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商务会议室管理制度

一、会议预约与安排

1.预约流程：商务会议室的使用需提前进行预约，预约可通过线上系统或口头通知方式进行。

2.预约时间：会议室预约时间以半小时为一个单位，最长预约时间为一天。

3.预约对象：仅限于公司内部员工及合作单位代表。

4.会议室分配：根据预约时间、会议类型及会议室容量进行分配。

5.预约变更：如需变更预约时间或取消预约，请提前24小时通知会议室管理部门。

6.会议室使用优先级：内部会议优先于外部会议，紧急会议可临时调整会议室使用。

7.预约确认：预约成功后，会议室管理部门将发送预约确认信息。

8.会议室预约记录：会议室管理部门负责记录会议室预约情况，包括预约时间、预约人、会议主题等。

9.预约查询：预约人可通过线上系统或口头询问方式查询会议室预约情况。

10.预约撤销：如预约人未按时参加预约会议，会议室管理部门有权撤销其预约。

二、会议室使用规范

1.会议室使用时间应严格按照预约时间进行，不得提前或延后。

2.进入会议室时，请保持室内整洁，不得在会议室内饮食或吸烟。

3.使用会议室时，请关闭手机或设置静音模式，以免干扰他人。

4.会议室内的设施设备，如投影仪、音响等，使用前需熟悉操作方法，使用后应恢复原状。

5.如需使用会议室内的白板或挂图，请提前准备好相关材料，使用后及时清理。

6.会议室内的资料、文件等不得带走，如需复印，请遵守公司相关规定。

7.使用会议室期间，请保持室内安静，避免大声喧哗或进行与会议无关的活动。

8.会议室外的公共区域请保持整洁，不得随意放置物品。

9.如遇紧急情况，需离开会议室，请确保会议室内的设施设备安全关闭。

10.如发现会议室设施设备损坏，请及时通知会议室管理部门进行维修。

三、会议室清洁与维护

1.会议室日常清洁由保洁人员负责，确保会议室干净整洁。

2.使用者应保持会议室内的清洁，不得随意丢弃垃圾。

3.会议结束后，使用者需自行清理桌面，归置座椅，关闭灯光和空调。

4.如发现会议室设施设备损坏，应立即通知管理部门进行维修。

5.定期对会议室进行消毒处理，确保室内环境健康。

6.会议室内的窗帘、地毯等需定期清洗或更换，以保持美观。

7.会议室内的植物、绿植等需定期浇水、修剪，保持生机。

8.会议室内的消防设施、安全出口等需定期检查，确保安全通道畅通。

9.管理部门应定期对会议室进行安全巡查，防止安全隐患。

10.会议室的使用者有责任维护会议室的环境，对破坏行为应予以制止并报告。

四、会议室设备使用与保管

1.会议室内的设备，如投影仪、音响、白板等，使用前需详细阅读操作手册。

2.使用者需熟悉设备的基本操作，避免因误操作导致设备损坏。

3.使用完毕后，应将设备恢复至初始状态，确保下次使用时设备正常运作。

4.如设备出现故障，使用者应立即停止使用并报告给管理部门。

5.会议室内的电子设备，如电脑、打印机等，仅供会议使用，不得用于私人目的。

6.使用者不得随意移动或拆卸设备，如有特殊需求，需经管理部门批准。

7.会议室内的资料架、文件柜等，应保持整齐有序，不得放置与会议无关的物品。

8.会议室内的文具、纸张等消耗品，由管理部门负责补充，使用者不得私自取用。

9.使用者应爱护会议室内的设备，不得故意损坏或滥用。

10.会议室设备的使用记录应由管理部门妥善保存，以便于跟踪维护和统计。

五、会议室安全与应急管理

1.会议室应定期进行安全检查，确保消防设施、安全通道等符合规定。

2.会议室内的消防器材，如灭火器、消防栓等，应保持完好，位置醒目。

3.会议室内应张贴紧急疏散图和消防逃生指示，确保人员熟悉逃生路线。

4.使用者应了解并遵守应急疏散程序，遇紧急情况时能迅速、有序地撤离。

5.会议室内不得存放易燃易爆物品，禁止使用明火，确保室内环境安全。

6.会议室内的电气设备应定期检查，防止电气火灾发生。

7.会议室内的窗户和门应能自由开关，确保紧急情况下人员可以快速撤离。

8.管理部门应定期组织应急演练，提高员工的安全意识和应急处理能力。

9.会议室内发生意外事件或紧急情况时，使用者应立即通知相关部门并采取相应措施。

10.管理部门应制定详细的应急预案，包括应急响应流程、联系方式和联系方式人等。

六、会议室使用记录与反馈

1.会议室使用记录应由管理部门负责整理，包括会议时间、参会人员、会议主题等详细信息。

2.使用者应在会议结束后及时填写会议室使用记录表，如有特殊需求或问题，应在表中注明。

3.管理部门应定期审查会议室使用记录，确保记录的准确性和完整性。

4.会议室使用记录可作为资源分配和设备维护的参考依据。

5.对于会议室的使用情况，管理部门可收集使用者反馈，了解会议室设施和