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档案移交手续办理制度

一、总则

1.目的

为确保档案移交工作的规范、有序进行，保证档案的完整性、准确性和安全性，明确档案移交过程中各方的责任与义务，特制定本制度。本制度旨在通过规范档案移交手续，提升档案馆整体运营效益，践行本馆“精准典藏，服务至上”的企业文化和经营理念，更好地服务客户，同时保障档案工作在高效运转中实现安全生产目标。

2.适用范围

本制度适用于所有向本档案馆移交档案的单位、个人（以下统称移交方）以及档案馆负责档案接收的相关工作人员。

3.基本原则

（1）合法性原则

档案移交必须符合国家法律法规以及档案管理的相关规定，确保移交行为的合法性。

（2）完整性原则

移交的档案应保持齐全完整，涵盖各类文件、资料、记录等，不得遗漏重要信息。

（3）准确性原则

档案内容应准确无误，文件的编号、题名、日期、来源等关键信息必须真实、准确。

（4）及时性原则

移交方应按照约定或规定的时间及时办理档案移交手续，档案馆应及时接收并处理。

二、组织架构与职责划分

1.档案馆组织架构

（1）馆长办公室

负责对档案移交工作进行宏观指导和决策，协调解决移交过程中的重大问题。秉持扁平化管理理念，馆长办公室直接与各业务部门沟通协作，减少不必要的层级流程，提高决策执行效率。

（2）档案接收部门

具体负责档案移交手续的办理，包括对移交档案的清点、核对、验收等工作。同时，根据绩效考核标准，对部门员工在档案接收工作中的表现进行评估，激励员工高效、准确地完成任务。

（3）档案整理部门

在档案接收后，负责对档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案有序存放，便于后续利用。

（4）质量监督部门

对档案移交全过程进行质量监督，检查档案的完整性、准确性以及手续办理的合规性。对于不符合要求的情况及时提出整改意见，保障档案移交工作质量。

2.各部门职责

（1）馆长办公室职责

①制定和完善档案移交相关政策和制度，确保档案移交工作符合馆内整体发展战略和经营理念。

②协调与外部单位的关系，为档案移交工作创造良好的外部环境，提升档案馆运营效益。

③对重大档案移交项目进行统筹安排，保障移交工作顺利进行。

（2）档案接收部门职责

①与移交方进行沟通，确定档案移交的时间、方式、范围等具体事宜。

②按照规定的流程和标准，对移交的档案进行认真清点、核对，确保档案数量准确、质量合格。

③及时将接收的档案移交至档案整理部门，并办理内部交接手续。

（3）档案整理部门职责

①对接收的档案进行科学分类、编号、编目等整理工作，建立完善的档案检索体系。

②检查档案整理过程中发现的问题，及时与档案接收部门沟通，共同解决。

③负责将整理好的档案妥善存储，保障档案的安全保管，体现安全生产要求。

（4）质量监督部门职责

①制定档案移交质量监督标准和流程，对档案移交各环节进行全程监督。

②定期检查档案接收和整理情况，对发现的质量问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。

③对档案移交工作中的违规行为进行查处，确保档案移交工作依法依规进行。

三、管理流程

1.移交前准备

（1）移交方

①对拟移交的档案进行全面梳理和清查，确保档案内容完整、准确，并编制档案移交清单。清单应详细列出档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息。

②与档案馆档案接收部门取得联系，沟通档案移交的具体事宜，包括移交时间、地点、方式等，并提交档案移交清单。

③对于涉及国家机密或敏感信息的档案，移交方应按照国家相关必威体育官网网址规定进行处理，确保档案在移交过程中的必威体育官网网址性和安全性。

（2）档案馆

①档案接收部门在收到移交方的档案移交清单后，对清单内容进行初步审核，如发现问题及时与移交方沟通。

②根据移交方提供的信息，安排足够的人力和场地进行档案接收工作，确保接收工作顺利开展。

③质量监督部门提前制定质量监督计划，明确监督的重点环节和标准，为档案接收工作做好监督准备。

2.档案移交

（1）现场清点

①移交方按照约定的时间和地点，将档案送达档案馆。档案接收部门工作人员与移交方共同对档案进行现场清点，依据档案移交清单逐一核对档案的名称、数量等信息。

②在清点过程中，如发现档案数量不符或存在损坏、缺失等情况，应及时记录并与移交方协商解决。协商一致后，双方在记录上签字确认。

（2）质量检查

①清点完成后，档案接收部门对档案的质量进行检查，重点检查档案的完整性、准确性以及文件格式、载体等是否符合要求。

②对于电子档案，要检查其存储格式、可读性等，确保电子档案能够正常读取和利用。如发现质量问题，要求移交方当场整改或限期整改，整改合格后方可继续办理移交手续。

（3）签字确认

经过清点和质量检查无误后，双方在档案移交清单上签字盖章，完成档案移交手续。档案移交清单一式两份，移交方和档案馆各留存一份。

3.档案整理