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档案捐赠接收登记制度

一、总则

1.目的

为规范本档案馆档案捐赠接收登记工作，确保捐赠档案的妥善接收、准确登记与有效管理，充分发挥捐赠档案的价值，弘扬社会各界对档案事业的支持精神，依据国家相关法律法规以及本馆的实际情况，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于所有向本档案馆进行档案捐赠的个人、组织以及本馆负责档案捐赠接收登记工作的全体员工。

3.基本原则

-尊重意愿原则：充分尊重捐赠者的捐赠意愿，保障捐赠者对捐赠档案的合法权益。对于捐赠者提出的合理要求，在不违反法律法规和档案管理规定的前提下，应予以满足。

-真实完整原则：确保接收登记的档案信息真实、准确、完整。对捐赠档案进行严格的审核与甄别，保证档案内容的真实性以及档案实体的完整性。

-高效规范原则：优化档案捐赠接收登记流程，提高工作效率，确保各项工作环节严格按照规范操作，实现档案捐赠接收登记工作的标准化、规范化。

-安全必威体育官网网址原则：在档案捐赠接收登记过程中，严格遵守安全必威体育官网网址制度，保护捐赠档案中涉及的国家机密、商业秘密和个人隐私等信息，防止档案信息泄露和档案实体受损。

4.企业文化与经营理念体现

本档案馆秉持“存史资政，服务社会”的经营理念，鼓励社会各界积极捐赠具有历史、文化、科学价值的档案。在档案捐赠接收登记工作中，注重展现本馆开放、包容、专业的企业文化，为捐赠者提供优质、高效的服务，共同推动档案事业的发展。

二、组织架构与职责划分

1.捐赠接收工作小组

为加强对档案捐赠接收登记工作的组织领导，成立档案捐赠接收工作小组。工作小组由馆长担任组长，副馆长担任副组长，成员包括档案管理部门、行政部门、业务部门等相关人员。工作小组负责统筹协调档案捐赠接收登记工作中的重大事项，制定工作计划和政策，对工作进行监督和指导。

2.具体部门职责

-档案管理部门：

-负责对捐赠档案进行专业鉴定，确定档案的价值、保管期限和分类方案。

-对接收的捐赠档案进行整理、编目、数字化处理等工作，确保档案的科学管理。

-建立捐赠档案专门数据库，对捐赠档案的相关信息进行准确录入和维护，实现档案信息的便捷查询和利用。

-行政部门：

-负责与捐赠者进行沟通协调，接待捐赠者来访，解答捐赠相关咨询。

-起草、审核和签订档案捐赠协议，确保协议内容合法、合规，明确双方的权利和义务。

-负责捐赠仪式等相关活动的组织策划工作，提升档案馆的社会形象和影响力。

-业务部门：

-协助档案管理部门对捐赠档案进行初步审核，检查档案的完整性和规范性。

-参与档案捐赠接收登记流程的优化和改进工作，提出合理化建议，提高工作效率和质量。

-根据工作需要，配合其他部门完成与档案捐赠接收登记相关的临时性任务。

三、管理流程

1.捐赠意向沟通

-捐赠者可通过电话、邮件、来访等方式向本馆行政部门表达捐赠意向。行政部门工作人员应热情接待，详细记录捐赠者的基本信息（包括姓名、联系方式、单位等）、捐赠档案的大致内容、数量、来源等情况。

-行政部门及时将捐赠意向信息传递给档案管理部门，档案管理部门安排专业人员与捐赠者进一步沟通，了解捐赠档案的具体情况，对档案的价值进行初步评估。

2.档案鉴定评估

-档案管理部门组织专业鉴定小组对捐赠档案进行全面鉴定评估。鉴定小组由本馆档案专家、相关领域学者等组成，依据国家档案鉴定标准和本馆档案收藏范围，从历史、文化、科学等方面对档案的价值进行综合评估。

-鉴定小组出具鉴定评估报告，明确档案是否具有接收价值、保管期限、分类建议等内容。对于具有重要价值的档案，应提出特殊保管和利用建议。

3.捐赠协议签订

-若捐赠档案通过鉴定评估，行政部门根据鉴定结果和捐赠者意愿，起草档案捐赠协议。协议内容应包括捐赠者和档案馆的基本信息、捐赠档案的详细清单、双方的权利和义务、档案的保管与利用要求、必威体育官网网址条款等。

-捐赠协议经双方审核无误后，由双方代表签字盖章。协议一式两份，捐赠者和档案馆各执一份。

4.档案接收登记

-捐赠协议签订后，档案管理部门、业务部门共同与捐赠者办理档案交接手续。按照捐赠档案清单，对档案进行逐件清点、核对，确保档案数量、内容与清单一致。

-对接收的捐赠档案进行编号、编目，详细记录档案的题名、日期、来源、保管期限等信息，形成档案接收登记册。同时，将档案接收登记信息录入捐赠档案数据库。

5.档案整理与保管

-档案管理部门按照既定的分类方案和整理规范，对捐赠档案进行系统整理。对纸质档案进行装订、编页、装盒等处理，对电子档案