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云南省会议定店管理制度

一、管理制度概述

云南省会议定店管理制度旨在规范会议定店活动，提高会议服务质量，保障参会人员的权益。本制度明确了会议定店的定义、适用范围、管理职责、操作流程、监督检查及违规处理等内容。通过实施本制度，确保会议定店工作的有序、高效和规范。

二、适用范围

本管理制度适用于云南省内各级各类会议的定店工作，包括政府机关、企事业单位、社会团体举办的各类会议。具体包括但不限于以下情况：

1.政策研讨、行业交流会、学术论坛等；

2.企业年会、产品发布会、客户见面会等；

3.教育培训、行业培训、职业技能培训等；

4.其他需在云南省内举办且涉及定店工作的会议。本制度要求会议主办方在定店过程中遵守相关法律法规，确保会议定店活动的合法性和规范性。

三、管理职责

1.会议主办方负责会议的策划和组织，同时承担会议定店的主要管理职责，包括但不限于：

-制定会议定店计划，明确定店标准、预算和流程；

-选择符合会议需求的酒店或会议场所，并进行实地考察；

-与酒店或会议场所签订合同，确保会议期间的各项服务满足要求；

-对参会人员进行定店信息的告知和解释，确保信息透明；

-收集参会人员的反馈意见，对定店工作进行持续改进。

2.酒店或会议场所作为服务提供方，应承担以下管理职责：

-严格按照合同约定提供会议场地、住宿、餐饮等各项服务；

-配合会议主办方进行会议前后的场地布置和清洁工作；

-确保会议期间的安全、卫生和秩序；

-及时响应会议主办方和参会人员的合理需求。

3.云南省相关部门负责对会议定店工作进行监督管理，包括但不限于：

-制定相关政策和标准，规范会议定店市场秩序；

-对违反规定的酒店或会议场所进行查处；

-对会议主办方的不当行为进行纠正和处罚；

-定期对会议定店工作进行评估和总结。

四、操作流程

1.会议主办方在确定会议主题、时间、规模等信息后，开始筹备定店工作。

2.制定定店计划，包括预算、标准、预定时间等，并报相关部门审批。

3.对候选酒店或会议场所进行筛选，根据会议需求、地理位置、设施条件、价格等因素进行评估。

4.组织实地考察，对候选场所进行现场查看，评估其是否符合会议要求。

5.与选定的酒店或会议场所进行洽谈，签订合同，明确双方的权利和义务。

6.发布定店通知，告知参会人员会议地点、住宿安排等相关信息。

7.会议期间，主办方与酒店或会议场所保持沟通，确保各项服务顺利进行。

8.会议结束后，收集参会人员的反馈意见，对定店工作进行总结和评估。

9.根据反馈意见和评估结果，对今后的定店工作提出改进措施。

10.定期对定店管理制度进行修订和完善，以适应不断变化的市场需求和行业规范。

五、监督检查

1.监督检查部门负责对会议定店活动的全过程进行监督，确保各项规定得到严格执行。

2.监督检查的内容包括但不限于：

-会议定店计划的制定与执行情况；

-定店场所的选择是否符合会议需求和标准；

-合同签订的合法性和规范性；

-会议期间的服务质量；

-参会人员的满意度调查。

3.监督检查部门通过以下方式进行监督：

-定期对会议定店活动进行现场检查；

-审查相关文件和记录，如定店计划、合同、会议记录等；

-收集参会人员的意见和建议；

-对定店过程中发现的问题进行跟踪调查和纠正。

4.对于监督检查中发现的问题，监督检查部门应采取以下措施：

-立即通知相关责任方进行整改；

-对整改情况进行跟踪，确保问题得到有效解决；

-对拒不整改或整改不力的，依法进行处罚。

5.监督检查部门应定期对会议定店管理制度的执行情况进行总结和评估，提出改进建议，完善管理制度。

6.会议主办方和定店场所应积极配合监督检查工作，提供必要的资料和协助，共同维护会议定店市场的秩序。

六、违规处理

1.对违反云南省会议定店管理制度的会议主办方、酒店或会议场所，将根据违规程度采取相应的处理措施。

2.违规行为包括但不限于：

-定店计划制定不符合要求；

-选择不符合标准的定店场所；

-合同签订不规范；

-会议期间服务质量低下；

-拖延付款或未履行合同义务；

-对监督检查部门的调查不予配合或提供虚假信息。

3.处理措施包括：

-警告：对轻微违规行为，给予警告，并要求在一定期限内整改；

-罚款：对违规行为较重，给予罚款，并要求承担相应的经济责任；

-暂停或取消资格：对严重违规行为，暂停或取消其举办会议的资格，直至问题得到彻底解决；

-公开通报：对违规行为进行公开通报，以警示其他相关单位和个人。

4.违规处理程序：

-监督检查部门发现违规行为后，应进行调查核实；

-对调查结果进行审议，确定处理措施；

-向违规方发出处理决定书，明确违规事实和处理依据；

-违规方接到