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纸质档案数字化操作规程

一、总则

1.目的

本操作规程旨在规范档案馆纸质档案数字化工作流程，确保数字化档案的质量，提高档案利用效率，更好地服务客户，同时契合档案馆的企业文化与经营理念，提升整体运营效益。

2.适用范围

本规程适用于档案馆全体参与纸质档案数字化工作的员工。

3.指导原则

遵循档案馆“高效、精准、服务至上”的经营理念，秉持扁平化管理原则，减少层级沟通障碍，提高工作效率。注重安全生产，保障档案资料及数字化设备的安全。在工作中体现人文关怀，关注员工的工作需求与职业发展。

二、组织架构与职责划分

1.项目领导小组

由档案馆馆长担任组长，负责整体项目的规划、决策与资源协调，确保数字化工作符合档案馆的发展战略，从宏观层面把控项目方向，保障项目与运营效益目标的契合度。

2.数字化工作小组

-扫描组

负责纸质档案的扫描工作。根据档案数量和工作进度合理安排人员，确保扫描设备的正常运行，保证扫描图像的清晰、完整，符合相关技术标准。

-图像处理组

对扫描后的图像进行纠偏、裁剪、去噪等处理，提高图像质量。同时，检查图像的完整性和准确性，对于有问题的图像及时反馈给扫描组重新处理。

-数据录入组

将档案中的关键信息准确录入到数字化管理系统中，严格按照数据录入标准进行操作，保证数据的准确性和完整性。对录入的数据进行初步的审核，及时发现并纠正错误。

-质量检查组

制定详细的质量检查计划，对扫描图像、处理后的图像以及录入的数据进行定期和不定期的检查。根据检查结果提出改进意见，确保数字化档案的质量符合要求。

3.技术支持组

负责数字化设备的日常维护与管理，确保设备的正常运行。及时解决扫描、图像处理、数据录入等过程中出现的技术问题，提供技术培训与指导，保障数字化工作的顺利进行。

4.客户服务组

与客户保持密切沟通，了解客户对数字化档案的需求。及时解答客户的疑问，处理客户反馈的问题，根据客户需求提供相应的服务，提升客户满意度。

三、管理流程

1.项目启动阶段

-需求调研

客户服务组与客户进行沟通，了解客户对纸质档案数字化的具体需求，包括数字化档案的用途、格式要求、交付时间等。同时，对档案馆内部的档案资源进行梳理，确定数字化工作的范围和重点。

-方案制定

项目领导小组组织相关人员制定数字化项目实施方案，明确工作目标、任务、流程、人员分工、时间节点等内容。方案要充分考虑运营效益，合理安排资源，确保项目的顺利实施。

-人员培训

技术支持组根据数字化工作的要求，对参与项目的员工进行技术培训，包括扫描设备的操作、图像处理软件的使用、数据录入标准等。同时，进行安全生产培训，提高员工的安全意识，确保工作过程中的人员和设备安全。

2.档案整理阶段

-档案清点

扫描组对纸质档案进行清点，核对档案的数量、编号、类别等信息，确保档案的完整性。对于缺失或损坏的档案，及时记录并报告给相关部门。

-档案编号

按照一定的规则为纸质档案重新编号，便于后续的管理和查询。编号要清晰、唯一，确保在数字化过程中能够准确识别档案。

3.扫描阶段

-设备准备

扫描组在扫描前对扫描设备进行检查和调试，确保设备处于良好的工作状态。根据档案的大小和类型，选择合适的扫描分辨率、色彩模式等参数。

-扫描操作

严格按照操作规程进行扫描，确保扫描图像的清晰、完整。对于较大的档案，要进行分页扫描，并做好标记。扫描过程中要注意保护档案原件，避免造成损坏。

-图像存储

扫描后的图像按照规定的格式和命名规则存储到指定的存储设备中，存储路径要清晰，便于后续的查找和管理。

4.图像处理阶段

-图像导入

图像处理组将扫描后的图像导入到图像处理软件中，进行批量处理。在导入过程中，要检查图像的完整性和准确性，确保没有遗漏或错误。

-图像处理操作

按照图像处理标准，对图像进行纠偏、裁剪、去噪等处理，提高图像的质量。处理后的图像要符合相关的技术规范，便于后续的查阅和利用。

-图像审核

对处理后的图像进行审核，检查图像处理的效果是否符合要求。对于不符合要求的图像，及时返回重新处理，确保图像质量的一致性。

5.数据录入阶段

-数据录入准备

数据录入组根据档案内容制定数据录入模板，明确录入的字段和格式要求。同时，对录入人员进行培训，确保录入人员熟悉录入标准和要求。

-数据录入操作

录入人员按照数据录入模板和标准，将档案中的关键信息准确录入到数字化管理系统中。在录入过程中，要注意数据的准确性和完整性，避免出现错误和遗漏。

-数据审核

对录入的数据进行初步审核，采用双人录入或多次录入对比等方式，确保数据的准确性。对于审核中发现的问题，及