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代理记账档案管理制度

代理记账档案管理制度

一、总则

为规范公司代理记账业务的档案管理工作，并保证代理记账业务的安

全性、准确性、完整性和及时性，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有代理记账业务的档案管理工作。

三、档案种类

公司代理记账业务涉及的档案种类包括但不限于：

1.代理记账合同

2.财务报表

3.原始凭证

4.财务账簿

5.税务申报资料

6.相关备考材料

7.其他与代理记账业务相关的档案。

四、档案管理机构

公司设有档案管理部门，负责全公司代理记账业务的档案管理工作。

五、档案管理流程

1.档案登记

所有与代理记账业务相关的档案，均由代理记账员在收到相关材料后

进行登记，填写档案号、收件人、收件时间等相关信息，并发放档案收据

给客户。

2.安全保管

公司档案管理部门为各种类型的档案制定不同的存储位置，确保档案

安全。

3.补充记录

每笔代理记账业务的档案，代理记账员应及时补充记录，并在档案管

理部门中进行档案补充登记。

4.档案借阅

企业或代理记账员需要借阅公司档案时，应填写档案查询申请书，并

由档案管理部门核实申请人身份后发放相应的档案。

5.归还档案

借阅档案人员应在规定时间内归还档案并进行登记，如因特殊原因无

法返回的，应及时与档案管理部门联系，并与档案管理部门协商后确定下

一步处理措施。

6.档案销毁

代理记账业务中的档案按照规定时间进行销毁，销毁前需在档案管理

部门中进行销毁登记，并由档案管理部门进行销毁处理。

七、责任与制约

1.档案管理部门负责代理记账业务的档案管理，对代理记账员进行

管理和监督，并严格控制档案的借阅和销毁。

2.代理记账员应按照规定程序进行档案管理工作，并在档案登记、

补充记录、档案借阅、归还档案等过程中认真审查档案的安全必威体育官网网址性。

3.企业和代理记账员对档案借用、归还和销毁行为发生的问题负有

责任，如因不当处理档案而造成损失的，须承担相应的赔偿责任。

总之，在代理记账业务中，档案管理是至关重要的一个环节。公司必

须建立科学有效的代理记账档案管理制度，让档案管理工作更规范、更规

范，从而更好地保障企业代理记账业务的安全和准确性。