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采购控制管理制度

采购控制管理制度1

购物中心物质采购控制管理规程

1.目的和适用范围

1.1目的

通过对原材料、辅助材料、外购、外协物资的采购进行控制,以确保所采购的物资符合采购文件规定的要求。

2适用范围

本程序适用于本公司物业管理服务所用的原辅材料、外购、外协产品的采购管理工作。其它物资(如办公用品)的采购可参照执行。

3.职责

3.1请购部门提出采购标准及技术要求,各职能部门负责对采购文件的技术要求审核,并负责对采购物资进行验证。

3.2总经办负责采购物资的谈判、签约、实施、组织对供方进行评价和控制。

3.3管理处协助对供方的评定。

3.4总经理负责采购文件的审批。

4.工作程序

4.1本公司根据所采购物资对物业管理活动及加工的产品质量影响程度,将所采购的物资分为三类:即a类,关键物资;b类,重要物资;c类,一般物资。因此,根据供方的重要程度,对供方进行管理。

4.2供方的评价和控制(执行gepm/qr07-01-20__)

4.2.1a类物资供方的评价采用以下条款之一进行。

供方须具有产品质量认证证书或质量体系认证证书、列入生产许可

证发证目录的应有生产许可证,并对其历史业绩和市场信誉进行评价。市政公用部门的专营(专供)物资在签署供用协议后视为评价合格。

对长期合作的供方由总经办会同各职能部门及管理处对其产品在本公司的历史使用情况及验证实绩进行评价。

应适当评价供方的财务状况及技术支持能力。

4.2.2b类物资供方的评价

产品必须有质保书或合格证,产品实行三包。

各部门通过对其产品的检验结果,统计近期3个月的质量记录,依据

合格率情况进行评价。

4.2.3c类物资采用同类产品比较。供方统计近期的产品质量记录,依据合格率进行评价。

4.2.4供方评审后,由总经办填写《供方评审记录》并附上相应的资料,对符合要求的,由总经办经理填写结论,将其编入《合格供方一览表》,经总经理批准后,定为合格供方,作为本公司的采购点,同时通知到各职能部门及管理处。

对本公司贯标之前签署的目前仍属有效的购货合同,由总经办负责对供货方进行一次补充评审,符合要求并经批准的,可列为合格供方。合同期满后,需重新进行新一轮的评审。

4.2.5对供方的控制

总经办负责建立供方质量档案,包括供方调查评价表,质量历史实绩,生产能力,交货能力和信誉记录。

由管理者代表会同财务部及各职能部门组成考核小组,每年一次(不超过12个月)对供方进行重新审核,并填写《公司供方质量保证能力(现场)调查表》、《供方历次信誉记录表》。

4.3本公司委外发包文件包括维保合同、委外服务合同及附件、图纸等。

4.3.1委外发包文件必须注明委外项目名称、内容、技术要求、质量要求、数量等内容。特殊情况要附实物、图样、规范、等级和有关标准等。

4.3.2委外发包文件由各部门填写,部门经理签字,分管副总审批,总经理批准。

4.3.4委外发包文件应由接受服务的职能部门登记、保管、存档。

4.4采购信息及文件

本公司采购文件包括采购计划、采购合同、采购申请单、实物样品及图纸等。

4.4.1采购计划应注明所采购物品名称、型号规格、数量、技术要求等内容,规范、类别、等级和有关标准等内容,特殊情况的要附实物、图样、标识、类别、等级和有关标准等项目。适当时应包括:产品采购批准的要求;对产品的验收要求;适当的质量管理体系要求和其它要求等。

4.4.2对临时性不能在合格供方所采购的物资或某种按采购文件规定无法购到的以及可用代用品的物资,必须由申购部门填写《应急(代用)材料采购审批单》,注明应急代用品的名称和技术质量规定等,经申购部门经理签字并报总经理批准后可由各申购部门采购(一次有效)。紧急c类物资允许申购部门直接采购,补办手续。每月底将本月本部门应急(代用)采购的物资清单交总经办分析适当调整计划并存档。

4.4.3采购申请应由申报部门填写,部门经理签字,职能部门对采购要求是否适宜和充分进行审核,分管领导审批,总经理批准。

4.4.4采购文件应由财务部登记、保管、存档。

4.5采购程序

4.5.1计划性采购

仓管员根据物资库存情况,做出下月补充物资采购计划。

各部门主管每月下旬制定下个月的物资采购计划,说明物资的名称、型号、规格、数量等(如有特殊要求需说明)。

各部门(处)将月份物资采购计划交相关部门经理审核后,分管领导审批后,于每月的25日前报总经办,由总经办经理审核后汇总填写《采购计划审批单》同意报总经理批准。

总经办根据批准后的采购计划组织采购。(在规定的供方内采购)

零星采购

各部门需要零星物资和计划外的物资时