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建设工程洽商记录管理：工程现场的”安全绳”与”备忘录”

作为在工地摸爬滚打十余年的老施工员，我常说：“工程洽商记录不是本本上的几行字，是能救命的。”记得早年在某小区项目，主体结构都做到三层了，突然发现消防管预留洞位置和图纸偏差30公分——这时候要是没有规范的洽商记录，设计、施工、监理三方扯皮能扯到验收那天。从那时起我就明白，洽商记录管理是工程现场的”安全绳”，更是各参与方权益的”备忘录”。

一、何为工程洽商记录？先搞懂它的”身份”

工程洽商记录，通俗点说就是工程建设过程中，参建各方（建设、设计、施工、监理等）针对设计图纸、施工方案、材料规格等具体问题进行协商后，形成的具有法律效力的书面记录。它不是简单的”会议纪要”，更不是随便写两笔的”便签”，而是贯穿工程全周期的核心管理文件。

从类型上看，洽商记录主要分为三类：

设计类洽商：最常见的是施工中发现图纸错误、遗漏或与现场实际不符（比如地质情况变化导致基础深度调整），需要设计单位出具修改意见；

施工类洽商：多因施工工艺、工序调整引发（比如原计划的外架搭设方式因场地限制需改为爬架），涉及施工方案变更；

材料设备类洽商：可能是甲供材供应延迟需替换品牌，或是乙方提出更优性价比的材料替代方案（比如用新型保温板替代原设计的挤塑板）。

这些看似分门别类的记录，本质上都是”动态调整工程实施路径”的依据。举个最直接的例子：结算时若出现争议，法院认的不是谁嗓门大，而是有没有双方签字盖章的洽商记录——这就是它的法律属性。

二、管理流程：从”一张白纸”到”归档入库”的全链条把控

在某重点市政道路项目担任技术负责人时，我曾主导过一次大规模洽商记录专项检查，结果发现30%的记录存在”签字不全”“内容模糊”等问题。这让我深刻意识到：洽商记录管理必须建立标准化流程，否则就是”纸上谈兵”。

（一）发起：谁有权提？依据是什么？

洽商记录的发起主体可以是建设单位、设计单位、施工单位或监理单位，但必须遵循”问题导向”原则——也就是说，必须是在工程实施过程中实际遇到了需要协商解决的问题，且无法通过常规技术交底、联系单等方式解决。

比如施工单位在浇筑混凝土时发现，原设计要求的C40混凝土因当地材料供应问题需调整为C45（强度更高但成本增加），这时候施工单位就需要发起洽商。发起时必须附具详细依据：包括现场材料检测报告、供应商供货证明、成本对比分析表等，不能只说”我觉得不行”，得用数据说话。

（二）记录：写什么？怎么写才算合格？

这是最容易出问题的环节。我见过最离谱的记录是：“关于1楼一层梁板标高问题，各方协商后同意调整。”——调整多少？谁负责实施？什么时候完成？全没写。这种”模糊记录”后期必然引发纠纷。

合格的洽商记录必须包含”六要素”：

基本信息：工程名称、洽商编号（建议按时间+专业+序号编制，如”202X-结-001”）、发起单位、日期；

问题描述：要具体到部位（如”1楼3层E轴交4轴柱”）、现象（如”柱截面尺寸图纸标注500×500，现场实测模板安装为550×550”）、影响（如”超宽部分将导致装饰面层厚度不足”）；

协商过程：参与人员（姓名+单位+职务）、主要讨论意见（比如设计方提出”维持现状但需验算承载力”，施工方提出”拆除返工”）；

结论意见：必须明确解决方案（如”按550×550施工，设计单位3日内出具复核报告”）、责任主体（如”设计单位负责复核，施工单位负责按新尺寸施工”）、时间节点（如”复核报告须于X月X日前提交”）；

签署栏：各方代表签字并加盖单位公章（注意：项目章不行，必须是法人公章或合同专用章）；

附件：与问题相关的图纸、检测报告、计算书等，需注明附件编号并随主文件归档。

（三）审核：不是”走流程”，是”把关口”

很多项目的审核环节流于形式，往往是项目经理大笔一挥”同意”，根本不看内容。我在某项目就见过这样的情况：洽商记录里写着”将原设计的SBS改性沥青防水卷材替换为APP改性沥青防水卷材”，审核时没人注意到两种材料的耐热度差异（SBS耐-25℃，APP耐+100℃），结果项目交付后遇到连续高温，防水层大面积起鼓——这就是审核失职的代价。

正确的审核应分三级：

专业工程师初审：重点核对技术可行性（如材料性能是否满足设计要求）、经济合理性（如替换材料是否导致成本大幅增加）；

项目负责人复审：审查流程是否合规（是否有遗漏的参与方）、责任是否清晰（解决方案是否明确到具体单位和个人）；

企业技术部门终审：对于重大变更（如结构形式调整、造价变动超过合同价5%），需企业技术负责人签字确认，必要时组织专家论证。

（四）归档：不是”锁进柜子”，是”随时能查”

归档环节最容易被忽视，但却是后期结算、维权的关键。我建议采用”双轨制”：

纸质归档：按专业（土建、安装、市政等）、时间顺序分类装订，每册附目录和备考表（记录归档