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机关单位文件档案整理规范

机关单位的文件档案，作为各项工作开展过程的原始记录与历史凭证，不仅承载着单位的核心信息资源，更在决策参考、工作查考、历史研究等方面发挥着不可替代的作用。规范、科学地进行文件档案整理，是机关单位提升管理效能、保障工作连续性、维护历史真实面貌的基础性工作。本规范旨在为机关单位文件档案整理工作提供一套系统、实用的操作指引，以期推动档案管理工作的标准化与规范化建设。

一、文件档案整理的基本原则

文件档案整理工作是一项严肃的业务工作，必须遵循以下基本原则，以确保档案的质量与价值。

（一）真实性原则：档案的生命在于真实。整理过程中，必须保证文件材料的原始性、准确性和完整性，严禁涂改、伪造、抽换或损毁文件。每份文件的内容、签署、印章等都应真实可靠，反映事件的本来面貌。

（二）系统性原则：档案不是孤立文件的简单堆砌，而是具有内在联系的有机整体。应按照文件材料形成的自然规律和内在联系，进行科学分类、合理组合，使整理出的档案能够系统地反映机关单位各项工作的历史进程和相互关系。

（三）规范性原则：整理工作必须严格遵守国家及行业关于档案工作的法律法规、标准规范。从文件的收集、分类、编号、排列、编目到装订、装盒等各个环节，都应做到标准统一、方法一致、手续完备，确保档案的规范性和通用性。

（四）易用性原则：整理档案的最终目的是为了利用。因此，在整理过程中，要充分考虑档案利用的便捷性。分类体系应清晰易懂，检索工具应完善实用，以便于快速、准确地查找和利用所需档案信息。

（五）安全性原则：档案是重要的信息资源和历史财富，必须确保其安全。整理过程中要注意防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等，对涉密档案要严格执行必威体育官网网址规定，杜绝失泄密事件发生。

二、文件材料的收集与鉴别

文件档案整理工作的前提是确保文件材料的齐全与准确，这就要求做好文件材料的收集与鉴别工作。

（一）收集范围：应明确文件材料的收集范围，确保应归档的文件材料无遗漏。一般包括：本机关单位在各项工作中形成的具有查考利用价值的各类收文、发文（含正本、定稿、附件）、会议材料、调研材料、请示批复、计划总结、统计报表、合同协议、声像制品、电子文件等。对于一些临时性工作、专项活动形成的文件材料，也应及时收集。

（二）收集要求：收集工作应及时、主动。各项工作完成后或告一段落时，承办人员应将相关文件材料整理后移交档案管理部门或档案管理人员。对于电子文件，应同时收集其元数据和相应的读取软件。收集时要注意文件材料的完整性，特别是针对成套性文件，务必齐全。

（三）鉴别：对收集到的文件材料，需要进行认真鉴别。

1.鉴别真伪：剔除伪造、虚假的文件材料。

2.鉴别价值：判断文件材料是否具有保存价值。对于那些临时性、事务性、重复性且无查考利用价值的文件材料，可按规定进行销毁或作暂存处理。

3.鉴别完整性：检查文件材料是否完整，如正文与附件、正本与定稿是否齐全，会议记录是否完整等。

4.鉴别有效性：确认文件材料是否为有效版本，有无过时或被替代的情况。

三、文件档案的分类

分类是档案整理的核心环节，科学的分类能够使档案条理清晰，便于管理和利用。

（一）分类方法：机关单位档案分类方法应根据本单位的职能、规模、业务特点等因素综合确定，力求科学合理、简便易行。常用的分类方法包括：

1.年度分类法：将文件材料按其形成或处理的年度进行分类。这是最基本、最常用的分类方法，便于反映不同年度的工作特点和历史面貌。

2.组织机构分类法：将文件材料按其形成的内部组织机构进行分类。这种方法适用于内部机构分工明确、职责清晰的单位，便于反映各部门的工作情况。

3.问题分类法：将文件材料按其内容所反映的问题或业务性质进行分类。这种方法能将同一问题的文件集中，便于按专题查找。

在实际工作中，通常采用年度分类法与组织机构分类法或问题分类法相结合的复合分类法，如“年度-组织机构-保管期限”或“年度-问题-保管期限”等。

（二）分类体系确定：单位应根据自身实际，确定一个相对稳定的分类体系，并在一定时期内保持不变，以保证分类的一致性和连续性。分类体系应层次分明，类目设置不宜过细或过粗。

四、文件材料的整理与编目

在完成分类后，应对文件材料进行细致的整理与编目，使其成为有序的档案。

（一）组卷（件）：

1.卷内文件的组合：将同一分类项下的、具有密切联系的文件材料组合成案卷（或按“件”整理）。组卷（件）应遵循文件材料的自然形成规律和逻辑联系，保持文件之间的有机联系。一般来说，一份文件、一个会议的全套材料、一项工作的系列材料等可组成一个案卷（或件）。

2.卷内文件的排列：卷内文件应按照一定的顺序进行排列，以便于阅读和利用。通常可按时间顺序、逻辑顺序（如重要程度、因果关系、工作程序等）或文号顺序排列。请示与批复、来