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CATALOGUE目录01公文写作基础概念02公文格式规范03语言表达要求04内容要素管理05常见问题与改进06实用工具与资源

01公文写作基础概念

公文定义与分类法定公文定义公文是党政机关、企事业单位和社会团体在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，用于传达政策、请示批复、联系工作等。通用公文分类包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等15种法定文种，每种文种对应特定使用场景和格式要求。专用公文类型如司法文书（起诉书、判决书）、外交文书（照会、备忘录）、经济合同等，具有行业特殊性和专业术语规范。

严格遵循《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-2012），包括版头、主体、版记三部分及18项格式要素。规范性与程式化公文需在特定时间内完成制发和办理，内容需紧扣主题，避免空泛表述。时效性与针对文代表发文机关意志，具有行政或法律效力，要求受文单位必须执行或答复。权威性与约束力作为公务活动的原始记录，具有档案保存价值，可追溯决策过程和执行情况。凭证与记载功能公文特点与作用

公文写作基本原则政策合规性原则数据、事例需经过核实，引用文件需标注发文字号，杜绝主观臆断或虚假信息。客观真实性要求简明高效导向程序规范保障内容必须符合国家法律法规和上级政策，不得出现与现行制度相悖的表述。采用一文一事结构，语言需准确平实，避免修辞过度，常用拟请予审定等特定用语。严格执行起草、审核、签发、复核、登记、印制、核发等7步流程，确保文书合法性。

02公文格式规范

标题层级清晰公文标题应简明扼要，体现核心内容，主标题采用二号方正小标宋简体，副标题用三号楷体，避免使用模糊或冗长表述。文号编制规则文号由机关代字、发文类别和顺序号组成，格式为“XX发〔XXXX〕X号”，字体为三号仿宋，置于标题下方居中位置，确保唯一性和可追溯性。标题与文号间距标题与文号之间空一行，文号与正文之间空两行，保持版面整洁规范，符合国家标准《党政机关公文格式》要求。标题与文号设置

正文结构与层次正文层次划分正文内容按“一、（一）1.（1）”四级标题划分，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体加粗，三级以下用三号仿宋，确保逻辑清晰。附件标注规范如有附件，应在正文下空一行左空2字符标注“附件”，后接全角冒号和附件名称，多个附件需用序号排列，附件名称不加标点。段落与行距要求正文每段首行缩进2字符，行距固定为28磅，段前段后间距为0行，避免出现孤行或跨页断行现象。

签署位置与格式成文日期用阿拉伯数字标注，右空4字符，字体同正文，不得省略或简写，印章边缘应压盖日期末端。日期书写标准特殊情况处理联合行文时，各机关署名按顺序排列，印章互不相交，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心。发文机关署名位于正文右下方，与正文末行空三行，使用全称或规范化简称，字体为三号仿宋，加盖印章需“骑年盖月”。签署与日期要求

03语言表达要求

正式语言运用技巧句式结构严谨采用主谓宾完整句式，避免省略或倒装，如“经研究决定”优于“研究后觉得”。长句需合理拆分，避免歧义。语气客观中立避免主观情感词汇，如“必须”“务必”需谨慎使用，改为“请按要求执行”等中性表述。规范用词与术语使用行业或机关通用的专业术语，避免口语化表达，确保语言严谨性。例如，“特此通知”代替“现在告诉大家”，“予以批准”代替“同意了”。030201

简洁明了表达原则删除冗余信息剔除重复性内容，如“在过去的一段时间里”简化为“近期”，“由于……的原因”改为“因……”。段落分层明确用具体数字或文件编号替代模糊描述，如“根据XX号文件规定”优于“根据有关规定”。每段聚焦单一主题，首句概括核心，后续展开说明。例如政策类公文先列依据，再提要求。数据与事实支撑

逻辑连贯性控制政策依据、执行要求、监督措施需环环相扣，避免跳跃式表述。如先引法规条款，再明确责任主体。内容前后呼应通过“综上所述”“鉴于此”等连接词强化段落关系，确保读者能顺承理解。过渡词精准使用核心条款用加粗或分段突出，次要内容作为补充说明，如“首要任务”“其次”等层级标记。重点信息分级

04内容要素管理

主题聚焦方法明确核心诉求通过提炼关键词和逻辑梳理，确保公文始终围绕核心目标展开，避免内容偏离或冗余。可采用“问题-对策-结论”三段式结构强化主题表达。分层递进阐述将复杂议题分解为若干子主题，按优先级分层呈现，例如先说明政策背景，再分析具体措施，最后提出执行要求，形成逻辑闭环。使用标准化模板依据公文类型（如通知、报告、函件）选用对应模板，规范标题、主送机关、正文等要素的格式，提升主题呈现的专业性。

多源数据校验严格遵循《党政机关公文处理工作条例》中的术语标准，避免使用口语化或歧义表述，必要时附术语