档案宣传推广活动组织制度.doc

档案宣传推广活动组织制度

一、总则

1.目的：为加强档案馆档案宣传推广工作，提升档案馆的社会影响力，提高公众对档案价值的认知，更好地发挥档案服务社会的功能，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于档案馆全体员工以及参与档案宣传推广活动的相关合作方与顾客。

3.企业文化与经营理念体现：档案馆秉持“记录历史，服务现实，传承文明”的经营理念，在宣传推广活动组织中，要充分展现档案丰富的文化内涵和重要的社会价值，致力于搭建档案与公众沟通的桥梁，强化公众对档案文化的认同感和归属感。

4.扁平化管理原则：在活动组织过程中，倡导扁平化管理模式，减少不必要的层级汇报，提高决策和执行效率。鼓励员工跨部门协作，直接沟通，以快速响应活动组织中的各项需求。

二、组织架构与职责划分

1.活动领导小组：由馆长担任组长，各部门负责人为成员。负责审定档案宣传推广活动的总体战略和年度计划，协调解决活动组织过程中的重大问题，保障活动所需资源的合理配置。

2.活动策划部门：通常由宣传推广部门负责。负责制定具体的活动策划方案，包括活动主题、形式、内容、时间、地点等。深入挖掘档案资源与社会热点、公众需求的结合点，设计出具有吸引力和创新性的活动方案。同时，负责与其他部门沟通协调，确保活动方案的可行性和可操作性。

3.活动执行部门：根据活动类型，由多个部门共同组成执行团队。如档案展览活动，档案整理部门负责档案展品的挑选和整理；技术部门负责展览的数字化展示技术支持；后勤部门负责场地布置、设备租赁等工作。执行部门需严格按照策划方案执行活动，确保活动的顺利开展。

4.客户服务部门：负责在活动期间为顾客提供咨询、引导等服务。收集顾客对活动的反馈意见，及时反馈给相关部门，以便对活动进行调整和改进。同时，负责处理活动过程中的突发投诉事件，维护档案馆的良好形象。

5.活动评估部门：可由行政部门和部分外部专家组成。负责对活动效果进行全面评估，包括参与人数、社会反响、媒体报道、顾客满意度等指标。根据评估结果撰写评估报告，为后续活动的组织提供经验参考。

三、管理流程

1.活动规划：每年年底，活动策划部门结合档案馆年度工作重点、社会热点话题以及公众需求，制定下一年度档案宣传推广活动计划草案。草案经活动领导小组审定后，形成正式的年度活动计划，明确活动的主题、时间、大致形式等关键信息。

2.活动策划：针对每个具体活动，策划部门深入调研，广泛收集素材，设计详细的活动策划方案。方案内容应包括活动目标、主题阐述、具体活动形式（如讲座、展览、线上互动等）、宣传策略、预算安排、人员分工等。策划方案需经过内部评审，征求相关部门意见后，报活动领导小组审批。

3.活动筹备：活动执行部门根据审批通过的策划方案，制定详细的执行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人。开展活动所需物资的采购、场地的预订、人员的培训等工作。同时，宣传推广部门按照宣传策略，开展线上线下的活动宣传，吸引公众关注。

4.活动实施：活动执行部门严格按照执行计划组织活动实施。在活动现场，各岗位人员各司其职，确保活动的流程顺畅、秩序井然。技术人员保障活动中的设备正常运行，客户服务人员及时为顾客提供优质服务，应对各类突发情况。

5.活动评估与总结：活动结束后，活动评估部门按照既定的评估指标体系，收集相关数据和信息，对活动效果进行全面评估。各部门对活动组织过程进行总结，分析经验教训，提出改进建议。评估报告和总结材料作为档案保存，为今后的活动组织提供参考。

四、权利与义务

1.员工权利：有权参与档案宣传推广活动的策划和组织工作，提出自己的意见和建议；有权获得与活动相关的培训和学习机会，提升自身能力；在活动组织过程中，因工作需要，有权申请调配相应的资源。

2.员工义务：遵守活动组织的各项规章制度和工作流程，认真履行自己的工作职责；积极配合其他部门的工作，保障活动的顺利开展；保护活动过程中涉及的档案信息安全和商业机密。

3.顾客权利：有权了解档案宣传推广活动的详细信息，包括活动内容、时间、地点等；在活动现场有权获得优质的服务和必要的协助；有权对活动提出意见和建议，对不满意的地方进行投诉。

4.顾客义务：遵守活动现场的秩序和规定，爱护活动场地的设施和展品；不得在活动现场进行违法违规或干扰活动正常进行的行为。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制：建立内部监督小组，由行政部门和纪检部门人员组成，对活动组织过程进行全程监督。重点监督活动经费的使用、活动执行情况、员工工作纪律等方面。同时，设立公众监督渠道，接受顾客和社会的监督，及时处理公众反馈的问题。

2.奖励机制：对于在档案宣传推广活动组织中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。奖励形式包括物质奖励（如奖金、奖品等）和精神奖励（如荣誉证书、内部通报表扬等）。具