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捐赠档案使用权保留制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范档案馆关于捐赠档案使用权保留相关事宜，确保捐赠档案在得到妥善保存与利用的同时，充分尊重捐赠者的意愿和权益，促进档案资源的合理开发与利用，提升档案馆的社会服务功能和文化传承价值，践行档案馆“尊重历史、服务社会、传承文明”的企业文化。

2.适用范围

本制度适用于向本档案馆捐赠档案的所有捐赠者以及档案馆全体员工。

3.原则

-尊重意愿原则：充分尊重捐赠者对于捐赠档案使用权的保留意愿，严格按照双方约定执行。

-合法合规原则：档案使用权的保留与使用必须符合国家法律法规以及档案管理的相关规定。

-效益最大化原则：在保障捐赠者权益的基础上，通过合理规划与管理，实现捐赠档案利用效益的最大化，提升档案馆的运营效益。

-信息安全原则：在档案使用过程中，确保档案信息的安全，防止信息泄露、篡改等情况发生，体现对安全生产的重视。

二、组织架构与职责划分

1.捐赠接收部门

-职责：负责接收捐赠档案，与捐赠者沟通并详细记录其关于档案使用权保留的要求和意愿，形成书面材料并及时归档。向捐赠者介绍档案馆关于档案使用和管理的相关规定，解答疑问。

2.档案管理部门

-职责：按照捐赠者的使用权保留要求，对捐赠档案进行分类、编目、存储等管理工作。建立专门的捐赠档案使用权保留台账，记录档案的使用情况、利用申请审批记录等信息。在确保符合使用权保留规定的前提下，为合法的档案利用需求提供服务。

3.审批决策部门

-职责：由档案馆高层管理人员组成，负责对涉及捐赠档案使用权保留的特殊利用申请进行审批决策。根据档案的重要性、利用目的、对捐赠者权益的影响等因素，综合评估并做出是否批准的决定。确保决策符合档案馆的经营理念和整体利益。

4.监督部门

-职责：对捐赠档案使用权保留制度的执行情况进行全程监督。检查各部门是否按照规定操作，及时发现和纠正违规行为。受理捐赠者或其他相关方关于档案使用权保留问题的投诉和反馈，调查核实情况并提出处理建议。

三、管理流程

1.捐赠接收阶段

-沟通协商：捐赠接收部门在接到捐赠意向时，主动与捐赠者进行深入沟通，了解捐赠档案的内容、数量、来源等基本情况，重点询问其对于档案使用权保留的具体要求，如是否限制特定人员使用、是否限制使用目的、是否需要必威体育官网网址等。

-签订协议：根据沟通结果，与捐赠者签订详细的捐赠协议，明确档案的所有权归属、使用权保留条款、双方的权利义务等内容。协议应使用规范的法律语言，确保条款清晰、明确，避免产生歧义。

-档案交接：捐赠接收部门按照规定的程序和标准，接收捐赠档案，进行初步的清点和整理。将档案移交给档案管理部门，并同时移交捐赠协议副本以及关于使用权保留要求的详细说明。

2.档案管理阶段

-分类编目：档案管理部门根据捐赠档案的性质、来源等因素进行科学分类编目，在档案管理系统中明确标注使用权保留信息。将档案存储在合适的保管环境中，确保档案的安全与完整。

-台账建立：建立捐赠档案使用权保留台账，记录档案的编号、名称、捐赠者信息、使用权保留要求、利用申请记录等内容。台账应定期更新，保证信息的及时性和准确性。

-日常维护：按照档案管理的相关标准和规范，对捐赠档案进行日常的维护保养工作，防止档案损坏、变质等情况发生，体现对档案资源的重视和人文关怀。

3.利用申请阶段

-申请提交：任何单位或个人如需使用捐赠档案，应向档案馆提出书面申请。申请内容包括利用目的、使用范围、使用期限等信息。对于涉及使用权保留的档案，申请方还需说明是否知晓并同意遵守相关保留要求。

-初步审核：档案管理部门收到申请后，首先对申请的完整性和合规性进行初步审核。对照使用权保留台账，检查申请是否符合捐赠者的要求。对于符合要求的申请，提交审批决策部门；对于不符合要求的申请，及时告知申请方并说明理由。

-审批决策：审批决策部门根据申请情况进行综合评估，考虑利用目的是否正当、是否会对捐赠者权益造成损害等因素。对于重大或复杂的申请，可组织相关专家进行论证。做出批准或不批准的决定，并及时反馈给档案管理部门。

-利用服务：档案管理部门根据审批结果，为获得批准的申请方提供档案利用服务。在服务过程中，严格监督申请方按照规定使用档案，防止违规行为发生。

4.利用反馈阶段

-使用报告：档案利用结束后，申请方应向档案馆提交档案使用报告，说明档案的使用情况、取得的成果等内容。

-效果评估：档案馆对档案利用效果进行评估，分析档案利用对社会、文化等方面产生的影响。将评估结果反馈给相关部门，为进一步优化档案管理和利用策略提供参考。同时，