DB13T 2295-2025 行政许可电子档案管理规范.docxVIP

ICS

03.080.01

CCS

A12

13

河 北 省 地 方 标 准

DB13/T2295—2025

代替DB13/T2295-2015

行政许可电子档案管理规范

2025-05-27发布 2025-06-03实施

河北省市场监督管理局 发布

I

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DB13/T2295—2025

前 言

本文件按照GB/T1.1-2020给出的规则起草。

文件代替DB13/T2295—2015《行政许可电子档案管理规范》，与DB13/T2295—2015相比，除了结构调整和编辑改动外，主要技术变化如下：

修改了总则内容，完善了原则和建设。

修改了归档要求，增加了归档整理和电子档案的收集与整理内容。c)修改了保管期限，增加了保管期限和追溯年限内容。

d)修改了归档格式，增加了电子档案归档格式和归档方式内容。e)增加了档案移交方式内容。

f)增加了档案服务的内容。g)删除了电子档案归档表格。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由河北省数据和政务服务局提出并归口。

本文件起草单位：河北省市场监督管理局技术评价中心、河北省政务服务中心、河北工业职业技术大学、中国移动通信集团河北有限公司。

本文件主要起草人：张再永、贾冰洋、郑倩、房丽娟、赵悦、吕捷、贾佩佩、王承志、白雪飞、于爱华、杨舟、张兵、于曼、邸天宇、焦玉蓉。

本文件及所代替文件的历次版本发布情况为：

2015年首次发布为DB13/T2295—2015。

本次为第一次修订。

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DB13/T2295—2025

行政许可电子档案管理规范

范围

本文件规定了行政许可电子档案的术语和定义、总则、元数据、归档、整理、保管和利用。本文件适用于河北省行政许可过程中形成的电子档案的管理。

规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其必威体育精装版版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范GB/T20988信息安全技术信息系统灾难恢复规范DA/T18档案著录规则

术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

行政许可电子档案

在行政许可过程中形成的具有凭证、查考价值，对国家以及社会具有保存价值，并归档保存的电子文件及相关的元数据。

电子文件

在履行职责过程中通过行政许可办理系统形成、办理、传输和存储的数字格式的信息记录，由内容、结构、背景等组成的电子文件。

元数据

描述组成行政许可电子档案和电子文件的内容、背景、结构及其管理过程的数据。

归档

把行政许可电子档案集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

迁移

将源系统中的行政许可电子档案向目的系统进行转移存储的方法与过程。

总则

档案管理应遵循统一规划、全程管理、规范标准、高效利用、安全可控的原则。

应加强行政许可电子档案在“河北省一体化政务服务平台”的数据归集和系统归档，积极推进电子档案管理信息系统建设。

应做好行政许可电子档案形成、办理、归档和保管、利用、移交等工作。

元数据管理

元数据内容

元数据内容包括背景结构信息和管理过程信息。

DB13/T2295—2025

行政许可电子档案归档的生成日期，软、硬件技术环境，相关软件、版本，数据类型，格式。

行政许可电子档案处理过程中相互衔接的各类责任者(如收件人、经办人、审核人、签发人等)以及办理结果。

行政许可电子档案处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。

行政许可电子档案传递、交接过程中的其他标识。

元数据结构

背景结构信息

背景结构信息主要为形成部门、完成日期、通讯地址、联系电话、联系人、硬件环境、操作系统、操作系统版本、数据库系统、数据库系统版本、相关软件、相关软件版本、字节数等内容。

管理过程信息

管理过程信息主要为岗位序号、岗位名称、责任人、接收日期、办理结果、结束日期、凭证信息、其他标志等内容。

归档

归档要求

一般以办件为基本单位进行归档整理，行政许可电子档案元数据和以数据共享形式调用的电子证照等电子文件及其元数据应当与该办件办理材料一并归档。联合办理的，相关机构应当按照各自职责做好行政许可电子档案归档工作。

行政许可电子档案的收集与整理包括了对各种形式的数字信息的收集、整理、分类、编目等，注意信息的完整性、准确性、可靠性，保证长期可用性和安全性，确保规范性和可管理性。

归档行政许可电子档案应由各级电子档案形成的主办部门根据本规范整