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内部通讯渠道细则

一、总则

内部通讯渠道是公司内部信息传递、沟通协作和业务管理的重要工具，为确保其高效、规范、安全运行，特制定本细则。

二、通讯渠道分类

（一）主要通讯渠道

1.企业邮箱：用于正式通知、文件传输和跨部门沟通。

2.内部即时通讯工具：如钉钉、企业微信等，用于日常协作和快速消息传递。

3.视频会议系统：用于远程会议、团队协作和培训。

4.项目管理系统：用于任务分配、进度跟踪和文件共享。

（二）辅助通讯渠道

1.部门内部群组：用于特定团队的小范围沟通。

2.公共公告栏：用于张贴公司政策、活动通知等。

三、使用规范

（一）企业邮箱使用规范

1.发送邮件需注明主题，格式为“部门+事由+日期”。

2.正式文件需使用附件形式，并确保文件命名规范（如“项目名称-文件类型-版本号”）。

3.邮件内容应简洁明了，避免冗长；重要事项需抄送相关人员。

（二）即时通讯工具使用规范

1.工作时间内使用，避免闲聊和无关信息干扰。

2.涉及敏感或重要事项需同步邮件或书面记录。

3.禁止发送不当内容或泄露公司机密。

（三）视频会议系统使用规范

1.提前预定会议室并通知参会人员。

2.会议开始前检查设备，确保网络稳定。

3.会议纪要需在会后24小时内整理并分享。

（四）项目管理工具使用规范

1.按要求录入任务和进度，确保信息准确。

2.文件上传需遵循版本管理原则，避免覆盖旧文件。

3.定期更新项目状态，及时反馈问题。

四、安全与必威体育官网网址

（一）账号管理

1.严禁共享账号密码，定期修改密码并启用二次验证。

2.离职人员需及时交还账号权限。

（二）信息安全

1.不发送或转发含有病毒、木马的内容。

2.禁止泄露客户资料、财务数据等核心信息。

（三）必威体育官网网址要求

1.涉及商业机密的事项需通过加密通讯或面谈方式处理。

2.发现泄密风险需立即上报至信息安全部门。

五、监督与改进

（一）监督机制

1.IT部门负责定期检查通讯渠道运行情况。

2.各部门主管需督促员工遵守使用规范。

（二）改进措施

1.每季度收集使用反馈，优化通讯工具配置。

2.定期组织培训，提升员工沟通效率。

六、附则

本细则自发布之日起执行，由行政部负责解释。如有疑问，可联系IT支持获取帮助。

一、总则

内部通讯渠道是公司内部信息传递、沟通协作和业务管理的重要工具，为确保其高效、规范、安全运行，特制定本细则。本细则旨在明确各类通讯渠道的使用范围、操作规范及安全要求，以提升工作效率，保障信息安全，促进良好沟通氛围。全体员工应认真学习并严格遵守本细则，共同维护稳定、有序的内部沟通环境。本细则的解释权归公司行政部（或指定部门）所有。

二、通讯渠道分类

（一）主要通讯渠道

1.企业邮箱：企业邮箱是公司官方的、正式的通讯方式，主要用于发送和接收工作相关的邮件、正式通知、文件传输、会议邀请、正式报告等。它具有可追溯、可存档的特点，是处理公务的主要途径。

(1)适用场景：包括但不限于：人事通知、薪酬福利说明、部门工作安排、项目正式文件、对外合作函件、需要留存记录的沟通等。

(2)使用要求：发送邮件时，必须使用规范化的主题行，例如：“[部门名称]-[事由]-[日期]”，以便收件人快速识别邮件优先级和内容。邮件正文应简洁明了，突出重点。发送重要或正式文件时，必须使用附件，并确保附件命名规范，遵循“[项目/活动名称]-[文件类型，如报告/方案/数据]-[版本号，如V1.0/V2.1]-[日期，如YYYYMMDD]”的格式，例如：“市场部-2024年Q3营销计划报告-V1.0。收件人确认收到重要邮件后，可酌情进行回复确认。对于需要多人知晓但不需直接回复的内容，使用“群发”功能；对于需要确认收到或反馈意见的内容，建议使用“抄送”功能并要求对方回复。

2.内部即时通讯工具：如钉钉、企业微信等，是员工日常工作中用于快速沟通、信息同步、团队协作的辅助工具。它适用于非正式、时效性要求高的信息交流。

(1)适用场景：包括但不限于：快速提问与解答、临时任务分配、团队进度同步、内部通知（非重大事项）、非敏感内容的讨论等。

(2)使用要求：工作时间内使用该工具进行工作沟通。应保持专业，避免发送与工作无关的内容（如闲聊、私人信息、不当图片或链接）。涉及重要决策、工作安排变更、需要明确记录或需要跨部门确认的事项，应优先通过企业邮箱或书面形式进行沟通确认，或在聊天记录中进行文字记录，必要时截图保存。禁止在群聊中随意@所有人，避免信息干扰。涉及敏感或机密信息讨论时，应尽量避免使用即时通讯工具，或确保信息传输的安全性（如使用已加密的文件传输功能）。

3.视频会议系统：用于远程会议、在线培训、团队协作等场景，支持音视频沟通和屏幕共享。

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