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合同归档执行投资公司分类规定

一、总则

本规定旨在规范投资公司合同归档执行工作，确保合同信息的完整性、准确性和安全性，便于合同的查阅、使用和管理，有效支持公司的投资业务运营与决策。通过科学合理的合同分类归档，提高公司运营效率，防范合同管理风险，契合公司以客户为中心、追求卓越投资回报、注重风险防控的企业文化，同时展现公司扁平化管理的高效性，促进公司社会效益的提升。

二、适用范围

本规定适用于投资公司全体员工在涉及公司各类投资业务及相关活动中签订的所有合同。同时，客户相关合同管理也参照本规定执行，以保障客户权益与公司业务流程的规范化对接。

三、组织架构与职责分工

1.档案管理部门

作为合同归档管理的核心部门，负责制定和完善合同归档管理制度与流程；指导、监督各部门的合同归档工作；对接收的合同进行统一分类、编号、存储和保管；负责合同档案的数字化处理及备份工作；按规定为公司内部各部门及外部合法需求者提供合同查阅、借阅服务。

2.业务部门

在合同签订过程中，负责确保合同条款符合公司投资业务要求与法律法规规定；及时整理合同签订过程中的各类文件、资料，包括但不限于意向书、谈判记录、补充协议等；在合同签订后，按照规定的时间和流程将合同及相关资料移交至档案管理部门；负责对涉及本部门业务的合同执行情况进行跟踪，并及时向档案管理部门反馈合同执行中的重要变更或异常情况。

3.法务部门

负责对合同的合法性、合规性进行审核，在合同签订前提供法律意见，确保合同条款无法律风险；协助档案管理部门制定合同分类标准中涉及法律层面的分类依据；对合同归档管理过程中涉及的法律问题提供专业支持，处理因合同归档、查阅、使用等引发的法律纠纷。

四、管理内容与流程

1.合同分类标准

-按投资业务类型分类：分为股权投资合同、债权投资合同、证券投资合同等。其中，股权投资合同可进一步细分为初创企业投资合同、成长型企业投资合同、并购投资合同等；债权投资合同可根据投资期限、利率结构等因素进行细分；证券投资合同可按照投资标的，如股票投资合同、债券投资合同、基金投资合同等进行分类。

-按合同主体分类：分为与客户签订的投资服务合同、与合作伙伴签订的合作协议（如与金融机构的资金拆借协议、与中介机构的服务协议等）、公司内部部门之间签订的协作合同等。

-按合同重要程度分类：分为重大合同、一般合同和小额合同。重大合同通常指涉及金额巨大、投资期限长、对公司战略发展有重大影响的合同；一般合同为涉及金额和影响力处于中等水平的合同；小额合同则是金额较小、业务相对简单的合同。

2.合同编号规则

合同编号采用统一的编码体系，由公司代码、年份代码、合同类别代码、顺序号等部分组成。例如，公司代码为“TZ”，年份代码取合同签订年份的后两位数字，股权投资合同类别代码为“GQ”，顺序号为从0001开始的流水号。则一份2023年签订的股权投资合同，编号可能为“TZ23GQ0001”。通过这种编号方式，确保每份合同都有唯一的标识，便于快速定位和查询。

3.合同归档流程

-合同签订后：业务部门应在5个工作日内将合同原件及相关资料整理齐全，填写《合同归档移交清单》，清单内容包括合同名称、编号、签订时间、合同主体、主要条款摘要等信息，一并移交至档案管理部门。

-档案管理部门接收后：对合同及相关资料进行初步审核，检查资料的完整性和准确性。如发现问题，及时与业务部门沟通补充完善。审核通过后，按照既定的分类标准对合同进行分类，并赋予合同编号。

-编号后的合同：进行数字化扫描，形成电子档案存储在公司专门的合同管理系统中。同时，将合同原件按照分类顺序进行装订、上架保存，建立纸质档案索引目录，确保纸质档案与电子档案的对应关系清晰明确。

4.合同查阅与借阅管理

-内部查阅：公司员工因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同查阅申请表》，注明查阅目的、合同名称或编号、预计查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，提交给档案管理部门。档案管理部门在核实申请信息后，为查阅人提供相应的合同电子或纸质档案，并做好查阅记录，包括查阅人姓名、查阅时间、查阅合同名称等。

-内部借阅：如员工需要借阅合同原件，除填写《合同查阅申请表》外，还需经公司分管领导审批。借阅期限一般不超过7个工作日，如需延长借阅时间，应提前办理续借手续。档案管理部门应建立借阅台账，对合同的借阅、归还情况进行详细记录，确保合同及时归还且无损坏、丢失等情况。

-外部查阅与借阅：如客户、合作伙伴或其他外部机构因合法事由需要查阅或借阅公司合同档案的，须经公司法务部门审核其查阅或借阅的合法性和必要性，并经公司总经理审批同意。档案管理部门按照与内部查阅、借阅相同的流程办理相关手续，