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材料采购细则

一、材料采购总则

材料采购是确保生产或项目顺利进行的关键环节，必须遵循规范、高效、透明的原则。本细则旨在明确采购流程、责任分工、质量标准及风险控制，以提升采购工作的专业性和效率。

（一）采购目的与原则

1.目的：确保采购的材料符合项目或生产需求，保障质量、控制成本、缩短周期。

2.原则：

-需求明确：采购前需完成需求分析，确定材料规格、数量及交付时间。

-公平竞争：通过招标或比选方式选择供应商，确保价格合理、服务优质。

-质量优先：优先选择符合国家标准或行业规范的供应商及产品。

-合规透明：采购流程需符合公司内部规定，记录完整可追溯。

（二）采购流程

1.需求申请：

-部门填写《材料需求申请表》，注明材料名称、规格、数量、用途及预计到货日期。

-由部门负责人审核签字，提交至采购部。

2.供应商选择：

-采购部根据需求清单筛选至少3家合格供应商，进行资质审核（如生产许可、质量认证等）。

-通过询价、比价或招标方式确定最终供应商，并报管理层批准。

3.合同签订：

-与供应商签订采购合同，明确价格、交货期、付款方式、违约责任等条款。

-合同需经法务或相关部门审核后生效。

4.订单执行：

-采购部下达采购订单，并跟踪供应商生产及发货进度。

-供应商需提供发货通知及物流信息，确保按时交付。

5.到货验收：

-材料到货后，由仓库及需求部门联合进行验收，核对数量、规格、外观等。

-验收合格后签收，不合格材料需及时退回并通知供应商。

二、质量控制与验收标准

（一）质量标准

1.国家标准：优先选用符合GB、ISO等国际或行业标准的材料。

2.企业标准：对特殊需求材料，需制定内部质量标准并书面确认。

3.样品确认：关键材料采购前需提供样品，经相关部门确认后方可批量采购。

（二）验收流程

1.验收依据：采购合同、技术规格书、供应商提供的质量证明文件（如出厂检验报告）。

2.验收项目：

-数量核对：确保实际到货数量与订单一致。

-规格检查：核对材料型号、尺寸、材质等是否符合要求。

-外观检查：检查表面是否存在裂纹、变形、污染等问题。

-文件审核：验证随货材料的质量证书、检测报告等是否齐全。

3.验收记录：填写《材料验收单》，注明合格/不合格项及处理意见，归档保存。

三、成本控制与付款管理

（一）成本控制措施

1.预算管理：采购价格不得高于预算上限，超预算需额外审批。

2.价格谈判：采购部与供应商进行价格协商，争取最优条件（如批量折扣、付款周期优惠等）。

3.市场监控：定期收集市场价格信息，动态调整采购策略。

（二）付款流程

1.发票审核：财务部核对发票与合同、验收单是否一致，确保金额准确。

2.付款条件：按合同约定分阶段付款（如30%预付、70%验收后支付）。

3.付款审批：大额采购需经财务总监或总经理审批，小额采购按权限流程处理。

4.付款记录：付款后及时更新供应商账户信息，并保留付款凭证。

四、供应商管理与风险控制

（一）供应商管理

1.分级分类：根据供应商资质、合作历史、产品质量等因素进行分级（如核心供应商、普通供应商）。

2.绩效评估：每季度对供应商进行考核，评估标准包括交货准时率、质量合格率、服务响应速度等。

3.关系维护：定期与核心供应商沟通，建立长期稳定合作。

（二）风险控制

1.断供风险：对关键材料需备份1-2家替代供应商，避免单一依赖。

2.质量风险：要求供应商提供质量保险或售后保障方案。

3.物流风险：选择有资质的物流公司运输，并购买运输保险。

五、附则

1.本细则适用于公司所有部门材料采购活动，解释权归采购部。

2.未尽事宜按公司《采购管理制度》执行。

3.本细则自发布之日起生效。

二、质量控制与验收标准（续）

（一）质量标准（续）

1.国家标准：

-对于通用材料（如钢材、铝材、塑料粒子等），必须符合国家强制性标准（GB标准号），并索取供应商提供的权威检测报告。例如，采购Q235钢材，需确保其屈服强度、抗拉强度等指标符合GB/T700-2006标准要求。

-对于电子元器件（如电阻、电容），需符合IEC或CQC（中国质量认证中心）认证标准，并核对供应商提供的认证证书复印件。

2.企业标准：

-对于定制化材料（如特定尺寸的模具钢材、非标结构件），需由技术部门提前制定详细的质量标准文件（Q/SYXXXX-XXXX格式），明确公差范围、表面粗糙度、硬度值等参数。

-定制材料需在采购前提供2-3套样品，经设计、生产、质检部门联合确认后方可下单。