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培训记录保存年限规定

一、总则

1.目的

本规定旨在明确档案馆各类记录的保存年限，确保重要信息得以妥善留存，满足法律、法规、业务运营及历史研究等多方面需求，同时合理规划存储空间，避免因记录保存不当造成信息缺失或资源浪费。

2.适用范围

本规定适用于档案馆全体员工及涉及档案馆记录管理的相关活动。同时，对于顾客提供的需归档记录，在遵循顾客合理要求的基础上，参照本规定执行。

3.基本原则

-合法性原则：记录保存年限的设定应符合国家法律法规的要求，确保档案管理活动在法律框架内进行。

-完整性原则：全面考虑档案馆业务活动的各个方面，保证各类记录的完整性，为后续的查阅、利用提供充分支持。

-实用性原则：根据实际业务需求和历史研究价值，确定合理的保存年限，确保记录在有效期限内能够为决策、审计、文化传承等提供有力依据。

-动态性原则：随着档案馆业务的发展、法律法规的变化以及社会需求的转变，适时调整记录保存年限，保证规定的适应性和有效性。

二、组织架构与职责划分

1.馆长办公室

-负责整体把控记录保存年限规定的制定、修订和监督执行，确保规定与档案馆的战略目标和发展方向相契合。

-协调各部门之间在记录保存工作中的关系，解决重大问题和争议。

2.档案管理部门

-具体负责记录保存年限规定的制定、细化和解释工作，根据不同类型记录的特点和需求，制定详细的保存年限标准。

-对档案馆内各类记录的形成、收集、整理、归档等环节进行指导和监督，确保记录的规范性和完整性。

-定期对已到保存期限的记录进行鉴定，提出销毁或继续保存的建议，并组织实施相应的处理措施。

3.其他业务部门

-负责本部门业务活动中产生记录的收集、整理和初步分类工作，确保记录的真实性、准确性和及时性。

-按照档案管理部门规定的保存年限要求，将本部门的记录移交至档案管理部门归档保存，并配合档案管理部门做好记录的管理和利用工作。

三、管理流程

1.记录的形成与收集

-各部门员工在业务活动中应及时形成记录，记录内容应详细、准确地反映业务活动的全过程，包括但不限于时间、地点、参与人员、活动内容、结果等关键信息。

-各部门指定专人负责本部门记录的收集工作，定期对本部门的记录进行整理和汇总，确保记录无遗漏、无丢失。

2.记录的整理与归档

-档案管理部门对各部门移交的记录进行进一步整理和分类，按照记录的类型、时间、来源等因素进行科学编排，建立清晰的档案索引和目录。

-对符合归档要求的记录，按照规定的保存年限进行归档存储，确保记录存储环境安全、稳定，便于查阅和管理。

3.记录的保管与维护

-档案管理部门应定期对归档记录进行检查和维护，确保记录的载体（如纸张、电子存储设备等）完好无损，防止记录因自然因素、人为因素或技术更新等原因导致损坏或丢失。

-对于电子记录，应定期进行数据备份和格式转换，确保数据的可读性和可访问性。同时，加强网络安全防护，防止数据泄露和被篡改。

4.记录的鉴定与处置

-当记录达到规定的保存年限时，档案管理部门应组织相关人员对记录进行鉴定。鉴定工作应综合考虑记录的历史价值、法律价值、业务价值等因素，确定记录是否仍有保存必要。

-对于经鉴定确无保存价值的记录，应按照规定的程序进行销毁处理。销毁过程应进行详细记录，包括销毁的记录清单、销毁方式、销毁时间等信息，确保销毁工作的可追溯性。

-对于具有一定历史价值或其他特殊价值的记录，经馆长办公室批准后，可适当延长保存年限，并进行专门管理。

四、权利与义务

1.员工权利

-员工有权按照规定的程序查阅和使用与自身工作相关的记录，以支持业务活动的开展和决策制定。

-员工对记录保存年限规定有疑问或建议时，有权向档案管理部门提出咨询和反馈，档案管理部门应及时给予答复和处理。

2.员工义务

-员工有义务按照规定的要求及时形成、收集和整理本部门的记录，并确保记录的真实性、准确性和完整性。

-员工应严格遵守记录保存年限规定，不得擅自销毁、篡改或泄露未到保存期限的记录。

3.顾客权利

-顾客有权了解其提供给档案馆的记录的保存情况和保存年限规定，档案馆应及时给予解答。

-顾客在符合法律法规和档案馆规定的前提下，有权查阅、复制与其相关的记录。

4.顾客义务

-顾客应向档案馆提供真实、合法、完整的记录，并配合档案馆做好记录的整理和归档工作。

-顾客应尊重档案馆的记录保存规定，不得干扰档案馆正常的记录管理工作。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

-档案馆