到期档案销毁审批制度.doc

到期档案销毁审批制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范档案馆到期档案销毁的审批流程，确保档案销毁工作合法、合规、安全、有序进行，保护档案信息安全，同时提高档案馆的运营效益，合理利用存储空间，更好地履行档案馆为社会提供档案服务的职责。

2.适用范围

本制度适用于档案馆全体员工以及涉及到期档案销毁审批相关事宜的所有人员。包括但不限于档案管理人员、审批人员、监督人员以及任何可能参与到档案销毁工作环节的人员。

3.基本原则

-合法性原则：严格遵循国家法律法规以及档案管理相关规定，确保档案销毁工作在法律框架内进行。

-真实性原则：档案销毁过程中涉及的所有记录和审批文件必须真实可靠，如实反映档案销毁的实际情况。

-安全性原则：采取必要的安全措施，防止在档案销毁过程中出现信息泄露、丢失等安全事故，保障档案信息安全。

-效益性原则：在确保档案信息安全和满足法律要求的前提下，提高档案管理效率，降低运营成本，合理利用档案馆资源，实现运营效益最大化。

4.企业文化与经营理念体现

本制度贯彻档案馆“以服务为核心，以质量求发展，以安全保稳定”的经营理念。通过规范的到期档案销毁审批制度，展现档案馆对档案管理工作的严谨态度，为社会提供高质量、安全可靠的档案服务，同时保障员工在工作过程中遵循正确的价值观和行为准则，共同营造积极向上的企业文化氛围。

二、组织架构与职责划分

1.档案管理部门

-职责

-定期对馆藏档案进行清查盘点，确定到期档案清单。详细记录档案的名称、数量、形成时间、保管期限等关键信息。

-对到期档案进行初步审核，判断档案是否具备销毁条件。对于涉及重要信息或存在争议的档案，提出特别说明和处理建议。

-负责填写《到期档案销毁申请表》，详细说明档案的基本情况、销毁原因等内容，并提交给审批部门。

-在获得审批后，具体组织实施档案销毁工作，确保销毁过程符合安全、环保等要求，并做好销毁记录。

2.审批部门

-职责

-收到档案管理部门提交的《到期档案销毁申请表》后，对申请内容进行全面审核。审核内容包括档案的真实性、完整性、销毁必要性以及是否符合相关法律法规和政策要求。

-根据审核结果，做出批准或不批准档案销毁的决定。对于不批准的情况，需明确说明理由，并反馈给档案管理部门。

-负责保存审批过程中的所有文件和记录，建立审批档案，以备后续查阅和审计。

3.监督部门

-职责

-对到期档案销毁审批过程进行全程监督，确保审批工作公正、公平、公开，严格按照制度规定执行。

-参与档案销毁现场的监督工作，检查销毁方式是否符合安全要求，销毁过程是否彻底，防止档案信息泄露。

-对发现的违规行为及时提出纠正意见，并向上级领导报告。对因违规行为导致的不良后果，追究相关人员的责任。

4.扁平化管理体现

档案馆采用扁平化管理模式，在到期档案销毁审批工作中，各部门之间保持直接沟通与协作。档案管理部门可直接向审批部门提交申请，审批部门的决定也能迅速反馈给档案管理部门。监督部门独立行使监督职责，直接对整个审批和销毁过程进行监督，减少中间层级，提高工作效率，确保信息传递的准确性和及时性。

三、管理流程

1.档案清查与申请

-档案管理部门应按照规定的时间周期（如每季度或每年）对馆藏档案进行全面清查。通过档案管理系统和实地盘点相结合的方式，确定到期档案清单。

-档案管理人员对到期档案进行逐一核对，确保档案信息准确无误。对于符合销毁条件的档案，填写《到期档案销毁申请表》，详细注明档案名称、类别、数量、形成时间、保管期限、存放位置等信息，并说明销毁原因。申请表需由档案管理部门负责人签字确认。

2.审批流程

-档案管理部门将填写完整的《到期档案销毁申请表》提交给审批部门。审批部门收到申请后，安排专人进行初审。初审人员对申请表中的内容进行详细审核，检查档案信息是否齐全、准确，销毁原因是否合理，是否符合相关规定等。

-初审通过后，申请表提交给审批部门负责人进行终审。终审负责人综合考虑各方面因素，做出批准或不批准的决定。对于涉及重要或敏感信息的档案，审批部门可组织相关专家进行论证，确保销毁决定的科学性和合理性。

-审批部门在做出决定后，应在《到期档案销毁申请表》上签署明确意见，并加盖部门公章。审批结果及时反馈给档案管理部门。

3.销毁实施

-档案管理部门在收到审批部门的批准意见后，制定档案销毁计划。明确销毁的时间、地点、方式以及参与人员等具体安排。

-根据档案的性