购合规性、支持数据追溯与分析，为企业采购管理提供可复制、可优化的操作框架。

二、采购申请审批全流程操作指南

（一）第一步：采购申请发起

操作主体：需求部门申请人（如采购专员、部门负责人助理等）

操作内容：

明确采购需求：申请人需确认采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、技术参数（如适用）、期望交付时间等关键信息，保证需求清晰、合理。

准备支撑材料：根据采购类型准备相关证明文件，例如：

日常办公用品采购：提供部门库存盘点表（说明现有库存不足）；

固定资产采购：提供设备使用申请报告、技术可行性分析；

服务类采购：提供供应商初步报价单、服务方案书。

填写《采购申请表》：登录公司采购管理系统（或使用纸质模板），逐项填写完整信息（详见“三、配套模板清单”），支撑材料，提交至直接主管审批。

注意事项：

预算金额需符合公司年度预算编制，超预算采购需提前提交预算调整申请；

技术参数需经使用部门确认，避免后期因规格不符导致退货或纠纷。

（二）第二步：需求部门内部审核

操作主体：需求部门负责人（如部门经理、主管领导）

操作内容：

审核需求合理性：确认采购需求是否符合部门业务规划、是否必要，数量及规格是否匹配实际工作需要。

审核预算准确性：核对申请预算与公司预算标准是否一致，是否存在超预算或预算挪用情况。

审核材料完整性：检查支撑材料是否齐全（如报价单、技术文件等），信息是否与申请表一致。

审批结果处理：

审核通过：在系统中“同意”，流转至下一审批环节（如财务部门/采购部门）；

审核不通过：填写驳回理由（如“需求不明确”“预算超标”），退回申请人修改后重新提交。

注意事项：

对于批量采购或大额需求（如金额≥5万元），需组织部门内部会议讨论，保证需求共识；

避免因“人情审批”通过不合理需求，需以部门绩效和公司利益为出发点。

（三）第三步：财务部门预算与合规审核

操作主体：财务部门专员/负责人

操作内容：

预算审核：核查采购申请是否在部门年度预算额度内，预算科目使用是否正确（如“办公费”“设备购置费”等分类是否准确）。

成本合理性审核：对大额采购（如≥10万元），要求提供至少3家供应商的书面报价单，审核价格是否符合市场行情（可通过历史采购数据、行业价格指数对比）。

合规性审核：检查采购流程是否符合公司《采购管理制度》（如是否需招标、是否需签订合同等），特殊采购（如涉及集采目录的）是否满足外部监管要求。

审批结果处理：

审核通过：在系统中确认“同意”，流转至采购部门或管理层审批；

审核不通过：注明原因（如“预算科目错误”“价格虚高”），退回需求部门补充材料或调整预算。

注意事项：

对于紧急采购（如生产经营突发故障需立即修复），需在审核时备注“紧急采购”，同步告知管理层，事后3个工作日内补办手续；

预外采购（如未纳入年度预算的特殊需求）需提交《预算外采购申请说明》，经总经理审批后方可进入流程。

（四）第四步：采购部门执行审核（如需）

操作主体：采购部门负责人/采购专员

操作内容：

采购方式确认：根据采购金额、物品类型确定采购方式（如公开招标、询价比价、单一来源采购等），符合《招标投标法》及公司采购管理办法的规定。

供应商资质审核：对首次合作供应商，需核查其营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）、信用记录等；对长期合作供应商，定期更新资质档案。

采购方案制定：对于复杂采购（如设备采购、系统集成服务），制定《采购实施方案》，明确供应商选择标准、交付周期、验收要求等。

审批结果处理：

审核通过：按采购方案执行供应商选择流程，结果同步至需求部门和财务部门；

审核不通过：说明原因（如“供应商资质不符”“采购方式不当”），退回需求部门调整需求或重新发起申请。

注意事项：

优先选择公司合格供应商库内的供应商，库内无法满足时需启动新供应商准入流程；

询价比价过程需留存书面记录（至少3家供应商报价对比表），保证可追溯。

（五）第五步：管理层最终审批

操作主体：分管副总/总经理/决策委员会（根据采购金额分级授权）

操作内容：

审批权限划分（示例）：

金额＜1万元：采购部门负责人审批；

1万元≤金额＜5万元：分管副总审批；

金额≥5万元：总经理审批；

重大采购（如≥50万元或战略物资）：提交决策委员会集体审议。

审批内容：重点审核采购事项的战略匹配性、投资回报率（如为固定资产）、对公司整体运营的影响等。

审批结果处理：

审批通过：《采购任务通知书》，下达至采购部门执