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秘书职业基本知识部分(1)[5篇范文]

二、公文的制发程序

公文的制发程序又叫发文办理。发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、发文注册、用印、发文登记、分发等程序。

第二节公文的格式

国家质量技术监督局于1999年12月27日发布了新的国家标准（gb/t9704—1999）《国家行政机关公文格式》将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三个部分。

二、公文眉首格式

1、发文机关标识（公文版头）。由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

2、公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。也叫印制编号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

3、发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识。

4、签发（会签）人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

5、秘密等级和必威体育官网网址期限。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和必威体育官网网址期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和必威体育官网网址期限之间用“★”隔开。

6、紧急程度。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

7、红色反线。红色反线（间隔横线）的作用在于把眉首部分与主体部分隔开。

三、公文主体格式

1、公文标题。红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2、主送机关。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

3、公文正文格式。主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

4、附件及附件说明。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

5、印章（发文机关名称）。

6、签署。签署是发文时，由机关领导人在公文落款处签写姓名或加盖签名章，代表公文的作者，证实公文的执行效果。

7、成文日期。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。

8、附注。（文件发到哪一级）公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2个字加圆括号标识在成文时间下一行。

四、版记（文尾）格式

1、主题词。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

2、抄送。公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

3、印发机关和印发时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

4、版记中的反线和版记的位置。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

五、公文的特定格式

特定格式有三种。信函格式、命令格式、会议纪要格式。

第三节文种辨析与拟写

国务院xx年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》列出的13类公文：命令（令）、决定、公告、通告、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

1、了解命令的用途。

《国家行政机关公文处理办法》规定命令适用于依照有关法律发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

2、决定与决议的异同。

1、相同之处。都是决策性文件；都是上级机关对某些重要事项的处理或重要工作的安排意见；都是下行文，都要求下级机关贯彻执行。

2、不同之处。（1）使用范围不同；（2）形成方式不同；（3）内容不同；（4）格式不同。

决定的用途：《国家行政机关公文处理办法》规定决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。决定的特点：决定是一种重要的指挥性和约束性公文。党政机关、社会团体和企事业单位对某些重要事项或者重大行动作出安排，都可以用决定。

决定的分类：决定可分为两类，一类指令性决定，一类是宣告性决定。决定的一般写法：决定一般由标题、正文、发文机关、发文日期等部分组成。