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电子档案可信时间戳应用制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范本档案馆电子档案可信时间戳的应用，确保电子档案的真实性、完整性和不可抵赖性，提升档案管理的公信力和服务质量，适应档案数字化发展的需求，保障档案信息资源的安全与有效利用，更好地为客户提供优质、可靠的档案服务。

2.适用范围

本制度适用于档案馆全体员工在电子档案管理过程中对可信时间戳的应用操作，以及与本馆有档案服务往来的所有客户涉及电子档案可信时间戳相关事宜。

3.基本原则

-遵循标准：严格遵循国家和行业关于电子档案管理以及可信时间戳应用的相关标准和规范，确保操作的合法性和合规性。

-安全可靠：以保障电子档案信息安全为首要原则，采用可靠的技术手段和管理措施，确保可信时间戳的准确应用和数据安全。

-服务导向：围绕为客户提供高效、便捷、优质的档案服务，优化可信时间戳应用流程，提升客户满意度。

-持续发展：结合档案行业的发展趋势和技术创新，不断完善和优化电子档案可信时间戳应用制度，促进档案馆管理水平的持续提升。

4.企业文化与经营理念体现

本制度的实施秉持本档案馆“真实、严谨、创新、服务”的企业文化。真实反映在确保电子档案通过可信时间戳具备真实的时间标识；严谨体现在制度流程对时间戳应用的严格规范；创新鼓励在时间戳应用技术和管理方式上不断探索；服务则贯穿始终，以满足客户对电子档案可信性需求为核心目标。同时，在经营理念上，通过有效应用可信时间戳，提升档案的权威性和市场竞争力，实现可持续发展。

二、组织架构与职责划分

1.档案管理部门

-职责：负责电子档案的日常管理，包括电子档案的收集、整理、存储等工作。在电子档案形成或接收过程中，确定需要加盖可信时间戳的档案范围，并向时间戳服务部门提出时间戳加盖申请。对已加盖可信时间戳的电子档案进行妥善保管，确保档案信息与时间戳信息的完整性和一致性。

-扁平化管理体现：档案管理部门内部采用扁平化管理模式，减少层级，提高信息传递效率。员工可以直接向部门负责人反馈时间戳应用过程中的问题和建议，部门负责人能够快速做出决策并协调解决。

2.时间戳服务部门

-职责：负责与合法的可信时间戳服务机构建立合作关系，获取可靠的时间戳服务。按照档案管理部门的申请，准确、及时地为电子档案加盖可信时间戳，并记录时间戳加盖的相关信息，包括时间戳生成时间、档案标识等。定期对时间戳服务的质量和可靠性进行评估，及时发现并解决可能出现的问题。

-扁平化管理体现：该部门与档案管理部门保持密切的直接沟通，无需经过过多中间环节，能够快速响应档案管理部门的需求，共同推进电子档案可信时间戳的应用工作。

3.技术支持部门

-职责：负责保障电子档案管理系统和可信时间戳应用系统的稳定运行，提供必要的技术支持和维护。对时间戳技术的发展进行跟踪研究，适时提出技术升级和优化建议，以提高时间戳应用的安全性和有效性。协助档案管理部门和时间戳服务部门解决在时间戳应用过程中遇到的技术难题。

-扁平化管理体现：技术支持部门与其他部门形成紧密的协作网络，各部门可直接向技术支持部门反馈技术问题，技术支持部门及时提供解决方案，提高整体运营效率。

4.客户服务部门

-职责：负责向客户宣传电子档案可信时间戳的作用和意义，解答客户关于时间戳应用的疑问。在客户需要使用加盖可信时间戳的电子档案时，提供相应的服务支持，协助客户获取和验证时间戳信息。收集客户对时间戳应用服务的反馈意见，及时传达给相关部门，以便不断改进服务质量。

-扁平化管理体现：客户服务部门直接面向客户，能够迅速将客户需求和意见反馈给内部各部门，促进各部门围绕客户需求开展工作，提升客户满意度。

三、管理流程

1.时间戳加盖申请流程

-档案管理人员在完成电子档案的收集和初步整理后，根据档案的重要性、利用需求等因素，确定需要加盖可信时间戳的档案清单。

-档案管理人员通过内部管理系统填写时间戳加盖申请表，详细注明档案的名称、编号、形成时间、来源等信息，并提交至时间戳服务部门。

-时间戳服务部门收到申请后，对申请表中的信息进行审核，确认无误后，向合作的可信时间戳服务机构提交加盖时间戳的请求。

2.时间戳加盖操作流程

-可信时间戳服务机构接收到请求后，按照标准流程对电子档案进行时间戳加盖操作。时间戳服务部门实时跟踪时间戳加盖的进度，确保操作的顺利完成。

-加盖成功后，时间戳服务机构将带有可信时间戳的电子档案及相关证明文件返回给时间戳服务部门。时间戳服务部门对返回的档案和证明文件进行验证和核对，确保时间戳的准确性和有效性。

-时间戳服务部门将加盖可信时间戳后的电子档案移