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企业文件档案管理标准操作手册

一、企业文件档案管理概述

（一）适用范围

本手册适用于[企业名称]各部门（含子公司、分支机构）在生产经营活动中形成的各类文件档案的管理，涵盖行政、人事、财务、业务、研发、项目等全领域档案，包括纸质档案、电子档案及声像档案等载体类型。

（二）核心应用场景

日常文件归档：各部门将已完成现行效力的文件（如合同、会议纪要、制度流程等）按规范整理后移交至档案管理部门；

历史档案查询：因工作需要（如审计、诉讼、业务追溯等）调阅已归档文件时，通过档案管理系统或现场查阅获取；

跨部门协作：项目组、专项工作组等临时机构在推进工作时，对共享文件进行统一分类与管理；

档案合规处置：对保管期限届满、失去保存价值的档案进行鉴定与销毁，保证管理合规；

电子档案备份：企业核心业务系统（如OA、ERP）中形成的电子文件，定期进行备份与归档存储。

二、文件档案全生命周期管理流程

（一）文件分类与编码

1.分类依据

部门维度：按文件形成部门划分（如行政部、人力资源部、财务部、销售部等）；

业务维度：按文件性质划分（如管理类、业务类、技术类、合同类、财务类、人事类等）；

密级维度：按信息敏感程度划分（如公开、内部、秘密、机密四级，具体密级定义参照《企业必威体育官网网址管理制度》）。

2.编码规则

档案采用“部门代码-业务类别代码-年份-流水号”的组合编码，示例：

行政部2024年第3份会议纪可编码为“XH-HY-2024-003”；

销售部2024年第15份合同编码为“XS-HT-2024-015”。

注：部门代码、业务类别代码需提前在《企业文件档案分类编码表》（见附件1）中明确，新增类别需经档案管理部门审批后更新。

（二）文件归档操作

1.归档范围

凡反映企业主要职能活动、具有查考利用价值的文件材料，均需归档，包括但不限于：

行政类：请示、报告、批复、会议纪要、规章制度、工作计划/总结；

业务类：销售合同、采购合同、客户资料、招投标文件、项目方案；

财务类：会计凭证、会计账簿、财务报表、税务申报材料、审计报告；

人事类：劳动合同、员工名册、绩效考核记录、培训档案、离职证明；

技术类：研发报告、专利文件、图纸、技术标准、软件文档。

2.归档时间

日常归档：文件办理完毕后3个工作日内，由文件形成部门整理并移交；

项目归档：项目验收后15个工作日内，由项目负责人整理项目全周期文件并移交；

年度归档：次年1月31日前，各部门完成上一年度所有应归档文件的整理移交。

3.归档步骤（以纸质档案为例）

（1）文件收集：部门文件管理员收集本部门应归档文件，保证文件齐全、完整（含正本、附件、审批单等）；

（2）文件整理：

按文件类型、形成时间顺序排序，去除金属夹、回形针等易锈蚀装订材料；

对破损文件进行修补、对字迹模糊文件进行复印并标注“复印件与原件一致”；

每份文件首页粘贴《文件归档标签》（见附件2），填写文件名称、编码、形成日期、页数等信息。

（3）著录录入：将文件信息录入档案管理系统（如“企业档案管理平台”），填写字段包括：文件名称、编码、形成部门、形成日期、密级、保管期限、存放位置等；

（4）装订与封装：

纸质档案采用“三孔一线”装订法，厚度不超过2cm，过厚需分册装订；

使用无酸档案盒封装，盒面标注档案名称、起止日期、盒号、档案编码等信息，盒内附《档案盒内文件清单》（见附件3）；

（5）移交与签收：部门文件管理员将整理好的档案移交至档案管理部门，填写《文件归档移交清单》（见附件4），双方签字确认后各自留存一份。

4.电子档案归档要求

电子文件需以PDF、OFD等不可格式存储，避免使用易过时的格式（如WPS、DOCX等原生格式）；

电子文件需附《电子文件元数据著录表》（见附件5），记录形成者、形成时间、设备环境、操作日志等信息；

电子档案需通过档案管理系统进行加密存储，定期（每季度）进行备份，备份介质（如移动硬盘、云存储）需异地存放。

（三）档案保管与维护

1.存储环境要求

纸质档案库房：温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光设施，每2小时记录一次温湿度；

电子档案存储：服务器机房需配备UPS不间断电源、空调、气体灭火系统，严禁在存储介质上使用非授权软件。

2.定期检查

档案管理部门每月对纸质档案进行抽样检查，查看是否有霉变、虫蛀、字迹褪色等问题，发觉问题及时处理；

每半年对电子档案进行备份有效性测试，保证可正常读取；每年对档案管理系统进行一次数据恢复演练。

3.档案移交

部门撤销或合并时，原部门档案需在1个月内全部移交至档案管理部门，并办理移交手续；

档案管理员调整时，需办理档案交接清单，由部门负责人监交。

（四）档案借阅与利用

1.借阅权限

公开档案：企业员工可凭工号通过档案管理系统自