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商务函件撰写技巧全攻略

目录

前言概述．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．4

1.1商务文书的重要性认知．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．4

1.2标准化书写的必要性分析．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．4

1.3本指南适用范围界定．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．5

基础规范与准备．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．7

2.1正式书面表达的基本原则．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．7

2.2商业沟通的礼仪要求．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．9

2.2.1称谓选择规范．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．10

2.2.2问候语使用技巧．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．11

2.3文书撰写的准备工作．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．11

2.3.1沟通目的明确化．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．13

2.3.2收件对象分析．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．14

结构布局设计．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．15

3.1商务信函的标准框架．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．16

3.1.1信头部分构成．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．17

3.1.2日期格式规范．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．18

3.1.3寄送信息要素．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．20

3.2正文部分组织．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．21

3.2.1开头段落写作．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．22

3.2.2主体内容展开．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．23

3.2.3结尾段落撰写．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．24

3.3结尾格式规范．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．25

3.3.1签名格式要求．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．26

3.3.2结束语选用策略．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．26

语言表达优化．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．27

4.1专业术语使用规范．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．28

4.2避免使用口语化表达．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．28

4.3句式多样化选择．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．29

4.3.1陈述句应用场景．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．31

4.3.2疑问句表达技巧．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．32

4.4措辞精准性提升．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．32

4.4.1使用主动语态．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．33

4.4.2避免模糊表述．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．34

特殊文书类型．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．35

5.1商务邀请函制作方法．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．40

5.1.1活动信息完整呈现．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．41

5.1.2请求回复注意事项．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．42

5.2合作意向书