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会议室管理制度会场纪律

一、会议室管理制度概述

1.目的与意义：为确保公司会议的有序进行，提高会议效率，规范与会人员的行为，特制定本会议室管理制度。

2.适用范围：本制度适用于公司内部所有会议室的使用和管理。

3.管理原则：遵循公平、公正、公开的原则，确保会议室资源得到合理利用。

4.责任分工：明确会议室管理人员的职责，确保各项管理工作落实到位。

5.会议预约：与会人员需提前预约会议室，明确会议时间、地点、参会人员等信息。

6.会议室使用：确保会议室设施设备完好，保持室内整洁，爱护公物。

7.会场纪律：与会人员需遵守会场纪律，保持安静，不得随意走动、大声喧哗。

8.会议记录：会议结束后，由专人负责整理会议记录，确保会议内容准确无误。

9.会议室维护：定期对会议室进行清洁、消毒，确保会议室环境舒适、卫生。

10.违规处理：对违反本制度的行为，视情节轻重给予警告、罚款等处理。

二、会议室使用预约流程

1.预约方式：通过公司内部预约系统或直接向会议室管理员提出预约申请。

2.预约内容：包括会议主题、预计参会人数、会议时间、预计开始和结束时间等详细信息。

3.预约审核：会议室管理员在收到预约申请后，将进行审核，确保会议室资源不被过度占用。

4.审核结果：预约审核通过后，管理员将通知预约人，并将会议信息录入预约系统。

5.预约变更：如需变更会议时间或地点，预约人需提前通知管理员，并重新进行预约审核。

6.预约取消：如因故取消会议，预约人需在会议开始前至少24小时通知管理员，以便及时调整会议室使用计划。

7.预约优先级：如遇会议室资源紧张，将优先安排重要会议或紧急会议。

8.预约记录：所有预约记录将存档备查，以便于后续会议管理和资源调配。

9.预约通知：预约成功后，系统将自动发送通知至预约人和参会人员，确保信息畅通。

10.预约培训：新员工入职时，将进行会议室使用预约流程的培训，确保每位员工都能熟练操作。

三、会议室设施设备管理

1.设备检查：每日会议开始前，由会议室管理员对音响、投影仪、白板等设施设备进行检查，确保其正常运行。

2.设备使用指导：对使用会议室设备的参会人员进行简要的操作指导，确保正确使用设备。

3.设备维护保养：定期对会议室设备进行清洁、保养，以延长设备使用寿命。

4.设备故障处理：设备出现故障时，管理员应及时修复或联系专业技术人员进行维修。

5.设备更新记录：对会议室设备的更新情况进行详细记录，包括设备型号、购买时间、更新原因等信息。

6.设备使用规范：制定设备使用规范，明确设备的使用限制和注意事项，避免设备过度损耗。

7.设备借用流程：如需借用会议室设备，需提前向管理员申请，并获得批准。

8.设备归还管理：借用设备使用完毕后，需按照规定时间归还，并由管理员进行验收。

9.设备使用登记：对所有借用和归还的设备进行登记，以便于追踪和管理。

10.设备使用培训：定期组织设备使用培训，提高员工对会议室设备的使用效率和技能。

四、会场纪律要求

1.保持安静：会议期间，参会人员应保持安静，不得随意走动、大声喧哗，以免干扰他人。

2.手机管理：进入会议室后，请将手机调至静音或振动模式，不得在会议期间接听电话。

3.会议秩序：遵守会议议程，按时参加和结束会议，不得迟到或早退。

4.仪容仪表：着装得体，保持良好的个人形象，展现公司员工的专业素养。

5.会议记录：重要会议需进行记录，记录者应专心致志，确保记录准确无误。

6.互动交流：在讨论环节，应积极发言，尊重他人意见，保持良好的讨论氛围。

7.遵守规则：不得在会议期间进行与会议无关的活动，如玩手机、处理私事等。

8.会议发言：发言时注意礼貌，避免打断他人，给予他人发言的机会。

9.必威体育官网网址原则：会议内容涉及必威体育官网网址信息的，应严格遵守必威体育官网网址规定，不得外泄。

10.会议总结：会议结束后，主持人应进行简要总结，明确会议成果和后续行动。

五、会议记录与存档

1.记录内容：会议记录应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、会议议程、讨论要点、决策结果等。

2.记录方式：会议记录可采用文字记录、录音或电子文档等多种形式，确保记录的完整性和准确性。

3.记录责任：指定专人负责会议记录，确保记录工作的高效和质量。

4.记录审核：会议结束后，记录者需将记录交由主持人或相关部门负责人审核，确保记录无误。

5.记录修改：如记录内容有误，经审核确认后，记录者应进行相应修改，并注明修改原因和时间。

6.记录存档：会议记录经审核通过后，应及时归档，存放在公司指定的档案柜或电子档案系统中。

7.档案管理：档案管理人员负责会议记录的整理、分类、保管和查询工作，确保档案的安全和完整性。

8.查询服务：如有需要查询会议记录的部门或个人，