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外贸企业采购员紧急采购审批制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范外贸企业采购员在紧急采购情况下的审批流程，确保在满足业务紧急需求的同时，保障采购活动的合规性、经济性和高效性，有效控制采购风险，提升企业整体运营效率，更好地为客户服务。

2.适用范围

本制度适用于外贸企业全体采购员以及涉及紧急采购审批流程的各级管理人员和相关部门。同时，与紧急采购相关的供应商及合作客户在涉及此流程中的相关环节时也需遵循本制度的规定。

3.企业文化融入

本制度秉持企业“客户至上、诚信共赢、创新高效”的企业文化。在紧急采购审批过程中，强调以满足客户需求为首要目标，确保采购的物资或服务能够及时、高质量地交付，维护与客户的良好合作关系；倡导诚信原则，要求采购员和审批人员在整个流程中保持诚实、公正，不得谋取私利；鼓励创新高效的工作方式，在确保合规的前提下，优化审批流程，提高采购效率，以适应外贸业务快速变化的市场环境。

4.教育理念体现

企业重视员工的成长与发展，在紧急采购审批制度中融入教育理念。通过明确的流程和规范要求，为采购员提供清晰的操作指引，帮助其提升专业技能和应对紧急情况的能力。同时，通过定期的培训和案例分析，使各级审批人员深入理解采购业务和审批要点，不断提高审批决策的准确性和科学性，促进企业整体采购管理水平的提升。

二、组织架构与职责划分

1.采购部门

-负责发起紧急采购申请，详细说明紧急采购的原因、需求物资或服务的规格、数量、预计交付时间等关键信息。

-对紧急采购的供应商进行初步筛选和评估，确保供应商具备提供符合要求物资或服务的能力和资质。

-跟踪紧急采购订单的执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题，确保物资或服务按时、按质、按量交付。

2.需求部门

-明确紧急需求的具体内容和时间要求，向采购部门提出准确的采购需求。

-协助采购部门对紧急采购的物资或服务进行验收，确保符合业务实际需求。

3.审批部门

-负责对紧急采购申请进行审核和审批，根据企业的采购政策、预算情况以及紧急程度等因素，做出批准或否决的决策。

-对于重大或特殊的紧急采购申请，组织相关部门进行联合评审，确保决策的科学性和合理性。

-监督紧急采购审批流程的执行情况，及时发现并解决流程中出现的问题。

4.财务部门

-审核紧急采购申请的预算合理性，确保采购资金的安排符合企业财务规定。

-对紧急采购的付款申请进行审核，确保付款流程的合规性和准确性。

-提供有关采购成本控制和财务风险防范的建议，协助企业优化采购决策。

5.质量控制部门

-参与紧急采购物资或服务的验收工作，对物资的质量、性能等方面进行检验和评估。

-对供应商的质量保证能力进行监督和管理，确保紧急采购的物资或服务符合企业的质量标准。

三、管理流程

1.紧急采购申请发起

-当出现紧急业务需求时，需求部门应及时向采购部门提出紧急采购需求。采购部门在接到需求后，填写《紧急采购申请表》，详细说明采购原因、物资或服务描述、预计交付时间、预算金额等信息。

-申请表需由需求部门负责人签字确认，以明确需求的真实性和准确性。

2.供应商筛选与评估

-采购部门根据紧急采购需求，迅速筛选潜在供应商。优先考虑与企业有良好合作关系、信誉良好且具备快速供货能力的供应商。

-对选定的供应商进行紧急评估，重点考察其供应能力、产品质量、价格合理性、交货期等方面。评估结果需记录在案，作为采购决策的重要依据。

3.紧急采购申请审批

-采购部门将填写完整的《紧急采购申请表》及供应商评估报告提交给审批部门。审批部门根据采购金额、紧急程度等因素进行分级审批。

-对于金额较小、紧急程度较低的采购申请，可采用线上快速审批流程，由审批部门负责人直接审批。审批通过后，采购部门即可下达采购订单。

-对于金额较大或涉及重大业务影响的紧急采购申请，审批部门应组织相关部门（如财务部门、质量控制部门等）进行联合评审。评审内容包括采购的必要性、预算合理性、供应商资质、质量保证等方面。联合评审通过后，报企业高层领导审批。

4.采购订单下达与执行

-采购申请获得批准后，采购部门立即与供应商签订采购合同或下达采购订单，明确物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准等条款。

-采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，确保物资或服务按时、按质、按量交付。如出现供应商无法按时交付或质量问题，采购部门应及时协调解决，并将情况反馈给相关部门。

5.验收与付款

-物资或服务到达企业后，采购部门应及时组织需求部门和质量控制部门进行验收